Зачастую ошибки при работе с контрагентами возникают из-за простого человеческого фактора. Они во многих случаях ведут к штрафным санкциям со стороны госорганов и необходимости перепроверять грамотность обработки операций и документов.
Чтобы минимизировать риск возникновения ошибок, можно использовать простой способ — настроить в 1С правильную работу с контрагентами и использовать определенные сервисы.
Удаление дублей
Часто ошибки появляются тогда, когда в справочниках появляются дублирующие записи. Они возникают при самых разных обстоятельствах, например, при срочном создании первичной документации не был найден нужный контрагент, а потому создан новый. Как результат — дебиторская задолженность висит на одном, а кредиторская задолженность — на другом.
Исправить ситуацию с дублированием записей можно следующими методами:
- использовать способ «Ввод по строке»;
- регламентировать правила внесения наименований контрагентов и периодически контролировать этот процесс;
- проверять базу контрагентов через «Тестирование и исправление информационной базы» (ТиИИ);
- использовать сервис «Контроль данных».
Способ «Ввод по строке»
Зачастую пользователи для поиска контрагента в документе используют кнопку «...», а затем вводят первые символы названия контрагента или просто взглядом производят поиск. Однако удобнее и эффективнее это делать через способ «Ввод по строке».
Для выбора необходимого элемента нужно написать наименование в самом реквизите документа. В этом случае 1С самостоятельно найдет искомого контрагента и подставит его название в документ. Пользователю даже не нужно писать наименование полностью — достаточно только первых значащих символов. Если будут совпадения, программа предоставит их список для выбора правильного.
При таком методе поиска уменьшается риск, что пользователь не найдет контрагента и заведет дубль.
Сервис «Контроль данных»
Для минимизации ошибок при работе с контрагентами в 1С можно в автоматическом режиме поставить ограничение на заполнение некоторых реквизитов. Для этого можно использовать сервис «Контроль данных», который дополняет 1С:Бухгалтерию и помогает снизить ошибки при работе со справочниками и документацией.
С помощью сервиса можно:
- ограничить допустимые значения некоторых реквизитов. К примеру, конкретный пользователь может производить отпуск продукции только с определенного склада или компании;
- добавить обязательное заполнение некоторых реквизитов. Например, установить заполнение реквизитов, не обязательных в типовой программе 1С, но нужных в конкретной компании;
- проверять ввод номенклатуры. Определить, для каких партнеров и с каких складов будет производиться отпуск продукции;
- проверять правильность ввода документов. Например, установить ограничения для папки номенклатуры в зависимости от вида (материалы — только в папку «Материалы» и т.д.);
- запретить доступ конкретного пользователя к определенным документам;
- разрешить конкретному пользователю редактировать определенные документы.
Этот сервис оптимален для тех, кто не готов к глубокой автоматизации процесса реализации и использованию дорогостоящих решений.
Правильное именование контрагентов
Путаница часто происходит в случае, когда в 1С контрагенты именуются неудобным образом.
В карточке конкретного контрагента есть два поля — «Наименование» и «Полное наименование». Как правило, пользователи заполняют их одинаково, например, ООО «Проспект». В этом случае при поиске по строке приходится набирать ООО, затем пробел и потом кавычки, и только после этого значимую информацию (само наименование).
Такое действие очень неудобно, а потому гораздо проще и эффективнее в поле «Наименование» указать название контрагента — Проспект, а в поле «Полное наименование» прописать ООО «Проспект».
При внесении в справочник нового контрагента целесообразно внести его ИНН и КПП, чтобы было проще искать дубли в базе 1С.
Первичная документация
У компании возникают серьезные сложности, если контрагенты направляют первичную документацию в бумажном виде. При этом возникают проблемы:
- расход большого количества времени на внесение документов в программу;
- большая вероятность ошибок при ручной обработке бумажных документов.
Первая проблема решается через наем дополнительного сотрудника. Вторая же проблема связана с человеческим фактором. В совокупности обе проблемы способны в значительной степени усложнить и исказить учетный процесс.
Для решения вопроса можно использовать сервис 1С Fasta: автоматизация ввода первички. На одну страницу автоматизированное решение расходует не более 30 сек., тогда как человек будет ее обрабатывать 5-10 мин.
Сервис Fasta способен распознавать такие документы как счета-фактуры, товарные накладные, универсальные передаточные документы, акты выполненных работ, счета на оплату.
Fasta работает на технологии ABBYY Lingvo, благодаря чему достигается высокая точность распознавания и отсутствие ошибок или опечаток. Сервис подходит тем компаниям, которые взаимодействуют с большим числом контрагентов.
Сервис 1С Мегадок
Бывает, что у компании возникают сложности с переносом электронных файлов в 1С. Иногда организация получает от контрагентов, не использующих 1С, а формирующих документы в простом формате .xls — привычные всем таблицы Excel. И тогда информацию приходится вручную переносить из бумажной таблицы в программу 1С, причем таким образом могут оформляться совершенно разные бухгалтерские документы (прайс-листы, счета на оплату, номенклатурные списки и т.д.).
Чтобы минимизировать затраты времени и устранить ошибки при вводе документов, можно использовать сервис 1С Мегадок. Он настраивается таким образом, что сам выгружает документы из почты и вносит их в 1С.
Сервис можно использовать по различным направлениям — для проверки почты, хранения файлов, обработки загрузки. С его помощью можно найти документ и открыть его в 1С, а также есть возможность настроить автоматическую проверку почты на наличие в письмах вложений документов.
Мегадок будет проверять и искать только те вложения, которые соответствуют определенным критериям. Для этого в заведенном профиле нужно задать настройки — партнер, адрес, тему и текст письма и т.д.
Если письмо соответствует заданным параметрам, то сервис Мегадок перенесет в 1С предварительный документ. Пользователь затем нажимает кнопки, чтобы в программе сформировался соответствующий бухгалтерский документ. Каждое вложение в письме — это отдельный входящий документ, содержащий файл или информацию.
Пользователь может загружать документы и без почты, например, файлом с диска или по ссылке. Для этого он заходит в нужный журнал и формирует новый входящий документ.
Сервис Мегадок удобно использовать тем, кто не имеет прямого автоматического документооборота с контрагентами в 1С.
Сверка документов
Сверка документов — сложный процесс, особенно если контрагентов достаточно много. Нужно потратить большой объем времени и сил, чтобы не пропустить ни одной ошибки или неточности.
Для упрощения работы процесс можно автоматизировать через сервис 1С:Сверка. В этом случае есть возможность снизить риск ошибок и расхождений при передаче информации в налоговую инспекцию.
Что можно делать с помощью сервиса 1С:Сверка:
- проводить сверку в самой 1С без выгрузки информации (направлять запрос на счета-фактуры, получать сведения, выгружать информацию);
- представлять информацию о счетах-фактурах контрагентам по их запросу;
- в автоматическом режиме сопоставлять свои счета-фактуры с документами контрагентов;
- формировать отчет с результатами сверки — в нем будет указываться расхождение и его расшифровка.
Проверка благонадежности
Перед тем как заключить сделку с партнером, его нужно проверить на благонадежность. Данная проблема в последнее время стала возникать в связи с тем, что компания несет ответственность за заключение сделок с неблагонадежными контрагентами. Этот момент подразумевает необходимость проявления должной осмотрительности при заключении соглашения.
Если проверять контрагента вручную, то процесс может растянуться на несколько часов или даже дней. А если у компании много контрагентов, то возникнут серьезные проблемы при проверке их всех — и в первую очередь расход большого объема времени и риск допущения ошибок.
Для решения вопроса процесс можно автоматизировать — использовать сервис 1С:Контрагент. Он позволяет проверять благонадежность партнеров и быстро заполнять их реквизиты в документах и справочниках. С помощью сервиса можно серьезно сэкономить время и упростить подготовку декларации по НДС, поскольку реквизиты контрагентов заполняются согласно требованиям ИФНС.
Функции сервиса 1С:Контрагент:
- быстрый ввод реквизитов контрагента по наименованию и ИНН;
- оценка благонадежности партнера при помощи сервиса «Досье»;
- проверка изменений реквизитов госорганов — ИФНС, ПФР, ФСС;
- работа с классификатором ФИАС без загрузки базы адресов в программу 1С.
Сервис 1С:Контрагент особенно удобен и эффективен при необходимости обработки информации по большому числу контрагентов. Он позволяет экономить время, а также вносить в 1С верное наименование партнеров.
Указанные сервисы 1С позволяют автоматизировать рутинные операции по работе с контрагентами, на которые у бухгалтера зачастую уходит очень много времени. Однако их нужно применять только там, где действительно существуют проблемы. К примеру, нет смысла использовать сервис Мегадок, если партнеры не высылают документы на почту. Также не нужно использовать 1С:Контрагент, если новые партнеры появляются у компании довольно редко, например, раз в год.
Сервисы, помогающие в работе бухгалтера, вы можете приобрести здесь.
Хотите установить, настроить, доработать или обновить «1С»? Оставьте заявку!
