График отпусков в 1С ЗУП

В конце года работодатели должны составлять график отпусков на будущий календарный период. Он важен как для самого предприятия, так и для его персонала. График отпусков формируется по определенным правилам согласно нормам трудового права. Рассмотрим все нюансы формирования отпусков и расскажем как заполнить график отпусков в 1С:ЗУП.

Для чего нужен график отпусков

График отпусков формируется, чтобы облегчить и узаконить процесс ухода работников в ежегодный основной и допотпуск. Наличие данного документа помогает в таких ситуациях:

• работодатель будет выплачивать отпускные согласно сроку, регламентированному законодательством. В этом случае он обезопасит себя от риска получения штрафа за нарушение норм трудового права;
• работодатель сможет найти сотрудника, который будет выполнять работу при уходе основного работника в отпуск. В такой ситуации появляется реальная возможность не приостанавливать производственный процесс;
• работодатель сможет видеть всю информацию о количестве сотрудников, непосредственно работающих в конкретный момент времени;
• работодателю не нужно будет получать заявления от сотрудников о предоставлении им отпусков;
• сотрудники компании будут заранее знать, что человека в определенный период не будет на работе и смогут решать свои взаимосвязанные задачи заранее. Эта визуализация может быть также расположена на копроративном портале, если настроить интеграцию Битрикс с 1С ЗУП.

Особенности формирования графика отпусков

Согласно ст. 123 ТК график отпусков следует утвердить не позже, чем за 2 недели до наступления нового года. Законодательством разрешено формирование этого документа и раньше установленного срока.

При формировании графика отпусков ориентируются на нормы трудового законодательства, а именно в первую очередь согласовывают время отпуска с сотрудниками, имеющими преимущественное право использования времени отдыха в комфортное для них время.

К таким работникам, например, относятся:

• многодетные родители, имеющие трех и более детей в возрасте до 12-ти лет (ст. 262.2 ТК);
• мужья, жены которых находятся в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК);
• внешние совместители. Отпуск им предоставляется в то же время, когда и отпуск по основному месту трудовой деятельности (ст. 286 ТК);
• несовершеннолетние сотрудники (ст. 267 ТК);
• почетные доноры России (ФЗ от 20.07.2021 г. № 125-ФЗ);
• чернобыльцы (Закон от 15.05.1991 г. № 1244-1);
• жены военнослужащих, планирующих отпускной период одновременно с мужем (ФЗ от 27.05.1998 г. № 76-ФЗ);
• один из родителей, имеющих ребенка-инвалида в возрасте до 18-ти лет (ст. 262.1 ТК).

С данных сотрудников желательно получить письменные заявления с указанием, в какие даты они хотят оформить отпуск. Заявления будут подтверждать, что работодатель исполнил требование законодательства в части предоставления этим сотрудникам отпуска в удобное для них время. Если в последующем работник пожелает изменить время отпускного периода, целесообразно также получить заявление об изменении дат времени отдыха.

Правила формирования графика отпусков

Для формирования графика отпусков можно использовать унифицированную форму документа Т-7 "График отпусков", утвержденную Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 г. № 1. Кроме того, работодатель имеет право самостоятельно разработать шаблон документа, но в этом случае он должен содержать все графы, обязательные для документа подобного рода. Кроме того, самостоятельно разработанную форму нужно утвердить в локальной документации компании.

Как правило, формированием графика отпусков занимается сотрудник кадровой службы. Руководителю не нужно издавать приказ об утверждении графика отпусков, поскольку в самом документе будет содержаться информация о том, что директор его утверждает. Однако можно издать приказ руководителя о том, что в обязанности руководителей подразделений входит необходимость сбора и представления данных об отпусках их подчиненных для формирования графика отпусков.

В графике отпусков нужно отразить следующую информацию:

• список сотрудников. В график нужно включить абсолютно всех работников, с которыми заключены трудовые договоры;
• количество дней отпуска. В графике указывается то количество дней, на которое имеет право конкретный сотрудник. Специалисты советуют проставлять общее количество дней отпуска, положенных работнику. Для этого нужно просуммировать все дни ежегодного отпуска как на будущий год, так и не отгулянные дни по предыдущим годам. К ним также нужно прибавить дни дополнительного отпуска, если они предоставляются в соответствии с законодательством или локальной документацией работодателя;
• дата начала отпуска. Специалисты советуют указывать конкретную дату начала отпускного периода. Если в последующем сотрудник решит ее изменить, ему нужно будет подать работодателю соответствующее заявление. Роструд запрещает указывать в графике отпусков только месяц начала отпуска. Если компания сделает это, она нарушит трудовое законодательство;
• разделение отпуска на части. В графике отпусков можно добавить графу, в которой сотрудник будет расписываться, подтверждая согласие на разделение отпуска на части. Нужно помнить, что согласно ст. 125 ТК хотя бы одна из частей отпуска должна быть не меньше 14 календарных дней.

После формирования график отпусков утверждается директором компании или ИП. Если в организации имеется профсоюз, то его мнение (согласно ст. 123 ТК) также необходимо учесть при утверждении документа. После утверждения графика отпусков с ним необходимо ознакомить всех сотрудников под подпись. В этих целях в документе можно внести дополнительную графу "С графиком ознакомлен (дата, подпись)" или приложить соответствующий лист ознакомления.

Изменение графика отпусков

В график отпусков можно вносить изменения, но только в соответствии с требованиями законодательства. В унифицированной форме Т-7 имеются соответствующие графы для отражения изменений:

• гр. 7 для указания фактической даты ухода сотрудника в отпуск;
• гр. 8 для указания документа, на основании которого  дата начала отпуска была перенесена (например, заявления);
• гр. 9 для указания предполагаемой даты отпуска, если она неизвестна (например, если жена в последующем будет находиться в отпуске по беременности и родам);
• гр. 10 для отражения дополнительных примечаний.

Заполнение графика отпусков в 1С

Для грамотного формирования графика отпусков можно заполнять документ в программе 1С: ЗУП, в которой предусмотрен как управленческий, так и регламентированный учет. Первый вариант предназначен для целей управления персоналом, а также формирования внутренней отчетности компании. Второй вариант предназначен для оформления документов, утвержденных законодательством и необходимых для представления контролирующим органам на проверку.

Для формирования графика отпусков на следующий календарный год в программе 1С используется документ "Ввод графика отпусков организации". Его можно сформировать двумя способами:

• на основании документа "Планирование отпуска". Для этого нужно выбрать команду "Ввести на основании", затем выбрать "График отпусков организации", после этого выбрать конкретную организацию и нажать кнопку "Выполнить". Программа в автоматическом режиме заполнит документ на основании списка сотрудников, числящихся у работодателя;
• создать вручную новый документ "Ввод графика отпусков организаций", затем указать в нем работодателя и нажать кнопку "Заполнить".

Созданный документ можно редактировать, если необходимо внести какую-либо корректировочную информацию. Кроме того, его можно распечатать для подписи руководителем. Если необходимо сформировать дополнительный график отпусков, нужно создать новый документ и с помощью подбора внести в него конкретных сотрудников компании.

Программа позволяет также формировать отчет по отпускам с использованием различных фильтров. Для его создания нужно зайти во вкладку "График отпусков" и нажать на кнопку "Отчет по отпускам".

Нюансы заполнения графика отпусков

При заполнении графика отпусков необходимо учитывать следующие моменты:

• ориентироваться на особенности деятельности компании. Если она имеет сезонность, то в целях получения большей прибыли следует грамотно распределить, когда сотрудники будут уходить в отпуска;
• если работодателю пришлось отозвать сотрудника из отпуска, этот момент можно отразить в графике отпусков внесением изменения (на основании согласия и приказа на отзыв);
• в графике отпусков не нужно указывать периоды отпуска без сохранения заработной платы;
• при проведении проверки сотрудники трудовой инспекции обязательно контролируют наличие и правильность составления графиков отпусков.

Ответственность за графики отпусков

Согласно п. 693 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 г. № 558 графики отпусков должны храниться в организации не менее 1 года.

Если у работодателя отсутствует график отпусков, ему грозит штраф на основании ч. 1 ст. 5.27 КоАП:

• 1 000 - 5 000 руб. для должностных лиц;
• 1 000 - 5 000 руб. для ИП;
• 30 000 - 50 000 руб. для компании.

Если нарушение совершено повторно, ответственность увеличивается:

• 10 000 - 20 000 руб. или дисквалификация на 1-3 года для должностных лиц;
• 10 000 - 20 000 руб. для ИП;
• 50 000 - 70 000 руб. для компании.

Формирование графика отпусков - обязанность работодателя, за неисполнение которой предусмотрены серьезные штрафные санкции.

Для оптимизации бизнес-процесса «отпуска сотрудников» лучше всего использовать 1С:ЗУП. С помощью этого решения и интеграции с Битрикс можно выстроить бизнес-процесс от оформления сотрудником отпуска прямо из единого окна на корпортале, настроить согласование заявления на отпуск руководителями, рассчитать отпускные, а также реализовать визуальное отображение когда сотрудник будет в отпуске на корпоративном портале.

Если вам интересно как это можно реализовать в вашей компании, звоните нашим специалистам они проконсультируют вас и проведут бесплатную демонстрацию таких кейсов и покажут возможный функционал.