Начиная с версии 3.1.14, в программе 1С:ЗУП 8 применяется новый механизм продления отпуска из-за болезни. Если этот период нетрудоспособности наступил в ранее предоставленном отпуске, то в 1С для расчета пособия по больничному сначала нужно ввести документ-исправление отпуска, который создается по гиперссылке из самого листка временной нетрудоспособности.
Общее о больничных во время отпуска
Согласно ст. 124 ТК РФ отпуск сотруднику нужно продлить или перенести, если в этот период он заболел. Какой вариант использовать - решает сам работник.
В случае продления отпускного периода на дни болезни необходимо, чтобы был оформлен листок временной нетрудоспособности. Сотрудник может уведомить работодателя о болезни любым удобным ему способом - по телефону, почте и др. При этом он также должен указать, какой вариант выбрал - продлить отпуск или же перенести.
При продлении отпуска не нужно пересчитывать сумму отпускных. Это связано с тем, что продолжительность самого отпускного периода не изменяется. Однако оплату конкретных дней, приходившихся на отпуск, в которые теперь человек болеет, нужно пересчитать, т.к. они будут оплачиваться по другим правилам - предусмотренным для больничного листа.
Внимание! Пересчитывать отпускные нужно в том случае, если отпуск переносится на другой срок и при этом меняется рабочий период, используемый для расчета среднего заработка.
Как продлить отпуск в 1С:ЗУП 8
В 1С:ЗУП 8, начиная с версии 3.1.14 используется новый механизм продления отпускного периода из-за болезни. При этом возможны два варианта - с учетом изменений и без учета. Для этого используется флажок "Сторнировать отпуск в больничном при пересечении периодов" в разделе "Настройка" и далее "Расчет зарплаты".
Пример
Менеджер Е.А. Антонова работает в ООО "Швейная фабрика Плюс". Она ушла в отпуск на 14 дней - с 16.07.2020 г. по 29.07.2020 г. Далее она заболела - больничный лист выдан за период с 24.07.2020 г. по 31.07.2020 г. (8 дней).
Отпуск нужно продлить на 6 дней, поскольку периоды совпали - с 24.07.2020 г. по 29.07.2020 г. И в итоге сотрудница вышла на работу 07.08.2020 г.
Как зарегистрировать невыход после отпуска
После отпуска сотрудница не вышла, поскольку она продолжала болеть до 31 июля. Этот невыход нужно отразить в программе.
Изначально отпуск регистрировался в программе через одноименный документ "Отпуск". Невыход на работу отражается документом "Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)", который находится в разделе "Кадры", затем "Все отсутствия сотрудников" или "Все кадровые документы" или в разделе "Зарплата" и далее "Все начисления".
В документе о невыходе используется переключатель - устанавливается в положение "Болезнь (больничный еще не закрыт)". Это действие производится, если работодатель уверен, что сотрудник находится именно на больничном. В этом случае в табеле учета рабочего времени дни отсутствия будут обозначены кодировкой "Б" - болезнь. Если работодатель не знает, по какой причине сотрудник отсутствует, указывается "Отсутствие по невыясненной причине". В табеле будет использоваться кодировка "НН". Далее в документе нужно указать период, в течение которого были невыходы.
В нашем примере невыходы будут 2 дня - с 30.07.2020 г. по 31.07.2020 г.
Важно! Иногда не требуется регистрировать невыход на работу по окончании отпускного периода. Невыход следует указывать, если нужно рассчитать зарплату за месяц с учетом того, что сотрудник не вышел на работу.
В примере работница на момент окончания месяца еще не передала больничный лист работодателю. Соответственно, он не может поставить дни болезни. За два указанных дня зарплата не должна начисляться, а потому нужно зарегистрировать их как отсутствие на работе.
Как начислить пособие по болезни и зарегистрировать продление отпуска
После болезни и продления отпуска сотрудница вышла на работу 7 августа. Она предоставила больничный лист, на основании которого и нужно продлить отпуск в программе. При этом возможны два варианта.
Вариант 1
В программе 1С:ЗУП используется новая методика, согласно которой нужно убрать флажок "Сторнировать отпуск в больничном при пересечении".
В этом случае нужно зайти в раздел "Зарплата" и далее в разделе "Больничные листы" создать новый документ. С его помощью работодатель сможет начислить пособие по болезни.
Если болезнь была в период отпуска, перед вводом в программу 1С больничного листа нужно оформить документ-исправление отпускного периода. Его можно оформить прямо из больничного, для чего пользователь переходит по специальной гиперссылке.
Пройдя по ней, пользователь попадает в документ-исправление на зарегистрированный ранее отпуск. Далее программа выдает уведомление - продлять отпуск или нет на совпавшие с ним дни болезни. Если нажать "Да", то далее нужно указать месяц начисления. В предложенном примере месяц будет август, поскольку именно в нем производится корректировка. После этого программа уведомит пользователя, что отпуск продлен, и укажет новый отпускной период. Он продлевается на количество совпавших дней, начиная со следующего дня после окончания больничного. В нашем примере - это 6 календарных дней, и новый отпускной период с 16.07.2020 г. по 06.08.2020 г., а на следующий день работница должна выйти на работу.
Когда документ-исправление проводится, программа выдает уведомление, что дни в документе на отпуск пересекаются с днями документа "Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)". Напомним, что он формировался для верного начисления зарплаты за месяц.
В документе-исправлении сведения о продлении отпуска указываются во вкладке "Продления, переносы, отзывы". В ней также можно отменить это продление. Оплата продленных дней по среднему заработку будет такая же, как и при первоначальном расчете отпускных. Во вкладке "Пересчет прошлого периода" можно увидеть, что суммы аналогичные и при этом сумма отпускных сторнируется. После того, как отпуск будет автоматически пересчитан, документ-исправление можно провести и закрыть.
Далее нужно рассчитать сам больничный. На основании документа "Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)" зарегистрированы дни, когда сотрудница отсутствовала. Эти дни, которые приходятся на период болезни, сторнируются, что можно увидеть во вкладке больничного листа "Пересчет прошлого периода". Это связано с тем, что больничный начисляется в августе, тогда как отпускные начислялись в июле и месяц уже закрыт.
В случае, когда листок нетрудоспособности регистрируется в том же месяце, что и отпуск (т.е. период еще не закрыт), сторнирование дней невыхода не производится. При проведении больничного программа выдаст пользователю предупреждение, что дни, указанные в нем, совпадают с днями, отраженными в документе "Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)", при условии, что он ранее создавался.
Вариант 2
Продлить отпуск можно и без использования новой методики. В этом случае в настройках должен устанавливаться флажок "Сторнировать отпуск в больничном при пересечении периодов".
Начисление пособия по болезни нужно произвести через раздел "Зарплата", далее "Больничные листы" - создать новый документ. Когда пособие будет рассчитываться, часть отпускных дней и дней неявок, которые приходятся на временную нетрудоспособность, будут сторнированы. Это можно увидеть во вкладке "Пересчет прошлого периода". Такая ситуация возможна, как в нашем примере, если больничный проводится в августе, а отпуск проведен ранее в другом месяце и он уже закрыт. Тогда 1С выдаст пользователю уведомление, что дни проводимого больничного пересекаются с днями невыхода.
В случае, когда и больничный, и отпуск регистрируются в одном месяце и он не закрыт, сторнирование не проводится. 1С предупредит пользователя о том, что дни проводимого больничного пересекаются с днями отпуска или днями невыхода, если они были зарегистрированы.
Отпуск будет продлен - в нашем примере на 6 календарных дней, в связи с чем изменится отпускной период - с 16.07.2020 г. по 06.08.2020 г. Чтобы продлить отпуск, нужно зайти в первичный документ по нему и внести исправления соответствующей кнопкой. При корректировке нужно указать месяц начисления - это будет август, поскольку июль закрыт, а дата окончания отпуска изменена.
Тогда средний заработок по отпуску при продлении будет такой же, как и при первичном начислении. Это связано с тем, что дни, совпавшие с больничным, были сторнированы. После автоматического пересчета отпускной выплаты документ нужно провести и закрыть.
Если период еще не закрыт (в нашем случае июль), отпуск можно продлить, если зайти в первичный документ по отпуску и по кнопке "Исправить" дату окончания отпуска. Ее нужно увеличить на 6 дней - на дни, которые совпали у отпуска и больничного. Программа при проведении документа выдаст пользователю уведомление, что отпускные дни совпали с больничными или с невыходами, если они были зарегистрированы.
При втором варианте возникают такие моменты:
- доходы для расчета НДФЛ и страхвзносов некорректно распределяются по отчетным периодам;
- если периоды отпуска и больничного не совпадают, то сторнирование отпуска не указывается в отчетности за прошлый период. При этом доначисление указывается в отчетности за текущий период;
- выплата по больничному и пересчет отпускных неверно отражаются в отчетности;
- при расчете среднего заработка для пособия по болезни не учитывается, что отпуск пересчитывался (если действие произведено в этом же документе);
- пересчитанные отпускные перекрывают начисление пособия по болезни. Его не получается выплачивать отдельной ведомостью.
Чтобы исправить эти моменты, рекомендуется сначала зарегистрировать документ-исправление отпуска, затем продлить отпуск, а после этого регистрировать больничный. После этого нужно возвратиться в исправление отпуска и пересчитать сумму.
Однако такой механизм не совсем удобен пользователю, поскольку он не видит, сколько отпусков пересекает больничный. Кроме того, при исправлении отпуска нужно самому определять дни продления отпускного периода. Также нет возможности оплатить больничный отдельной ведомостью. И важно, что пользователь не всегда может решить возникающие проблемы с НДФЛ и страхвзносами.
Остались вопросы? Закажите консультацию наших специалистов!
