Новые законодательные сроки
До 31 декабря 2022 года в Беларуси продлен мораторий на штрафы за неиспользование электронных накладных
Электронные накладные: право или обязанность?
С 1 января 2023 года при обороте маркированного товара организации должны использовать электронный способ передачи товарно-транспортных накладных.
Для начала работы с электронными накладными необходимо:
- Получить сертификат открытого ключа ЭЦП организации.
- Получить легитимный GLN-номер, обратившись в Ассоциацию ГС1 Бел.
- Оповестить своих контрагентов о переходе на электронный способ передачи товарно-транспортных накладных и обмениваться документами в 1С.
В программе Бухгалтерия 8 для Беларуси возможность выгрузки и загрузки электронных накладных определяется функциональной опцией "Использовать обмен ЭД" в разделе Администрирование – Обмен электронными документами.
Для обмена электронными документами необходимо в справочнике "Организации" указать префикс номера ЭД на закладке "Прочее" и GLN организации по гиперссылке в командной строке формы элемента справочника.
Префикс номера ЭД будет использоваться при генерации номера электронной накладной для организации.
GLN для склада указывается в форме элемента справочника "Склады" (гиперссылка) или справочника «Организации» (гиперссылка).
Также необходимо заполнить GTIN для товара в справочнике "Номенклатура" (гиперссылка GTIN в форме элемента справочника).
Для контрагента необходимо заполнить его GLN (гиперссылка GLN) и данные по пункту разгрузки - его адрес и GLN (гиперссылка Адрес доставки ЭД в форме элемента справочника).
Выгрузка электронных накладных осуществляется с помощью кнопки "Выгрузить данные в файл" из документов:
- Реализация товаров и услуг;
- Возврат товаров поставщику;
- Перемещение товаров;
- Передача товаров;
- Передача ОС.
В этих документах на закладке "Реквизиты печати и ЭД" указываются необходимые реквизиты для электронных накладных, указывается оператор ЭДО и генерируется номер электронной накладной.
После заполнения этих данных выгружаются данные в электронную накладную - откроется форма "Выгрузка документов в файл", где необходимо указать, куда сохранить файл, какой вид накладной создается.
При выгрузке будет создан ZIP-архив в формате XML-файла, который импортируется в личном кабинете оператора ЭДО, и дальнейшая работа с ним (подписание ЭЦП и др.) выполняется в личном кабинете оператора провайдера.
Загрузка данных из электронных накладных реализована в документах "Поступление товаров и услуг" и "Возврат товаров от покупателя" по команде "Загрузить (перезаполнить) из файла". Файл электронной накладной должен быть предварительно скачан из личного кабинета на портале в виде ZIP-архива (опция скачать ЭН в формате XML).
При выборе команды Загрузить (перезаполнить) из файла и выборе файла загруженной электронной накладной программа откроет форму Загрузка документа из файла с содержимым электронного документа и предоставит пользователю выбор: создать новый документ или перезаполнить существующий.
При загрузке в этой форме необходимо указать контрагента из информационной базы.
Если этого контрагента нет в базе, пользователь вручную создает нового контрагента и выбирает его в поле "Контрагент". Договор и номенклатура ищутся поиском при загрузке, если они не находится, то при загрузке создаются новые договора и номенклатуры, и эти новые элементы справочников используются для заполнения в документе поступления (возврата).
Если речь о договоре в у.е, то необходимо создать его до загрузки, так как при загрузке создается договор в белорусских рублях и без признака у.е. (поменять эти настройки договора можно только если не были проведены документы по этому договору).
Номенклатура при загрузке ищется в базе по GTIN.
Договор контрагента ищется по организации, контрагенту, дате и номеру договора, а также для валютных накладных - с учетом указанной иностранной валюты.
Остались вопросы? Закажите бесплатную консультацию у наших экспертов. Возможно, мы поможем Вам решить не только вопрос электронного документооборота, но и другие проблемы, актуальные для вашей компании.
