Расходы сотрудников на удаленке, которые нужно компенсировать

Особенностью организации удаленной работы является тот факт, что сотрудники используют личное или арендованное имущество для выполнения своих трудовых обязанностей. Кроме того, они в большем размере платят за электроэнергию, мобильную связь и др. Нужно ли компенсировать такие расходы сотрудников на удаленке?

Какой может быть удаленная работа?

С 2021 г. начал действовать закон, на основании которого закреплен порядок удаленной работы сотрудников. Изменения внесены в гл. 49.1 ТК РФ — корректировки дополнили главу новыми положениями, на основании которых определяется взаимодействие удаленных сотрудников с работодателем.

В соответствии с трудовым законодательством удаленная работа — это трудовая деятельность, направленная на выполнение должностных обязанностей работника. Он работает вне места нахождения своего работодателя, вне своего стационарного рабочего места и вне территории, прямо или косвенно контролируемой работодателем.

При заключении трудового договора или допсоглашения к нему можно указать, что работник принят или переведен на следующий из режимов дистанционной работы:

• постоянный — действует в течение всего срока трудового договора;
• временный — действует в течение срока не более полугода;
• периодический — действует при чередовании дистанционной и офисной работы.

Трудовой договор или допсоглашение к нему могут составляться в электронном виде. Тогда работодатель использует усиленную квалифицированную ЭЦП, а сотрудник — усиленную квалифицированную или неквалифицированную ЭЦП. Электронный документ и подписи используются и в случае расторжения трудовых отношений.

Сотрудник вправе письменно обратиться к работодателю с целью получения экземпляра трудового договора на бумаге, а также копий документов, связанных с трудовой деятельностью (согласно ст. 62 ТК РФ), как на бумаге, так и в электронном виде. Работодатель обязан передать их сотруднику в течение 3-х рабочих дней с момента получения заявления от работника.

Есть ли разница между удаленной и надомной работой?

Надомная работа — это ручной труд, осуществляемый сотрудником по месту жительства. К ней могут привлекаться и члены его семьи, но между ними и работодателем не возникают трудовые отношения. Результат такой работы часто является материальным. Данный режим работы регламентирован гл. 49 ТК РФ.

Удаленная работа не имеет привязки к месту проживания работника. То есть он может выполнять ее в любом месте, но обязательно вне места нахождения работодателя и стационарного рабочего места работника. Дистанционная работа выполняется при помощи информационно-коммуникационных сетей и средств связи, которые необходимы для определения факта выполнения заданий и непосредственного взаимодействия сотрудника с работодателем. Результатом удаленной работы является предмет интеллектуального труда или нематериальный объект, например, консультация, анализ информации, отчет и т.д.

По каким причинам можно перевести на удаленную работу?

Работодатель не вправе по своей собственной инициативе переводить сотрудников на дистанционную работу, если:

• соответствующее решение не принималось чиновниками или органами местного самоуправления;
• данное действие не связано с угрозой жизни или жизненным условиям населения (чрезвычайные ситуации, катастрофы, эпидемии).

При этом место работы является одним из основных условий трудового договора. Его можно изменить только при письменном оформлении согласия самого работника.

По инициативе работодателя и при отсутствии согласия работника можно изменить место работы в трудовом договоре только в случаях, обозначенных выше либо при изменении организационных или технологических условий трудовой деятельности.

Если перевод на удаленку связан с тем, что существует угроза жизни или условиям жизни населения, тогда работодатель издает внутренний документ, в котором указывает такую информацию:

• причины и срок перевода на удаленку;
• перечень работников, которые временно переводятся;
• порядок организации трудовой деятельности работников на удаленке;
• правила обеспечения их средствами, необходимыми для дистанционного осуществления работы.

В случае, когда причиной перевода на удаленку являются изменения организационных или технологических условий трудовой деятельности, работодатель обязан известить об этом работника за 2 месяца до предполагаемого события. При этом уведомление должно быть в письменном виде, и в нем нужно указать причины перевода на удаленку. Если работник отказывается от удаленного формата работы, тогда работодатель предлагает ему другую вакантную должность. А если ее нет или работник также отказывается и от предложенной вакансии, работодатель расторгает с ним трудовой договор на основании п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

Как оформить удаленную работу?

При переводе сотрудников на дистанционную работу работодателю нужно определиться с тем, каким образом работники будут выполнять свои трудовые обязанности. При переводе нужно оформить допсоглашение к трудовому договору и ознакомить с ним работника под его подпись.

В трудовом договоре или допсоглашении можно указать такие условия по дистанционной работе:

• режим рабочего времени;
• оплата труда;
• продолжительность и периодичность выполнения профессиональных обязанностей;
• условия и правила вызова дистанционного работника в офис для выполнения работы на территории организации;
• механизм передачи результатов проделанной работы и отчетности по ней.

Удаленный работник вправе самостоятельно определить его режим рабочего времени и отдыха, если иное не указано в трудовом договоре. Кроме того, условие работы в дистанционном формате никаким образом не является фактором снижения зарплаты — время работы и оплата труда определяется аналогично, как если бы сотрудник работа в офисе.

Что касается отпуска, то он представляется удаленному сотруднику в общем порядке, если он работает в таком формате постоянно. Если же трудится временно — то по правилам гл. 19 ТК РФ.

Время, в течение которого удаленный сотрудник взаимодействует с работодателем, включается в его рабочее время. Например, если сотрудники компании связываются с удаленным работником во время его отдыха, то это время нужно включить в рабочее.

Внимание! На удаленного работника распространяются все нормы и правила трудового законодательства.

Как организовать переход на удаленную работу?

Для выполнения трудовых обязанностей удаленно у сотрудника должны быть необходимые инструменты и оборудование, в т.ч. компьютер, программные средства, мобильная связь, Интернет, расходные материалы, канцелярские товары. Обеспечить сотрудника всем необходимым можно двумя способами:

1. работодатель самостоятельно предоставляет сотруднику необходимые предметы или закупает их и передает сотруднику. Все технические средства находятся на балансе организации. При этом важно в письменном виде закрепить порядок и механизм передачи ресурсов, определить правила их контроля;
2. работник использует личное имущество, которое является его собственностью. Тогда работодатель не обеспечивает сохранность таких предметов и не производит контроль их использования.

Сотрудник может работать на своем личном компьютере, если работодатель уведомлен об этом и согласен. Если согласие по данному вопросу между сторонами достигнуто, тогда компания должна компенсировать расходы за использование своего имущества удаленным работником.

Основанием для выплаты компенсации служат коллективный или трудовой договор, а также допсоглашение к трудовому договору или локальный нормативно-правовой акт. В документах нужно указать список имущества работника, которое используется им для выполнения своей работы. Также нужно обязательно указать, какой размер компенсации будет — его можно определить расчетным методом, к примеру, на основании суммы износа оборудования, или в виде фиксированной суммы.

К примеру, в документах может быть указано две суммы: 

• первая — если работник использует имущество работодателя. И это компенсация не за оборудование, которое не является собственностью работника, а компенсация дополнительных расходов — электроэнергия, связь, Интернет;
• вторая — если работник использует собственное имущество и несет дополнительные расходы.

Кроме того, при формировании документов нужно учесть срок выплаты компенсации работнику. Рекомендуется не пропускать его и платить компенсацию вовремя, в противном случае работодатель может получить штраф в размере 1/150 ставки ЦБ РФ от невыплаченной задолженности за каждый день просрочки платежа (ст. 236 ТК РФ).

Также нужно продублировать конкретную сумму компенсационной выплаты либо в допсоглашении с каждым работником, либо со ссылкой на пункт Правил внутреннего трудового распорядка. Это нужно для того, чтобы избежать конфликтных ситуаций с работниками  и госорганами.

Кроме того, нужно предусмотреть обстоятельства, из-за которых компенсационная выплата может быть уменьшена. К примеру, если она имеет фиксированную величину, а работник был в отпуске или болел, то работодатель может заплатить только 50% от суммы. Но данное условие также требуется обязательно указать в документах.

Как возмещать расходы сотруднику?

При возмещении дистанционному сотруднику расходов нужно учесть следующие моменты:

Как происходит налогообложение расходов?

По правилам трудового законодательства работодатель обязан компенсировать сотруднику использование его имущества для работы. Условия о компенсации прописываются в трудовом договоре или допсоглашении к нему. 

Сумму выплаченной компенсации работодатель вправе учесть в качестве расходов на оплату труда (п. 25 ст. 255 НК РФ).

Также Минфин допускает, что данная компенсация может быть учтена в качестве прочих расходов согласно пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.

С суммы выплаченной компенсации не удерживается НДФЛ, а также она не облагается страхвзносами, поскольку эта выплата не является экономической выгодой работника. Но чтобы работодатель мог применять подобные нормы Налогового кодекса, нужно подтвердить целесообразность осуществленных расходов, а также доказать, что эти затраты связаны с выполнением работником его трудовых обязанностей.

В этих целях нужно позаботиться о подтверждающих документах, а также тщательно прописать все условия организации удаленки в трудовом договоре или допсоглашении к нему. Об этом Минфин напомнил в Письмах от 06.11.2020 г. № 03-04-06/96913, от 04.02.2020 г. № 03-03-06/6672, а ФНС в Письме от 12.02.2021 г. № СД-4-11/1705.

Если не выполнить данные требования, то вполне возможны конфликтные ситуации и разбирательства с контролирующими органами, а также дополнительные риски и финансовые расходы.

Сервисы, помогающие в работе бухгалтера, вы можете приобрести здесь.

Хотите установить, настроить, доработать или обновить «1С»? Оставьте заявку!