Электронный документооборот с помощью Клиент ЭДО 8 для Беларуси

Система электронного документооборота или СЭД — это программное обеспечение, которое позволяет управлять документами без бумажных носителей. Обычно электронный документооборот разделяют на два вида: внутренний и внешний. Внутренний документооборот отвечает за работу с документами внутри вашей компании, реализуется с помощью программы 1С:Документооборот. Доступ к таким документам строго ограничен только сотрудниками компании. Системы внешнего документооборота помогают обмениваться документами с контрагентами: клиентами, поставщиками, контролирующими органами. Данная задача обмена документами происходит по специальным каналам связи, которые гарантируют защиту информации и реализуется с помощью Клиент ЭДО 8 для Беларуси.

Продолжительное время в Беларуси использование электронного документооборота было необязательным, до момента вступления в силу законодательства об обязательной маркировке определенных групп товаров. Все организации, занимающиеся изготовлением или реализацией товаров, попавших под обязательную маркировку, должны использовать электронные накладные для обеспечения законодательной системы прослеживаемости.

Также в связи с дефицитом и высокой стоимостью офисной бумаги в 2022 году многие компании начинают переходить на безбумажный документооборот с клиентами и поставщиками.

Клиент ЭДО 8 для Беларуси поможет Вам:

• ускорить процесс оформления и обработки документов внутри компании;
• сократить ручной ввод и снизить количество ошибок на принимающей стороне;
• снизить затраты на расходные материалы и услуги по доставке корреспонденции;
• существенно повысить скорость обмена документами между предприятиями.   

Быстро сформировать, подписать и отправить электронный документ можно нажатием одной кнопки – проще, чем бумажный документ.
Подходит любой сертификат ЭЦП, выданный Удостоверяющим центром.
Обмениваться можно не только счетами-фактурами, но и всеми остальными документами – накладными, актами, счетами, заказами и т.д.
Входящие документы в информационной базе 1С формируются автоматически на основе электронных – их остается только провести.

Общая схема обмена электронными документами между пользователями 1C: в решении ЭДО:

Чтобы начать обмен электронными документами, достаточно направить контрагенту
приглашение прямо из 1С:Предприятия и получить от него подтверждение.

С 2021 в Беларуси все юридические лица, кто имеет отношение к производству и реализации товаров, подлежащих обязательной маркировке унифицированным контрольным знаком (УКЗ) и средствами идентификации (СИ) должны проходить регистрацию в системе «Электронный знак».

Введение обязательной маркировки и системы прослеживаемости для определенных групп товаров кардинально изменило текущий подход к использованию электронных товарных накладных (ТТН). Изменился формат и оформление ТТН, а использование электронных ТТН стало обязательным для многих компаний в Беларуси.

За отсутствие в обязательных случаях электронных накладных установлена административная ответственность: штраф в размере 50% от стоимости предмета административного правонарушения (суммы выручки, полученной от реализации товаров). С учетом разъяснений МНС Беларуси до 01.09.2022 эта ответственность применяться не будет. Вместе с тем принимать исчерпывающие меры по переходу к использованию электронных накладных организация по-прежнему должны.

Для лучшего понимания процесса работы с электронными накладными ниже описаны два варианта обмена товарно-транспортными накладными: обмен бумажными товарно-транспортными накладными и тот же процесс, но с использованием электронных товарно-транспортных накладных.

Эти же этапы прохождения документов при использовании электронных накладных (шаги прохождения документов обозначены соответствующими цифрами на рисунке):

1. Создание электронной накладной, а также реестра товарно-транспортных накладных, создаваемых в виде электронных документов.
2. Передача перевозчику (экспедитору, водителю) груза (товара) и реестра товарно-транспортных накладных, создаваемых в виде электронных документов. Водитель может получить информацию о составе груза любым удобным для него способом: на мобильном устройстве, на экране монитора, либо по бумажной распечатке. При желании поставщик может указывать информацию о составе груза в реестре.
3. Перевозка груза (товара), на руках у перевозчика должен находиться реестр товарно-транспортных накладных.
4. Проверка товара в процессе перевозки по реестру товарно-транспортных накладных. В случае наличия веских оснований для дополнительного осмотра он проводится в присутствии налогового инспектора, имеющего on-line доступ к электронным накладным.
5. Передача груза (товара) покупателю. Подписание реестра товарно-транспортных накладных, а также подписание электронной накладной. Составление актов (при необходимости).
6. После развоза реестр товарно-транспортных накладных остается у перевозчика, и служит основанием для расчетов за оказанные транспортные услуги и для учета транспортных работ (этот этап на рисунке не обозначен).

Интеграция с типовыми программными продуктами:

• 1С:Бухгалтерия 8 для Беларуси, ред. 1.6 и 2.1, Бухгалтерия 7.7
• 1С:Управление торговлей для Беларуси, ред. 3
• 1С: ERP Управление предприятием 2 для Беларуси

Для работы сервиса необходим доступ в Интернет, а программа пользователя должна быть на официальной поддержке.