Семь шагов к успеху для формирования справок 2-НДФЛ в программе "Зарплата и управление персоналом 8"

Приказом ФНС РФ от 17 ноября 2010 г. № ММВ-7-3/611@ утверждена справка 2-НДФЛ за 2010 год, которую надо будет представлять в инспекции по обновленной форме. Этим же приказом утвержден электронный формат данной справки. Согласно ст. 230 НК РФ налоговая декларация в форме 2-ндфл представляется не позднее 01 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом. В 2012 году 1 апреля выпадает на выходной, поэтому срок переносится на следующий рабочий день - 2 апреля. Датой подачи сведений о доходах на бумаге или электронном носителе считается день предоставления сведений непосредственно в инспекцию или дата отправки их по почте.

Отчетная кампания продлится 3 месяца. Это сделано для того, чтобы в отчет попали, по возможности, все доходы 2011 года, в том числе больничные листы, которые сотрудники принесут уже в 2012 году, перерасчет отпусков, окладов, премий.

Пользователи программы «Зарплата и управление персоналом 8» могут быть уверены, что при помощи данной конфигурации отчетность по 2-ндфл будет сдана в срок, по установленным законодательствам формам и утвержденным форматам. Безусловно, что бы получить желаемый результат необходимо провести подготовительные мероприятия. Именно о таких действиях и пойдет речь в данной статье.

Проверка полноты и правильности заполнения сведений для формирования отчета.

Шаг 1. Проверка справочников «Коды доходов», «Коды вычетов»

Необходимо привести в соответствие справочники «Коды доходов» и «Коды вычетов» согласно Приложениям №3, №4 к настоящему Приказу. Для выполнения этого действия достаточно использовать актуальный релиз конфигурации «Зарплата и Управление персоналом 8» (на момент написания статьи это релиз 2.5.46.1). Подписчикам ИТС версии «ПРОФ» можно не беспокоиться об актуальности релиза, т.к. ежемесячно, наши специалисты устанавливают им обновления. В промежуточные периоды, эта категория пользователей, а так же подписчики ИТС версии «ТЕХНО» могут скачивать самостоятельно обновления с сайта http://users.v8.1c.ru, получив предварительно логин и пароль у своего менеджера.

Шаг 2. Предоставление вычетов

Отрегулировать вычеты на детей согласно Федеральному закону от 21.11.2011 № 330-ФЗ и Приказу ФНС РФ № ММВ-7-3/611@.

В соответствии с этим нормативным актом система стандартных вычетов на детей дополнена следующими кодами:

• 114-1000 рублей – на первого ребёнка;
• 115-1000 рублей – на второго ребёнка;
• 116-3000 рублей – на третьего и каждого последующего ребёнка;

Существовавшие ранее вычеты на детей-инвалидов с кодами 109, 112 и 113 в отчетности за 2011 год получают коды 117, 121 и 125 соответственно:

• 117 - 3 000 руб. на ребенка-инвалида до 18 лет, на учащегося очной формы обучения, аспиранта, ординатора, студента до 24 лет, являющегося инвалидом I или II группы;
• 121 - 6 000 руб. на ребенка-инвалида до 18 лет, на учащегося очной формы обучения до 24 лет, явл. инвалидом, единственному родителю;
• 125 - 6 000 руб. на ребенка-инвалида до 18 лет, на учащегося очной формы обучения до 24 лет, явл. инвалидом, при отказе второго родителя от вычета.

Новые коды вычетов предоставляются с 1 января 2011 года и могут использоваться наравне с имевшимися до сих пор вычетами на детей.

Чтобы облегчить замену вычетов на третьих и последующих детей, начиная с версии 2.5.42 в конфигурацию включен «Помощник редактирования вычетов на детей». Надо отметить, что разработчики так же учли мнение Минфина, высказанное в письме от 08.12.2011 г. № 03−04−05/8−1014: «…учитывая, что налоговый вычет производится на каждого ребенка в возрасте до 18 лет, а также на каждого учащегося очной формы обучения, аспиранта, ординатора, интерна, студента, курсанта в возрасте до 24 лет, при определении применяемого размера стандартного налогового вычета учитывается общее количество детей, то есть первый ребенок — это наиболее старший по возрасту ребенок, вне зависимости от того предоставляется на него вычет или нет…».

Пользователям надо просто выбрать один из вариантов в разделе «Вычеты с кодом 108» и нажать кнопку «Обработать вычеты сотрудника» и «Записать вычеты». Далее необходимо перезаполнить и рассчитать документ «Начисление зарплаты» за декабрь 2011(документы по начислению зарплаты за предыдущие месяцы - не перезаполнять)

Команды вызова Помощника расположены на закладке "Налоги" Рабочего стола, а также в меню "Налоги и взносы" рядом с командой ввода имущественных вычетов.

Необходимо уточнить и проверить наличие права на стандартные и имущественные вычеты у сотрудников и внесение данных о них в программу. В случае стандартных вычетов необходимо сопоставить заявления на предоставление стандартных вычетов сотрудникам и указание последних в программе в карточке физического лица(по кнопке «НДФЛ»)на закладке «Вычеты». Если сотрудник работает не с 1 января и принес заявление на вычеты, то на закладке Доходы на предыдущих местах работы проверить, что сведения из справки с предыдущего места работы занесены В карточке «Физического лица» по кнопке «НДФЛ», на закладке «Статус налогоплательщика» устанавливается признак резидента (по умолчанию установлен признак - резидент).Необходимо по гиперссылки «История изменений» проверить на нужную дату установлен признак (в случае сотрудника-резидента),или снят( в случае сотрудника нерезидента) . В случае имущественных вычетов убедиться в наличии документов вида «Подтверждение права на имущественный вычет»( рабочий стол программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8» - закладка Налоги - Подтверждение права на имущественный вычет).

Шаг 3. Проверка сведений об организации

В справочнике «Организации» обратить внимание на сокращенное наименование (Поле «Наименование сокращенное»). Оно должно соответствовать учредительным документам. Проверить ИНН и КПП организации, ОКАТО (на закладке Коды). Если в структуре есть обособленные подразделения – просмотреть, внесены ли для них значения ОКАТО и КПП. (Рабочий стол программы - закладка Предприятие - Подразделения - редактируем подразделение - закладка «Обособленное подразделение»). При внесении изменений в ОКАТО и КПП подразделений необходимо перепровести все документы, связанные с расчетом НДФЛ, такие как «Начисление зарплаты работникам организаций», «Зарплата к выплате организаций», и «денежные» документы, отвечающие за выплату зарплаты.

Шаг 4. Уточнение данных по физическим лицам

В течение года сотрудники могли менять свои паспортные данные и место регистрации. Для контроля паспортных данных необходимо в карточке физического лица, на закладке «Общие» ,в реквизите «Удостоверение» проверить что бы серия паспорта гражданина РФ состояла из двух групп цифр через пробел. В табличной части «Адреса и телефоны» для отчета 2-НДФЛ должно быть заполнено поле «адрес по прописке физ. лица». При этом адрес должен быть заполнен с применением классификатора адресов КЛАДР. Этот классификатор можно загрузить, используя диск ИТС (желательно «ближайший» к моменту подачи справок), либо скачать актуальный с сайта ФГУП ГНИВЦ ФНС.

Шаг 5. Проверка соответствия исчисленного, удержанного и перечисленного налога

Нам хорошо понятно, что одним из важнейших разделов отчетности 2-НДФЛ это раздел 5. «Общие суммы дохода и налога по итогам налогового периода по ставке ___%», в котором отражаются суммы общего дохода, налоговой базы, суммы налога исчисленного, перечисленного, удержанного. Соответственно перед формированием справок необходимо убедиться, что НДФЛ рассчитан, удержан и перечислен. Данная информация очень наглядно раскрывается в отчете конфигурации «Анализ начисленных налогов и взносов» с выбранным вариантом отчета «НДФЛ»(Рабочий стол программы-закладка «Налоги»-в нижней части закладки «Отчеты»)

Сумма налога исчисленная - сколько налога было начислено к удержанию из доходов физического лица. Она может быть зарегистрирована документами:

• Начисление зарплаты работникам организаций (закладка НДФЛ);
• Корректировка учета по НДФЛ, страховым взносам и ЕСН (закладки НДФЛ налоги и доходы (9 % и 35 %);
• НДФЛ по ставке 13 %;
• Начисление дивидендов организаций;
• Перенос данных.

Сумма налога удержанная - сколько налога было фактически удержано при выплате дохода физическому лицу. Регистрация этой суммы зависит от установки флажка При начислении НДФЛ принимать исчисленный налог к учету как удержанный. (Рабочий стол программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8» - закладка Предприятие - Параметры учета - закладка Расчет зарплаты). Если флажок установлен то документы:

• Начисление зарплаты работникам организаций;
• Начисление дивидендов организаций

регистрируют «удержано» одновременно с «исчислено».

Если флажок не установлен, т. е. налог удерживается на основании пункта 4 статьи 226 НК РФ, согласно которой налоговые агенты обязаны удержать начисленную сумму налога непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате, то удержанный НДФЛ регистрируется платежными документами:

• Депонирование организаций;
• Зарплата к выплате организаций;
• Платежное поручение исходящее;
• Расходный кассовый ордер;
• Начисление дивидендов организаций.

Что касается документов Корректировка учета по НДФЛ, страховым взносам и ЕСН, то «уплачено» регистрируется независимо от установок флажка - по факту заполнения закладки НДФЛ удержанный. Если состояние этого флажка менялось в течение налогового периода, то необходимо перепровести все указанные выше документы за весь налоговый период. Сумма налога перечисленная - сколько налога было фактически перечислено в бюджетную систему. Распределение производится пропорционально суммам налога, подлежащего к перечислению по каждому физическому лицу документом Перечисление НДФЛ в бюджет РФ. (Рабочий стол программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8» - закладка Налоги - Перечисление НДФЛ в бюджет РФ).В порядке заполнения этого документа есть ряд ограничений. Так как исчисленный налог зарегистрирован последним числом месяца, то для заполнения списка сотрудников, имеющих доходы, и распределения сумм пропорционально исчисленному налогу - дату платежа нужно установить не ранее, чем первое число месяца, следующего за расчетным периодом. Выполнив заполнение, непосредственно перед проведением документа установите в этом реквизите реальную дату платежа. Дата платежа отражается в налоговом регистре, и во избежание вопросов о нарушении указанной нормы нужно, чтобы установленная дата фиксировала реальную дату платежа. Если у подразделений менялся ОКАТО или КПП, то для корректной работы механизма заполнения перепроведите все документы. Из описания проверочных действий по налогу следует, что это самый трудоемкий раздел, требующий большого внимания. На диске ИТС февраль 2012 в разделе «Технологическая поддержка» - «Методическая поддержка 8» есть очень подобная и хорошая статья «Учет перечисленного в бюджет налога в разрезе физических лиц». Эта статья предлагает широкий ряд инструментов для работы с НДФЛ, поэтому опираясь на её содержимое можно достаточно оперативно провести проверку сумм налога.

Шаг 6. Сформируем отчет 2-НДФЛ

Теперь, когда вся информация подготовлена - можно сформировать 2- НДФЛ. (Рабочий стол программы 1С:ЗУП 8 - закладка Налоги - Подготовка данных по НДФЛ – кнопка «Сформировать справки»).Далее нужно выгрузить сформированные справки в файл: нажать кнопку «Файл на диск» и распечатать реестр.

Шаг 7. Проанализируем предварительно подготовленный в программе отчет по форме 2-НДФЛ

Для проверки 2-НДФЛ налогоплательщикам предлагается использовать свежую программу Tester от ГНИВЦ.

Надеемся, что приведенные в статье практические рекомендации помогут пользователям избежать ошибок при подготовке сведений и вовремя сдать отчет по форме 2-НДФЛ.