С 1 января 2020 г. осуществляется постепенный переход на электронные трудовые книжки. В данной ситуации работодатель должен провести различные кадровые мероприятия, к примеру, внести изменения во внутреннюю документацию, уведомить сотрудников о необходимости выбора варианта ведения трудовой книжки и др.
Инструкция по переходу на электронные трудовые книжки (ЭТК)
Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) начался с 1 января 2020 г. Граждане вправе самостоятельно выбирать формат ведения трудовой книжки - электронный или бумажный, поскольку для них переход добровольный. Соответственно, работодатели могут переводить сотрудника на ЭТК только при его согласии.
Из этого правила есть исключение: если работник в первый раз трудоустраивается с 2021 г., то его трудовая книжка будет оформляться только в электронном виде. Иными словами, для таких граждан не предусмотрена трудовая книжка на бумаге.
До 31 декабря 2020 г. работники должны решить, в каком виде для них будет вестись трудовая книжка. Оформить свое решение они должны письменно путем подачи работодателю заявления.
Для работодателя переход на ЭТК осуществляется в несколько этапов:
Подготовить документацию к внедрению ЭТК
Для этого нужно внести соответствующие изменения во внутреннюю документацию компании. Делать это следует с учетом мнения профсоюза, если таковой имеется в организации.
Уведомить сотрудников об электронных трудовых
Работодателю осталось меньше месяца для этого, поскольку уведомить работников нужно до 30 июня 2020 г. При этом уведомлять нужно каждого сотрудника по отдельности и только письменно. В уведомлении следует указать, что имеется возможность вести книжки в электронном виде и что работник может сам выбрать формат ведения трудовой книжки - электронный или бумажный.
На данном этапе нужно учесть следующие моменты:
- бланк уведомления не закреплен на законодательном уровне. Работодатель вправе разработать собственный шаблон и закрепить его форму в локальной документации (на первом этапе перехода на ЭТК);
- уведомление передается каждому сотруднику лично в руки под подпись. В этих целях можно разработать реестр или список работников, в котором они будут ставить свою подпись, свидетельствующую о получении документа;
- если работодатель не может передать уведомление сотруднику лично в руки, он вправе направить его Почтой России. При этом обязательно нужно оформить заказное письмо с уведомлением, чтобы зарегистрировать факт отправки и получения документа;
- вариант отправки заказного письма подходит и в случае дистанционной работы сотрудников в связи с распространением коронавируса.
Получить от работника заявление
Заявление должно быть оформлено в письменном виде и передано работодателю до 31 декабря 2020 г. включительно. В заявлении сотрудник указывает выбранный им способ ведения трудовой книжки. Если он выбрал электронную трудовую книжку, то работодатель отдает бумажный документ сотруднику на руки и под подпись. С этого момента с компании снимается обязанность по ведению бумажной трудовой.
Важно! В выдаваемой трудовой книжке должна быть запись о том, что сотрудник подал заявление на ведение ЭТК.
Если сотрудник не подаст заявление в срок до 31 декабря, работодатель должен будет вести его трудовую книжку в обоих форматах - и бумажном, и электронном.
Внести изменения в правила внутреннего трудового распорядка
Данные правила определяют порядок приема и увольнения граждан, время труда и отдыха, меры поощрения и взыскания, сроки выплаты зарплаты и др. Правила можно оформить как самостоятельный документ или приложение к коллективному договору.
В правилах в разделе, связанном с приемом и увольнением, нужно отразить изменения, связанные с ЭТК. В частности, необходимо указать сведения о документах, которые работник передает в компанию при устройстве на работу, а также получает при увольнении:
- при трудоустройстве гражданин подает работодателю бумажную трудовую или же сведения о трудовой деятельности (в бумажном или электронном формате);
- при первичном заключении трудового договора в 2020 г. работодатель оформляет трудовую книжку в бумажном или электронном виде (по выбору сотрудника), а в 2021 г. - только в электронном виде;
- при увольнении сотрудника работодатель передает ему бумажную трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности за период работы в данной компании.
Обеспечить техническую готовность электронного документооборота с ПФР
При переходе на электронные трудовые книжки компания должна передавать в ПФР информацию в электронном виде о трудовой деятельности работников.
Для того чтобы соблюдать правила взаимодействия с Пенсионным фондом, нужно обновить программу 1С.
СЗВ-ТД
Данный отчет нужно передавать в ПФР ежемесячно в срок до 15 числа месяца, идущего за отчетным месяцем. В отчет включается та же информация, которая отражается в трудовой книжке, а также сведения идентификационного характера по конкретному сотруднику.
В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 26.04.2020 г. № 590 работодатель обязан передавать информацию в виде отчета СЗВ-ТД на следующий день, если произошло принятие либо увольнение сотрудника. Данное правило начало действовать с 27 апреля 2020 г.
СТД-Р
Точных дат для сдачи отчета нет. Ведь его представляют не в ПФР, а выдают сотрудникам по их запросу и при увольнении. А значит, сроки сдачи СТД-Р в 2020 году плавающие. Но это не значит, что нет никаких ограничений и правил.
Для получения сведений о своей трудовой деятельности работники должны подать работодателю письменный запрос. Компания обрабатывает его и передает информацию в виде документа по форме СТД-Р в течение трех рабочих дней.
Кроме того, СТД-Р формируется и передается всем сотрудникам, увольняющимся из организации.
Подготовка и отправка документов проводится через «1С:Отчётность».
Основные правила работы с электронными трудовыми книжками
По общему правилу все работодатели должны оформлять электронные трудовые книжки с 2020 г. Никаких исключений в данном случае нет - вне зависимости от организационно-правовой формы, размеров компании, численности персонала и т.д.
ЭТК представляет собой аналог бумажной трудовой, в которой также содержится информация о профессиональной деятельности работника и его трудовом стаже. Сведения передаются в ПФР для обработки и хранения в электронной базе фонда.
При трудоустройстве на работу гражданин предоставляет потенциальному работодателю сведения о своей трудовой деятельности либо вместе с трудовой книжкой, либо взамен ее. Сведения из ЭТК используются в обычном порядке для исчисления трудового стажа и внесения информации в трудовую книжку.
Сотрудник может получить сведения о своей профессиональной деятельности несколькими способами:
- у последнего работодателя;
- через ПФР;
- в МФЦ;
- через Госуслуги.
Если компания не ведет бумажные трудовые, то по заявлению сотрудника о запросе сведений о трудовой деятельности компания обязана представить информацию в течение трех рабочих дней. Если работник увольняется, то сведения передаются в день расторжения трудовых отношений.
Напоминаем, что с 1 января 2021 г. по всем сотрудникам, впервые устраивающимся на работу, нужно оформлять только электронные трудовые книжки.
Остались вопросы? Закажите консультацию наших специалистов!
