"1С:Зарплата и управление персоналом 8" в 2 раза ускорила расчет зарплаты для 4500 сотрудников 12 подразделений холдинга "Молвест"
Специалисты компании "1С:Первый БИТ" (Воронеж) автоматизировали кадровый учет и расчет зарплаты в молочном холдинге "Молвест". Система "1С:Зарплата и управление персоналом 8" помогла унифицировать правила кадрового учета и расчета заработной платы в 12 представительствах холдинга. Заработная плата для 4500 сотрудников предприятия рассчитывается в 2 раза быстрее. В 3 раза сокращено время на сбор и консолидацию регламентированной отчетности структурных подразделений. Руководство предприятия получило возможность оперативно контролировать занятость персонала и максимально эффективно распределять трудовые ресурсы.
Молочный холдинг "Молвест" (ПАО "Молочный комбинат "Воронежский", АО "Молвест") входит в тройку компаний-лидеров по производству молочной и кисломолочной продукции в России. Предприятие перерабатывает более 400 тыс. тонн молока в год. В ассортименте компании свыше 400 наименований молочной продукции, которая поставляется в более чем 30 регионов РФ под брендами "Вкуснотеево", "Фруате", "Иван Поддубный", "Волжские просторы", "Кубанский хуторок", "Нежный возраст". В структуре холдинга - 3 завода, расположенных в европейской части России, а также 12 представительств в регионах РФ.
В штате компании трудится более 4 500 человек. Заработная плата персоналу рассчитывается с учетом множества различных показателей - фактически отработанного времени, совмещений, замещений, доплат, премий и т.п. Ежемесячный кадровый документооборот составляет более 1000 документов.
Ранее для кадрового учета и расчета заработной платы использовалось 12 разрозненных информационных баз на локальных серверах обособленных подразделений холдинга. Для каждой должности на заводах и в представительствах применялась своя методика расчета заработной платы. Начисления для одних и тех же должностей в разных подразделениях могли выполняться по разным правилам. Для расчета вознаграждений 200 водителям личного транспорта приходилось вручную переносить данные путевых листов из отдельной специализированной программы в систему расчета заработной платы. Все это затрудняло сбор и консолидацию данных по кадрам (статистические формы, отчеты в Пенсионный фонд). Много времени уходило на расчет зарплаты. Было сложно планировать кадровую политику, анализировать и контролировать расходы на персонал.
Руководство холдинга приняло решение о внедрении новой информационной системы, которая помогла бы унифицировать методологию кадрового учета и расчета заработной платы для всех представительств и заводов компании. Требовалось упростить сбор и консолидацию данных подразделений, ускорить расчет заработной платы сотрудникам, сократить время на формирование регламентированной и статистической отчётности.
Для решения этих задач была выбрана система "1С: Зарплата и управление персоналом 8 ПРОФ". По итогам тендера партнером по внедрению стала компания "1С:Первый БИТ" (Воронеж), имеющая успешный многолетний опыт автоматизации кадрового учета и расчета зарплаты на крупных предприятиях.
За 8 месяцев система была развернута на 120 рабочих местах.
Ключевые итоги проекта:
- Стандартизирована методология ведения кадрового учета и расчета заработной платы. Все подразделения холдинга теперь ведут кадровый учет и начисляют заработную плату в одной системе и по единым правилам. Время на расчет зарплаты сократилось в 2 раза, количество сотрудников, задействованных в расчете, также сократилось: три бухгалтера по расчету зарплаты на заводах были переведены на участки производственного учета и отражения хозрасчетных операций, что повысило эффективность работы бухгалтерских служб. Кроме того, автоматизирован сложный расчет заработной платы для 200 водителей: данные путевых листов теперь автоматически загружаются в систему. Это исключило ошибки, связанные с ручным вводом данных и ускорило расчет вознаграждений водителям.
- Создан единый центр управления выплатой заработной платы через клиент-банк по всем территориально-удаленным подразделениям холдинга. Это помогло усилить контроль за своевременностью и обоснованностью выплат.
- Руководство получило удобные инструменты для анализа эффективности использования рабочего времени по подразделениям холдинга с учетом неявок и дополнительной работы сотрудников. Появилась возможность фиксировать фактическую явку сотрудников, работу в выходные дни, замещения сотрудников, находящихся в отпуске или на больничном. Эта информация позволяет оперативно изменять графики работы для обеспечения эффективной деятельности подразделений.
- Автоматизирована работа службы безопасности, которая контролирует соблюдение сотрудниками трудовой дисциплины. Все данные о выявленных нарушениях оперативно фиксируются в системе, руководство в любой момент времени может получить эти данные и принять соответствующие меры. В результате трудовая дисциплина по холдингу улучшилась.
- Сокращено время на формирование сводной управленческой и регламентированной отчетности: в 2 раза ускорилось получение консолидированной информации по страховым взносам и НДФЛ. В 3 раза снизились временные затраты на сбор и обработку регламентированной отчетности по структурным подразделениям холдинга.
Главный бухгалтер ПАО "Молочный комбинат "Воронежский" Роман Александрович Иванников отмечает: "1С:Зарплата и управление персоналом 8 ПРОФ" помогла унифицировать методологию ведения кадрового учета и расчета заработной платы для нашей компании. Через 6 месяцев после ввода системы в эксплуатацию мы ощутили значительные результаты. Начисление оплаты теперь производится в головном предприятии холдинга, что позволило создать единый центр по расчету заработной платы и увеличить производительность труда сотрудников расчетного центра. Сократили количество сотрудников, участвующих в расчете заработной платы, ускорили время расчета заработной платы по обособленным предприятиям холдинга. Особенно стоит отметить удобство формирования отчетов по страховым взносам, НДФЛ, статистических отчетов, отчетов в Пенсионный фонд. Благодарим компанию "1С:Первый БИТ" (Воронеж) за помощь в реализации проекта".