«1C:ERP» – многофункциональная система, которая позволяет автоматизировать деятельность предприятий из различных отраслей. С ее помощью можно контролировать и анализировать работу отдельного сотрудника, отдела и всей компании сразу, чтобы принимать правильные управленческие решения.
Их эффективность во многом зависит от планирования и учета доходов и расходов, план-фактного анализа исполнения бюджета. Иными словами, от бюджетирования – одной из подсистем «1C:ERP».
Она позволяет комплексно подойти к анализу финансовых результатов предприятия, контролировать расходы и отклонения фактических данных от плановых. С ее помощью можно создавать модели бюджетирования, благодаря которым возможно улучшить финансовые показатели компании.
Формирование структуры бюджетов
В подсистем «1C:ERP» можно создавать структуру бюджетов. Она состоит из статей и показателей. Статьи – это виды деятельности, которые влияют на показатели. Их можно выбрать в подсистеме «1C:ERP».
Таким образом, в структуре бюджета можно указать виды аналитик, единицу измерения и валюту.
Влияние статей на показатели
В «1C:ERP» возможно проследить влияние статей на показатели бюджетов. Для этого следует выбрать вид и коэффициент влияния.
Вид бюджета
«1C:ERP» позволяет создавать вид бюджета. Он может быть представлен в различных типах таблиц.
В таблицах следует указывать статьи бюджетов, финансовые показатели и нефинансовые – это доля на рынке, количество магазинов, степень удовлетворенности клиентов и т. д.
Создание экземпляра бюджета
Из вида бюджета можно сформировать его экземпляр.
В экземпляре возможно выбрать вид бюджета, сценарий, период, указать вид аналитик.
Плановые данные
Они вводятся в ячейки экземпляра бюджета. Там же их можно корректировать. Плановые данные могут вводиться с учетом любой валюты.
Фактические данные
По каждому показателю бюджета возможно настроить несколько правил получения фактических данных. В таких случаях полученная информация по ним будет суммироваться в отчетах.
Моделирование бюджетирования
В «1C:ERP» можно создавать модели бюджетирования, то есть формировать бюджеты как по отделам, так и по компании в целом. Такие модели нужны, чтобы составлять план подготовки бюджетов и настраивать периодичность этапов этого процесса.
План подготовки бюджетов
Он состоит из этапов и шагов. На этапе следует настроить расписание выполнение задач. Шаги – это и есть задачи.
В шагах бюджетных процессов нужно указывать задачи и их исполнителей. В шагах также находится информация по длительности выполнения задач, виду бюджета, указывается сценарий.
Контролирование бюджетного процесса
Подсистема «1C:ERP» помогает контролировать выполнение бюджетного процесса. Она показывает время, которое было потрачено на выполнение задач. Это позволяет сравнить реально потраченное время на реализацию задач с плановым. Кроме того, «1C:ERP» отображает прогнозируемые сроки окончания процесса бюджетирования.
Есть возможность сформировать диаграмму по обзору бюджетного процесса, чтобы провести анализ всех его этапов. Задачи по периодам – эта диаграмма, благодаря которой можно проанализировать выполненные сотрудником поручения. Третья диаграмма позволяет анализировать те задачи, которые должны быть выполнены. Таким образом, с помощью последней диаграммы есть возможность оценивать загрузку каждого сотрудника, который принимает участие в реализации бюджетного процесса.
Регламент исполнения бюджетного процесса
Если требуется ускорить выполнение бюджетного процесса, возможно установить регламент его исполнения. Он предусматривает два варианта реализации сотрудником поставленных перед ним задач: последовательно и параллельно.
Связанные задачи
В подсистеме можно также создавать цепочку задач, которые связаны с реализацией бюджетного процесса. Это еще один вариант контроля, который подразумевает последовательное выполнение сотрудником задач. Если из этой связки какое-либо поручение им не будет выполнено, он не сможет решить основную задачу, которая поставлена перед ним.
Планы по торгово-закупочной деятельности
При формировании модели бюджетирования можно также использовать данные по закупкам, планам продаж и т. д. Кроме того, «1C:ERP» позволяет на основании созданных контрактов с партнерами, с контрагентами и их заказами, автоматически заполнять данными виды аналитик по партнерам, контрагентам, договорам, статьям движения денежных средств.
С помощью «1C:ERP» возможно проводить планирование оплат по выбранной статье бюджета. Составлять планы оплат на аванс и после отгрузки.
Контроль за расходами
В «1C:ERP» есть возможность контролировать денежные расходы благодаря типом лимитов, которые можно настроить в подсистеме: разрешающий, информационный и дополнительно ограничивающий.
Разрешающий – блокирует заявку на расходы, если сумма по ней больше остатка по лимиту. Информационный – когда «1C:ERP» только информирует о том, что лимит превышен. Дополнительно ограничивающий – выступает в качестве дополнения к основному лимиту, который уже действует на предприятии.
Период контроля за денежными расходами можно настроить. Этот срок настраивается для видов аналитик, которые связаны с заявкой на расходование денежных средств (партнеры, подразделения и т. д.).
Создание сценариев
Для сравнения фактических и плановых финансовых показателей возможно создавать сценарии. В них нужно обозначить валюту и период исполнения.
.png "Рис.13. Месячный план (сценнарии бюджетирования).png")
Например, для упрощенного сравнения следует использовать сценарий «Фактические данные». Он может содержать информацию из оперативного (данные по хозяйственным операциям), регламентированного и международного учета (остатки и обороты по счетам). Или включать в себя произвольную информацию (любые доступные в учетной системе фактические данные).
Анализ модели бюджетирования
Провести анализ модели можно с помощью отчета по бюджету. В этом случае анализ будет проведен по плановым значениям. Если анализировать модель бюджетирования по отчету сравнения сценариев, будут учтены разные планы и станет возможно вести контроль отклонений по бюджетным статьям.
Детально проанализировать причины отклонения от запланированных результатов по доходам и расходам возможно, с помощью план-фактного анализа.
.png "Рис.15. БДР (с учетом внешних факторов).png")
Практический опыт внедрения 1С:ERP Управление предприятием 2 для автоматизации бюджетирования
«Челябинский завод мобильных энергоустановок и конструкций» ведет свою деятельность с 2008 года. Завод производит оборудование в блочно-модульном исполнении для промышленных предприятий.
Для автоматизации структурных подразделений руководство завода приняло решение внедрить систему «1С:ERP Управление предприятием 2».
Исполнителем проекта стал «Первый БИТ». Одна из задач проекта была связана с автоматизацией блоков финансового учета, казначейства и бюджетирования.
Специалисты Первого БИТа автоматизировали расчет стоимости по проектам. Это позволило заводу сократить сроки предоставления оценки бюджета проекта на запрос потенциального клиента.
При формировании коммерческого предложения осуществляется подбор оборудования и производится расчет стоимости проекта – специалист заполняет соответствующую форму в «1С:ERP», которая по факту представляет собой БДР проекта.
При этом менеджер по снабжению уже не сможет провести заявку на оплату сверх лимита, установленного бюджетом проекта – требуется либо сделать замену номенклатуры, либо поставщика, либо осуществить платеж в счет другой статьи (при наличии такой возможности).
«1С:ERP» позволила заводу сократить трудозатраты на реализацию процессов бюджетирования и минимизировать риск возникновения ошибок при передачи данных между сотрудниками предприятия.
|
Юлия Викторовна Решетина, финансовый директор ООО ЧЗМЭК |  |
Если у вас есть вопросы или задачи по работе подсистемы бюджетирования в «1С:ERP», напишите нам! Давайте обсудим, подумаем и сделаем.