Удобство, выгода и подводные камни при работе с самозанятыми

Удаленная работа в настоящее время заняла одно из первых мест в мире в сфере самозанятости. На развитие этого направления заработка большое влияние оказала пандемия и введенный карантин, в результате которого предприятия и фирмы чтобы сохранить максимальное количество сотрудников перевели их на удаленную работу. Как показала практика, специалисты могут качественно выполнять свою работу удаленно. 

Что нужно учесть при работе с самозанятыми

После того как государство ввело специальный налоговый режим для самозанятых специалистов, все крупные и малые компании стали более чаще обращаться к ним за услугами. Преимуществом работы с такими сотрудниками является то что их можно привлекать для выполнения временных проектов различной сложности с четкими графиками выполнения задач, это очень выручает, когда так называемого штатного ресурса не хватает. В связи с этим не приходится отвлекать основную часть сотрудников от текущей работы для выполнения побочных задач. Чаще всего нанимаются: копирайтеры, инвент-менеджеры, дизайнеры и специалист бэк-офиса.

Важно помнить, что договор с самозанятым это не трудовой договор. Не стоит прописывать в договоре все те позиции и пункты, которые чаще всего используются в трудовом договоре, чтобы его в последствии не признали таким. Самозанятый сотрудник выступает в виде подрядчика для выполнения работы, поэтому в договоре следует четко указать объем, срок выполнения, а также те основные критерии за выполнение которых будет производиться оплата заказа.

После выполнения заказа и получения оплаты, важно чтобы специалист предоставил чек. Этот документ будет основополагающим для налоговой инспекции, при сдаче отчетности. Если чек о получении оплаты не будет предоставлен, в таком случае налоговая может приравнять данную услугу к выплате физическому лицу, и соответственно наложить на данную сумму выплату налога по НДФЛ, а также все сопутствующие взносы в различные фонды. Поэтому для систематизации и отслеживания оплат следует сразу закрепить данные функции за соответствующим сотрудником компании, который будет держать это под контролем, и составить специальную памятку для самозанятого с указанием ответственных лиц.

Наем удаленного сотрудника – это достаточно сложный и трудоемкий процесс, как с точки зрения коммуникации так и построения правильной иерархии отношений, при выполнении поставленных задач. В основном, самозанятыми специалистами становятся те люди, сфера деятельности которых не связана с процессом «стояния у станка» и выполнения определенных заученных механических действий. Чаще всего это люди творческих профессий (филологи, историки, переводчики и так далее) а также специалисты IT-технологий (программисты, web-дизайнеры и так далее). Работа на себя очень сложная, и требует определенных навыков, самое главное, чтобы специалист не боялся высокой конкуренции и был уверен в себе и своих силах, в таком случае он сможет добиться успеха в этой сфере, в независимости от того, какой специальности он обучился в университете.

В большинстве своем компании подключают к работе самозанятых специалистов для выполнения крупных проектов и задач, чтобы не отвлекать текущих сотрудников. Преимущество узкопрофильных специалистов в том, что они имеют максимальный опыт работы в своем направлении, и готовы решить практически любую поставленную перед ними задачу, к таким специалистам относятся сотрудники сферы IT-технологий, а именно продуктового и web-дизайна. В статусе самозанятого, специалист социально защищен, и может свободно работать с несколькими компаниями параллельно.

При найме самозанятого специалиста следует обо всем договориться «на берегу», и подробно описать все условия, детали работы и сроки в договоре, чтобы в последующем избежать различных споров и разбирательств. Не стоит в договоре уделять большого внимания к процессу выполнения задачи, так как многие могут увидеть в этом тотальный контроль, который усложнит выполнение поставленной задачи.

В связи с тем, что банки хранят большое количество конфиденциальной информации о клиентах и их счетах, многие из них опасаются допускать самозанятых сотрудников к работе с ними. Все это сужает круг проектов и задач, к которым можно привлекать самозанятых специалистов. Например, госсектор вообще запрещает привлекать сторонних специалистов, на основании собственной внутренней политики безопасности.

Что необходимо помнить при работе с самозанятыми специалистами

1. самое важное это правильно составить договор, и прописать в нем все нюансы и детали выполнения проекта;
2. обязательно просить чек по факту проведения оплаты за выполненную работу;
3. заранее «на берегу» оговорить способ контроля за выполнением проекта, возможную по этапную отчетность;
4. обязательно предоставить памятку самозанятому, с указанием контактных данных ответственного лица, закрепленного за проектом, а также расписать все этапы работы;
5. подписать с самозанятым специалистом документ о сохранности конфиденциальной информации и неразглашении – NDA, что позволит избежать возможных проблем и утечки данных в процессе выполнения проекта.

При правильном построении работы с самозанятыми специалистами компания сможет максимально сэкономить свой бюджет и укрепить свои позиции на рынке.

Особенности договора ГПХ

Заключение договора ГПХ подходит для разных ситуаций, будь то доработка программного обеспечения, разработка макета визиток, проведение развлекательного мероприятия, разовая перевозка личным автомобилем и т.д. Отличительной особенностью такого вида взаимоотношений является то, что исполнитель выполняет конкретную работу, указанную в соглашении.

Если с ним заключается несколько договоров за определенный срок, то желательно, чтобы задачи, требующие выполнения, не были однотипными, повторяющимися каждый раз. В противном случае налоговая служба и трудовая инспекция могут посчитать, что за гражданско-правовым договором скрываются трудовые отношения. Подобное нарушение влечет административную ответственность, за которую положены штрафы.

Договор ГПХ регулирует не трудовые, а гражданско-правовые взаимоотношения, а потому он не должен содержать в себе признаки трудовых отношений. Чтобы договор ГПХ не вызвал претензий со стороны проверяющих органов, необходимо позаботиться о следующих моментах:

• график работы. Человеку, выполняющему задание по договору ГПХ, не устанавливается график работы. Он самостоятельно решает, когда будет выполнять поставленные задачи, поскольку главное - чтобы он уложился в обозначенные сроки, то есть важен именно конечный результат. Если же человек работает по конкретному графику, то он соблюдает правила внутреннего трудового распорядка компании, а потому является ее штатным сотрудником;
• договор о материальной ответственности. Физлицо, с которым заключен договор ГПХ, не несет материальной ответственности. Если же она на него возлагается, это является явным признаком, что он сотрудник компании;
• расчетные листки и ведомости о выплате зарплаты. Работнику, с которым заключен договор ГПХ, не нужно выдавать расчетные листки о начислении зарплаты. Кроме того, расчет с ним должен производиться не по ведомости на зарплату, а по расходным кассовым ордерам или безналичным платежом на лицевой счет. Кроме того, регулярные одинаковые платежи могут свидетельствовать о трудовых отношениях, поскольку при договоре ГПХ устанавливаются разные задачи, за которые и оплата должна различаться;
• первичная документация. При сотрудничестве по договору ГПХ не должна оформляться первичная документация, как при обычном трудовом процессе, например, путевые листы водителей транспортных средств, заявки на транспортировку груза и т.д.;
• акт выполненных работ. Данный документ оформляется при договоре ГПХ, однако не должен формироваться по итогам каждого месяца. Он заполняется на каждый договор по окончании срока исполнения порученного задания;
• журнал посетителей. Если информация о человеке будет слишком часто фигурировать в журнале посещений, это вполне может насторожить налоговую инспекцию, которая посчитает его штатным сотрудником. Кроме того, физлицо все же должно появляться в офисе компании хотя бы раз в месяц для заключения договора и подписания акта выполненных работ;
• локальные документы. В таких документах компании, например, в правилах внутреннего трудового распорядка, положении об оплате труда и т.д. не должно быть подписи физлица, работающего по договору ГПХ. Исключением может быть журнал инструктажа, поскольку Министерство труда придерживается мнения, что вводный и первичный инструктаж для таких граждан проводить нужно  (Письмо Минтруда от 17.05.2019 № 15-2/ООГ-1157);
• внутренняя переписка. Налоговая инспекция может проверить переписку компании с исполнителем. Если работодатель ежедневно контролирует выполнение работы физическим лицом, то отношения носят трудовой характер. В этом случае заключение договора ГПХ недопустимо, за что положен штраф.

Отражение договора ГПХ в 1С

1С: ЗУП позволяет не запутаться при отражении договора ГПХ в бухучете, а также при расчете НДФЛ или страховых взносов и формировании отчетности. Внесение информации в программу имеет некоторые нюансы и особенности, поскольку отношения характеризуются как гражданско-правовые, а не как трудовые.

Предлагаем ознакомиться с пошаговой инструкцией по отражению договора ГПХ в программе 1С. Если у вас останутся вопросы, закажите бесплатную консультацию наших специалистов!