Работа с электронными больничными

Время чтения: ~3 мин.

Актуальность проверена: 06 . 10 . 2024

Работникам предоставлено право выбирать: получить больничный лист в привычном виде на бумаге или в электронном формате. Вне зависимости от этого бухгалтер обязан начислить и выплатить пособие, однако не каждый специалист знает, как подключиться и использовать систему электронного обмена больничными листами.

Преимущества работы с больничными в электронном виде

Преимущества электронных больничных заключаются в следующих моментах:

простота оформления;
не нужно ставить печать лечебного учреждения в регистратуре;
исключается риск потери или порчи документа, а также минимизируется количество ошибок в нем;
утерянный номер больничного можно восстановить;
для обработки больничного работник должен сообщить бухгалтеру только номер документа;
при пилотном проекте, основанном на прямых выплатах, выплата по электронному документу производится ФСС за 3 рабочих дня, а на бумаге - за 10 дней;
сокращается бумажный документооборот между компаниями и Фондом;
снижается уровень мошеннических операций с листками временной нетрудоспособности.

Подробнее о том, как настроить работу с электронными больничными в 1С читайте в нашей статье: Электронные больничные. Как настроить и работать из 1С?

Первоначальный этап - регистрация в системе

Для обработки электронных больничных бухгалтеру по зарплате следует использовать Единую систему "Соцстрах", для чего на сайте ФСС нужно зарегистрировать личный кабинет компании. В него также можно заходить при помощи учетной записи юридического лица на интернет-портале Госуслуг.

При отсутствии учетной записи необходимо сделать следующее:

зайти на сайт Госуслуг в Единую систему идентификации и аутентификации;
перейти во вкладку, предназначенную для организаций;
создать свою учетную запись с помощью ЭЦП, оформленной на имя директора или иного лица, которое может действовать без доверенности;
заполнить информацию в специальной карточке.

После того, как регистрация личного кабинета в системе "Соцстрах" окончена, в нем будет представлена информация по электронным больничным, созданным медучреждениями на имя компании. Эти сведения бухгалтер сможет использовать при расчете пособия в связи с болезнью сотрудника или декретом.

Электронный больничный выдается только при соблюдении двух условий:

заболевший сотрудник, в письменном виде, дал свое на оформление электронного больничного листа;
лечебное учреждение и работодатель прошли регистрацию в системе электронного обмена больничными.

Организация работы в системе

Для работы в системе "Соцстрах" в компании должен быть назначен конкретный сотрудник, на которого будет оформлена электронная цифровая подпись. Именно он будет иметь доступ к личному кабинету и, соответственно, должен будет рассчитывать пособия с использованием предоставленной информации.

Отметим, что в личном кабинете на сайте Фонда предлагается бесплатная программа, которую можно скачать для работы с электронными больничными.

Для работы в системе компания должна оповестить работников, что они могут оформлять электронные больничные. Делается это через приказ директора об ознакомлении персонала под личную подпись каждого сотрудника либо через рассылку сообщений по корпоративной программе или электронной почте.

Работа в системе "Соцстрах"

Обработка электронного больничного проходит следующие этапы:

работник лечебного учреждения формирует в системе листок нетрудоспособности и передает его номер сотруднику;
работник передает бухгалтеру указанный номер документа;
бухгалтер получает сведения из больничного листа и на их основе осуществляет расчет пособия;
бухгалтер вносит в электронный документ необходимые данные (название организации, средний заработок, стаж работы и т.д.) и заверяет внесенные сведения при помощи ЭЦП;
информация по больничному листу сохраняется в системе и используется ФСС для проверки правильности расчета выплат;
пособие выплачивается из средств ФСС (при действии в субъекте РФ пилотного проекта) или работодателя с последующим возмещением из ФСС.

Работа с больничными, оформленными в электронном виде, позволяет сократить трудовые и временные затраты на их создание и обработку, а, кроме того, уменьшает риск мошенничества и подделки документов.