По поводу обмена данными между базами ЗУП часто возникают вопросы, наиболее актуальные из них связаны с новой версией 3.1. Рассмотрим основные варианты и принципы обмена данных.
Общие правила обмена данными
Универсальный механизм, позволяющий настроить обмен информацией, называется «Универсальный обмен данными в формате XML». Он дает возможность работать с разными конфигурациями, поставляется на диске ИТС. Для отладки работы этого механизма оператор должен прописать правила обмена. Сделать это можно посредством конфигурации «Конвертация данных», разработанной компанией 1C.
Для одинаковых конфигураций правила обмена создаются быстро, практически в автоматическом режиме. Кроме того, пользователь может использовать обработку «Выгрузка-загрузка данных XML».
Обмен данными 1C ЗУП 2.5-2.5
Необходимость наладить обмен между двумя базами ЗУП версии 2.5 может возникнуть по ряду причин:
- Если на предприятии учет кадров и расчет зарплаты производится в разных базах. Дело в том, что в ЗУП 2.5 расчетная и кадровая документация была разделена для осуществления управления правами доступа. Новая версия 3.1 предполагает наличие общей кадрово-расчетной документации, также предусмотрена тонкая настройка прав доступа пользователей. В связи с этим подобное разделение стало неактуальным.
- В ранней версии программы ЗУП, которая называлась «1C: Зарплаты и кадры», для каждой организации было необходимо создавать отдельную базу. ЗУП версии 2.5 предлагает пользователям возможность учет по нескольким организациям объединить в одну базу. Но часто компании в силу привычки продолжают вести учет для каждой организации по отдельности.
Любая из этих причин усложняет выборку консолидированных отчетов для компании, увеличивает затраты времени на обслуживание базы данных, поскольку каждая база должна обновляться в отдельности. Если в организации все же решатся перейти на новую версию 1C ЗУП 3.1, необходимо будет переносить информацию из каждой базы. В связи с этим оптимальнее будет объединить их, после чего перейти на новую версию.
Обмен данными 1C ЗУП 2.5-3.1
Компания 1C сняла с продажи и поддержки версию ПО «Зарплата и управление персоналом» 2.5 ПРОФ. Поддержка 2.5 КОРП будет также прекращена в ближайшее время. Это означает, что для данных модификаций не будет обновлений регламентированной отчетности. Поскольку в Российской Федерации изменения в установленные формы отчетности для госорганов вносятся достаточно часто, а штрафы за их несвоевременную сдачу достаточно высоки, пользователи заинтересованы в своевременном обновлении. Окончание поддержки устаревшей версии стимулирует пользователей переходить на новую улучшенную модификацию ЗУП 3.1.
Для перехода с ЗУП 2.5 на 3.1 необходимо перенести данные из старой версии в новую. Далее, как правило, проходит опытная эксплуатация. Она предполагает параллельное ведение документации и расчет заработной платы параллельно в двух базах: в новой и старой. Чтобы сэкономить время, необходимое на ввод первичных документов сразу в две базы, значительно проще настроить обмен между ними. В результате этого документы можно будет вносить только в одну из них.
Новая версия оснащена функцией по переносу кадровых документов из предыдущей ЗУП 2.5. Однако в автоматическом режиме возможен лишь перенос документов первичного характера. Для обмена документами-исправления операции придется осуществлять в ручном режиме.
Переносу подлежат следующие документы:
- Прием на работу;
- Увольнение;
- Кадровый перевод;
- Командировка;
- Больничный;
- Отпуск;
- Оплата по среднему;
- Оплата дней по уходу за ребенком-инвалидом.
Перенос осуществляется посредством формирования файла в ходе выгрузки из старой версии. Далее он загружается в новую версию программы. Для этой операции в помощнике выгрузки из старой версии был добавлен новый пункт «Выгрузить документы, введенные после начала работы в новой программе»
При выборе данного пункта необходимо прописать период, выбрать наименование организаций, для которых необходимо перенести сведения.
В ходе загрузки кадровых документов в новую версию добавляются только данные, при этом объекты остаются без изменений. Документы загружаются со статусом непроведенных, то есть в виде черновиков. После окончания операции пользователь получает сообщение о том, какие данные были загружены. В новой программе требуется проверить документы. При необходимости пользователь дополняет их, после чего проводит. Если загрузка данных была произведена повторно, существующие версии непроведенных документов не будут обновлены.
Если конфигурация базы данных подверглась существенным изменениям и требуется выгрузка большого перечня документов, необходимо настроить обмен между старой и новой версией, прописав правила обмена.
Обмен 1C ЗУП 3.1-3.1
Обмен и настройка синхронизации в 1C: ЗУП 3.1 необходимы в ряде случаев, например, в ходе реорганизации, при которой одно предприятие присоединяется к другому. В этом случае характер взаимоотношения между сотрудниками и организацией остается неизменным, не меняются также условия труда, действует карточка Т-2. В ней необходимо лишь заменить название компании. При этом новая компания обязана сдать отчетность по всем таким сотрудникам во все госорганы, то есть предоставить все формы отчетности. Отчетность за квартал – РСВ и 6-НДФЛ, отчетность за год – 2-НДФЛ. Таким образом, новая организация должна отчитать за весь прошедший год новых сотрудников. В связи с этим возникает необходимость перенести все данные по сотрудникам из базы такой организации. Проще всего эту операцию провести путем обмена между базами. Если между ними имеются существенные отличия, данные необходимо конвертировать и прописать требуемые правила обмена.
В ЗУП 3.1 предлагается единая база для ведения регламентированного и управленческого учета зарплаты. Тем не менее, некоторые компании все же предпочитают вести учет кадров в виде отдельной базы. Чтобы не вводить в обе базы одни и те же документы, необходимо настроить обмен данными между ними.
Остались вопросы? Закажите бесплатную консультацию наших специалистов!
