Справка 2-НДФЛ 2020

Одним из регистров налогового учета по налогу на доходы физических лиц является справка по форме 2-НДФЛ. Она формируется для представления в ИФНС для проверки правильности исчисления налога и формирования отчетной информации по нему. Кроме того, справка создается по просьбе сотрудников для ее представления в иные организации в качестве подтверждения официального источника дохода.

Новый бланк для ФНС

Скачать

Новый бланк для работника

Скачать бесплатно

Что такое - справка 2-НДФЛ

Организации и ИП, имеющие наемных сотрудников, являются налоговыми агентами по исчислению и удержанию налога на доходы физических лиц. Кроме необходимости удержания и перечисления НДФЛ в бюджет государства у них так же есть и обязанность - отчитываться перед налоговой инспекцией.

Одной из форм отчетности является справка 2-НДФЛ, бланк которой утвержден Приказом ФНС РФ от 02.10.2018 г. № ММВ-7-11/566@. Он является обязательным к использованию, а нарушение законодательства по вопросу заполнения или представления справок на проверку влечет за собой наложение административной ответственности.

Зачем нужна справка 2-НДФЛ

Справка по форме 2-НДФЛ нужна для того, чтобы работодатели могли отчитаться перед налоговой инспекцией о тех суммах доходов, которые были выплачены физическим лицам. При этом нет разницы, какой именно договор заключен - трудовой или ГПХ, по каждому из них есть виды доходов, облагаемых НДФЛ. Соответственно, такие справки оформляется вне зависимости от того, работает человек по трудовому или ГПХ договору.

Справка 2-НДФЛ оформляется за календарный год и включает в себя информацию по доходам и удержанному налогу именно за этот период. В соответствии с этим по справке 2-НДФЛ налоговые инспекторы проверяют, какие именно выплаты были у конкретного сотрудника.

Также в справке указывается информация об общей сумме дохода, подлежащей обложению сумме дохода, размере начисленного и удержанного налога. Эти сведения помогают налоговикам понять, есть ли у компании нарушения в плане исчисления и уплаты налога или нет.

Кроме того, справка 2-НДФЛ подготавливается и по просьбе сотрудников, когда она необходима им для подтверждения официального дохода. Как правило, ее представляют в банк для оформления кредита или в соцслужбу для получения пособия.

Сроки сдачи справок 2-НДФЛ в 2020

Ранее сроки сдачи справок по форме 2-НДФЛ зависели от того, какой признак в них указан:

• если "1" или "3", то справку нужно было сдать не позднее 1 апреля года, следующего за отчетным. Данный признак указывает на то, что НДФЛ удержан и перечислен в бюджет государства в полном размере;
• если "2" или "4", то справку нужно было сдать не позднее 1 марта года, следующего за отчетным. Данный признак указывает на то, что НДФЛ не получилось удержать и, соответственно, перечислить в полном объеме.

Если налоговый агент не сдаст справки 2-НДФЛ в установленные сроки, ему грозит административная ответственность в виде штрафа согласно п. 1 ст. 126 НК РФ. Его размер составляет 200 руб. за каждый не представленный документ. Например, если компания не подала сведения по 100 сотрудникам, то штраф будет равен 20 000 руб.

Кроме того, если налоговая инспекция обнаружит в справке 2-НДФЛ недостоверные сведения, то штраф будет наложен по п. 1 ст. 126.1 НК РФ. Согласно этой норме он составит 500 руб. за каждый документ, в котором содержится неверная информация. Однако штрафа можно избежать, если налоговый агент самостоятельно обнаружит ошибку и подаст корректировочную справку 2-НДФЛ до того, как налоговая сама выявит нарушение.

Информация в справке 2-НДФЛ

В справке 2-НДФЛ, предназначенной для передачи в налоговые органы, содержится следующая информация:

Титульный лист

В нем содержатся:

• основная информация - номер справки, отчетный год, признак, номер корректировки, код ИФНС, наименование организации, код по ОКТМО, номер телефона, а также информация по реорганизованной компании;
• раздел 1 - сведения о физическом лице (ИНН, ФИО, статус налогоплательщика, дата рождения, гражданство, код удостоверения личности, серия и номер документа);
• раздел 2 - информация об общей и налогооблагаемой суммах дохода, а также сумме НДФЛ (исчисленного, удержанного и перечисленного);
• раздел 3 - сведения по стандартным, социальным и имущественным вычетам (коды вычетов и суммы, а также код, номер и дата уведомления из налоговой инспекции);
• дополнительная информация - кто именно подтверждает достоверность и полноту сведений, а также дата формирования документа;

Приложение, необходимое для указания доходов и вычетов с разбивкой по месяцам

В приложении указываются:

• номер справки;
• отчетный год;
• ставка НДФЛ;
• месяц;
• код дохода или вычета;
• сумма дохода или вычета;
• дата формирования документа.

Как сформировать справку 2-НДФЛ в 1С для ИФНС

Для правильного формирования справки 2-НДФЛ в 1С:ЗУП необходимо, чтобы в программу были внесены все необходимые сведения, а именно зарплата и иные выплаты, больничные, вычеты, прочие удержания. Изначально необходимо произвести начисление зарплаты документом "Начисление зарплаты и взносов". При проведении этого документа НДФЛ рассчитается в автоматическом режиме, а потому останется проверить только корректность проведенных операций.

После этого можно переходить к формированию справок по форме 2-НДФЛ для налоговой инспекции. Они создаются во вкладке "Налоги и взносы-2-НДФЛ для передачи в ИФНС" или же через вкладку "Налоги и взносы-Все документы по НДФЛ". Справка формируется обычным способом, то есть нажатием кнопки "Создать" и заполнением первоначальных данных (год, ОКТМО, код ИФНС, признак).

Заполнение информации по сотрудникам в автоматическом режиме производится нажатием кнопки "Заполнить". Кроме того, сотрудников можно вводить и вручную кнопкой "Подбор", для чего пригодится кнопка "Пронумеровать".

Созданную справку можно проверить, для чего используется алгоритм проверки, заложенный в самой программе 1С. При этом проверяется правильность расчетов и персональных сведений работников. После проверки остается только провести документ, сохранить его на ПК или же отправить в ИФНС через файл универсального обмена данными в формате xml через кнопку "Выгрузить".

Передача данных производится с использованием сервиса 1С:Отчетность. Для этого нужно зайти во вкладку "Отправить-Отправить в контролирующие органы". В этом случае имеется возможность проверить правильность расчета онлайн через вкладку "Отправить-Проверить в интернете". Если будет обнаружена какая-либо ошибка (при проверке строка будет красной), то по ней можно увидеть конкретную причину отклонения.

Как сформировать справку 2-НДФЛ в 1С для сотрудника

Перед формированием справки для сотрудника также нужно убедиться, что вся необходимая информация внесена в программу 1С:ЗУП. Формирование документа производится аналогичным образом, как и для налоговой инспекции. При этом нужно зайти во вкладку "Зарплата и кадры-НДФЛ-2-НДФЛ для сотрудников" или в разделе "Зарплата и кадры-НДФЛ-Все документы по НДФЛ" и нажать на кнопку "Создать".

Затем внести первоначальную информацию, а именно - год, ФИО сотрудника, код ИФНС, ОКТМО, выбрать "сводно" (если сотрудник работал в разных филиалах или подразделениях). После этого нажать на кнопку "Заполнить". Через кнопку "Справка о доходах (2-НДФЛ)" документ можно вывести на печать.

Справка по форме 2-НДФЛ - важный документ, необходимый как для проверки налоговиками, так и для представления сотрудниками в иные организации. Для верного заполнения документов целесообразно использовать программу 1С, и тогда компания сможет минимизировать риски возникновения каких-либо ошибок или неточностей в справках.

Остались вопросы? Закажите бесплатную консультацию наших специалистов!