В 2020 г. в ТК РФ внесены существенные корректировки. Они касаются перехода от бумажных трудовых к электронному формату этих документов. Данный момент отражен в Законе от 16.12.2019 г. № 439-ФЗ, вступившем в действие с 1 января.
В связи с пандемией механизм перевода на электронные трудовые был изменен. Рассмотрим все изменения по ЭТК в 2020 году.
Изменение ст. 65 ТК РФ
В новой редакции ст. 65 ТК РФ содержится скорректированный перечень документов, представляемых сотрудником работодателю для оформления трудового соглашения. Согласно изменениям он вправе представить при трудоустройстве не только бумажную трудовую, но и сведения о трудовой деятельности (СТД).
Формулировка обновленной ст. 65 ТК РФ предполагает, что сотрудник для устройства на работу вправе предоставить и трудовую книжку, и СТД. Соответственно, начиная с текущего года, новый сотрудник при приеме передает:
- бумажную трудовую;
- СТД;
- и бумажную трудовую, и СТД.
Новая ст. 66.1 ТК РФ
В ТК введена новая ст. 66.1, в которой установлено понятие, содержание и требования к СТД, иными словами - к электронным трудовым книжкам (ЭТК).
Согласно данной норме законодательства, указанные сведения - это информация о деятельности и стаже сотрудника, подлежащая включению в базу ПФР (отчет СЗВ-ТД). К такой информации относятся данные о застрахованном лице, месте работы, переводах на иную должность, увольнении с указанием основания расторжения трудового соглашения.
В ст. 66.1 указаны также и варианты получения сотрудником СТД:
- у работодателя по последнему месту работы. Информация представляется только за период работы в этой компании. Сведения передаются на бумаге и заверяются надлежащим образом или в электронном формате и подписываются ЭЦП (если есть);
- в МФЦ. Сведения представляются на бумаге и заверяются надлежащим образом;
- в ПФР. Информация передается на бумаге и заверяется надлежащим образом или в электронном формате и подписывается ЭЦП;
- через портал Госуслуг. Информация представляется в электронном формате и подписывается ЭЦП.
Если сотрудник запрашивает сведения у работодателя, то в заявлении он указывает, какой именно формат представления информации нужно использовать (бумажный или электронный). Срок представления сведений при получении заявления от сотрудника - 3 рабочих дня с момента подачи заявления. При увольнении сотрудника работодатель также должен передать ему сведения о трудовой деятельности - в день расторжения трудового договора.
Для представления сведений используется специальная форма документа СТД-Р, регламентированная Приказом Минтруда РФ от 20.01.2020 г. № 23н.
Взаимодействие с ПФР
Все работодатели, начиная с 2020 г., обязаны отчитываться в ПФР, сдавая форму СЗВ-ТД, регламентированную Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 г. № 730п.
Отчет следует представлять в срок до 15-го числа месяца, идущего за месяцем, в котором произошло кадровое мероприятие или же сотрудником передано заявление о формате ведения трудовой книжки или о представлении информации о трудовой деятельности.
Если работодатель представляет сведения в ПФР впервые на конкретного сотрудника, он также обязан одновременно с этим передать информацию о трудовой деятельности по состоянию на 01.01.2020 г. у этого же работодателя.
Важно! Если по конкретному сотруднику в 2020 г. не произойдет никакого кадрового мероприятия, то в срок до 15 февраля 2021 г. работодатель обязан передать в ПФР информацию о его трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 г. у данного работодателя.
С 2021 г. при наступлении какого-либо кадрового мероприятия сведения будут представляться в срок не позже 15-го числа месяца, следующего за отчетным. При увольнении или приеме такая информация будет передаваться в срок не позднее следующего дня после издания приказа о приеме или увольнении работника.
Изменение ст. 84.1 ТК РФ
Чиновники внесли изменения в ст. 84.1 ТК РФ, которая касается порядка оформления расторжения трудового соглашения. Согласно внесенным поправкам, в день расторжения отношений работодатель должен не только выдать окончательный расчет, но и передать сотруднику его трудовую книжку или же сведения о трудовой деятельности (именно в этой компании).
При расторжении трудового договора записи в документы (трудовую книжку и сведения) о причинах и основании вносятся в точном соответствии с трудовым законодательством. При этом также указывается ссылка на норму закона, на основании которой произведено расторжение договора.
Переход на ЭТК
Каждый работодатель должен уведомить своих сотрудников о переходе на ЭТК и о необходимости подать заявление на выбор формата ведения трудовой книжки. Сделать это нужно в письменной форме под подпись работника о получении уведомления.
Скачать бесплатно
Изначально срок передачи работодателем уведомлений был установлен до 30 июня 2020 г. Однако в связи с распространением коронавирусной инфекции и фактической приостановкой деятельности многих хозяйствующих субъектов срок был перенесен на 31 октября 2020 г.
Важно! Работодателю нужно в локальной документации отразить способы уведомления своих сотрудников. При этом необходимо учитывать мнение профсоюза или представительного органа работников (при его наличии в компании).
Работодатель указывает в уведомлении, что работник должен выбрать формат ведения трудовой книжки и подать соответствующее заявление не позже 31 декабря 2020 г. Рекомендуется также в таком уведомлении указать, как именно работник подает заявление и какому сотруднику (например, секретарю, начальнику, или кадровому специалисту).
Если до 31 декабря 2020 г. сотрудник не передаст работодателю заявление о выборе ведения трудовой книжки, этот документ нужно продолжить заполнять в бумажном виде. Если сотрудник выберет электронный формат, то бумажный документ нужно ему выдать. При этом в нем нужно сделать запись о том, что сотрудник передал заявление на ведение ЭТК (на представление СТД). Также сотрудник должен расписаться в журнале учета движения трудовых книжек, что документ передан ему лично в руки.
Лишь после окончательной выдачи бумажной трудовой на руки сотруднику работодатель освобождается от обязанности заполнять и сохранять документ.
Внимание! При устройстве с 1 января 2021 г. нового сотрудника, не имевшего ранее бумажной трудовой, на него не нужно заполнять этот документ. При устройстве нового сотрудника, имеющего бумажную трудовую, регистрация и заполнение документа происходит в обычном порядке.
Остались вопросы по переходу на электронные трудовые книжки? Закажите консультацию наших специалистов!
