Работодатели обязаны передавать в ПФР отчетность по форме СЗВ-СТАЖ. В ней фиксируются данные периодах трудовой деятельности работников и начисленных по их доходам страховых взносах. Отчет является обязательным к представлению, а при неисполнении обязанности работодателям назначается административная ответственность.
Кто заполняет СЗВ-СТАЖ
Отчетная форма СЗВ-СТАЖ утверждена на основании Постановления ПФР от 11.01.17 г. № 3п. Подавать ее нужно в региональное отделение Пенсионного фонда, не смотря на то, что администрирование страхвзносов в 2017 г. передано в ведение налоговой инспекции.
СЗВ-СТАЖ нужен Пенсионному фонду для получения информации о периодах трудовой деятельности каждого человека, застрахованного в системе страхования, а также о фактах начисления и уплаты страхвзносах в этих периодах. Представлять указанные сведения обязаны:
- компании и их обособленные подразделения;
- ИП, адвокаты, нотариусы.
Работодателям нужно отчитываться по всем своим работникам независимо от вида отношений - заключения трудового или ГПХ договора.
Сроки отправки СЗВ-СТАЖ в 2020 году
СЗВ-СТАЖ сдается по окончании года не позже 1 марта. За 2019 г. работодателям нужно отчитаться не позже 2 марта 2020 г. День сдачи 1 марта выпадает на воскресенье, а потому срок переносится на более позднюю дату.
В некоторых случаях работодатель должен досрочно представить СЗВ-СТАЖ, т.е. до окончания календарного года. Во-первых, он формируется при обращении сотрудника, в ближайшее время выходящего на пенсию. В этой ситуации работодатель направляет СЗВ-СТАЖ в ПФР в течение 3-х календарных дней с момента обращения сотрудника.
Важно! При досрочном формировании отчета СЗВ-СТАЖ на предпенсионера на него все равно нужно будет подать годовую отчетность.
Во-вторых, работодатель формирует выписку из СЗВ-СТАЖ и передает ее сотруднику в случаях:
- его обращения (не позже 5 дней);
- увольнения человека;
- окончания действия договора ГПХ.
Порядок формирования отчета СЗВ-СТАЖ
За 2019 г. СЗВ-СТАЖ надо подать по форме, регламентированной Постановлением ПФР от 06.12.18 г. № 507п. Кроме того, наряду с СЗВ-СТАЖ следует формировать и форму ОДВ-1 - два этих документа подаются в ПФР одновременно. ОДВ-1 представляет собой опись, в которой содержится информация из СЗВ-СТАЖ, но только в обобщенном виде.
В отчете СЗВ-СТАЖ нужно отобразить сведения о работодателе - название, регномер в ПФР, ИНН, КПП, год отчетности, тип сведений. В табличную часть нужно вносить данные по каждому работнику, в т.ч. его ФИО, номер л/с, периоды трудовой деятельности в течение года, условия для досрочного выхода на пенсию или применения особого порядка расчета стажа.
При заполнении отчета СЗВ-СТАЖ нужно учесть такие моменты:
- ФИО работников указываются в именительном падеже;
- периоды работы должны быть только в пределах отчетного года;
- при формировании СЗВ-СТАЖ на предпенсионера отчет заполняется на предполагаемую дату его выхода на пенсию (она должна быть указана в заявлении работника).
При заполнении отчета СЗВ-СТАЖ в программе 1С: ЗУП количество ошибок будет сведено к минимуму, что повысит шансы сдачи документа с первого раза. Для формирования отчетности нужно совершить несколько шагов:
- зайти в раздел "Отчетность" → "Справки" → "ПФР";
- создать новый документ СЗВ-СТАЖ;
- поставить отчетный период (по умолчанию указывается текущий год);
- указать дату формирования документа (по умолчанию проставляется текущая дата);
- выбрать тип сведений (исходная, дополняющая или назначение пенсии);
- внести сведения по сотрудникам автоматическим заполнением или ручным подбором;
- сохранить документ;
- вывести СЗВ-СТАЖ и ОДВ-1 на печать или выгрузить файлы для отправки в ПФР в электронном виде.
Особенности отчета СЗВ-СТАЖ
При формировании отчета СЗВ-СТАЖ надо обращать внимание на следующие особенности:
- если в отчетном году у сотрудника не было никаких выплат, информацию по нему все равно нужно отображать в отчете;
- если ИП, адвокаты или нотариусы не имеют наемного персонала, они не формируют СЗВ-СТАЖ за себя;
- отчет нужно представлять и по руководителю компании, если он является единственным учредителем;
- если у компании есть "обособка", зарегистрированная страхователем в ПФР, то СЗВ-СТАЖ сдается по месту ее нахождения;
- если у компании есть "обособка", не зарегистрированная страхователем в ПФР, то сведения по ее сотрудникам включаются в СЗВ-СТАЖ по головной организации, и отчет передается в ПФР по месту расположения компании;
- работодатели не должны сдавать нулевой СЗВ-СТАЖ - отчет будет включать данные хотя бы по одному сотруднику, а при их отсутствии - по руководителю (единственному учредителю);
- отдельные сроки сдачи отчета установлены при ликвидации или реорганизации работодателя, прекращения статуса адвоката, полномочий нотариуса (п. 3 ст. 11 Закона "О персучете").
Ответственность за несдачу СЗВ-СТАЖ
Работодатели, не отчитавшиеся перед ПФР по форме СЗВ-СТАЖ в установленном порядке, несут такую ответственность:
- ст. 17 Закона "О персучете" от 01.04.96 г. № 27-ФЗ - при непередаче или передаче неверных сведений штраф 500 руб. за каждого человека;
- ст. 17 Закона "О персучете" от 01.04.96 г. № 27-ФЗ - при нарушении электронного формата передачи документа штраф 1 000 руб.;
- ст. 15.33.2 КоАП - при нарушении порядка и сроков передачи сведений штраф 300 - 500 руб. на должностных лиц;
- ч.1 ст.5.27 КоАП - при невыдаче выписки СЗВ-СТАЖ сотруднику при увольнении предупреждение или штраф на 1 000 - 5 000 руб., на должностных лиц, штраф 1 000 - 5 000 руб. на ИП, штраф 30 000 - 50 000 руб. на юридических лиц.
СЗВ-СТАЖ обязательная форма ежегодной отчетности для всех компаний-работодателей. Ее заполнение может вызвать некоторые трудности, а потому целесообразно формировать отчет в программе 1С: ЗУП. В этом случае все сведения будут внесены в документ, а кадровик или бухгалтер сможет проверить корректность и достоверность отражаемой в нем информации.
Проверить актуальность вашей программы 1С можно у специалистов Первого Бита, которые подскажут срок действия вашего договора ИТС, расскажут о последних вышедших релизах, и помогут обновить программу до актуального релиза.
