Согласование документов в компании, как правильно настроить

Что чаще всего понимают под «согласованием документа»?

Согласование документа – это способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа с точки зрения оптимальности намеченных решений, соответствия предполагаемых решений положениям действующего законодательства, а также правовым актам, определяющим компетенцию организации, издающей документ.

Суть согласования состоит в правильной разработке, оформлении управленческих решений по важным направлениям работы организации. Процедура документооборота обеспечивает качество не только документов, но и реальных процессов управления. Согласование минимизирует риски и обеспечивает исполнение решения. Этот организационный инструмент помогает анализировать конкретные финансовые, экономические, юридические и прочие факторы в комплексе принятия решения.

Процесс согласования в 1С: Документооборот

1С: Документооборот не имеет определенной отраслевой специфики. Система позволяет регламентировать правила, структурировать информацию в бюджетной организации, коммерческом секторе.

В программе 1С:Документооборот можно согласовывать не только документы, а еще и заведение контрагентов, проведение мероприятий, отдельные проекты и другие многочисленные задачи. Введение электронного согласования повышает в разы эффективность управленческой работы.

Отличие электронного от бумажного согласования

Сравнение типичной ситуации согласования договора наглядно показывает различие двух способов решения задачи. 

Согласование документов вручную

В традиционной бумажной версии процедура выглядит так:

• Юрист направляет проект ответственным работникам;
• Каждый сотрудник вносит в документ свои правки;
• Несколько раз исправленный текст возвращается на доработку;
• Новая редакция повторно отправляется на согласование;
• Процесс повторяется до принятия единого решения всеми участниками.

В такой схеме нередко случаются потери версий документа, срыв сроков и бесполезные затраты рабочего времени. 

Электронный вариант согласования документов

В программе 1С: Документооборот согласование договора выглядит следующим образом:

• Ответственный сотрудник, прикрепив в программе к проекту договора необходимые документы, в один клик отправляет задачу коллегам по заданному маршруту.
• Каждому из участников цепочки согласования возможно задать ограничение срока.
• Система показывает онлайн состояние документов, уведомляет о готовности.

Электронный метод позволяет не только сократить количество согласующих лиц, но и ограничить их функции. Так, например, бухгалтер не сможет править орфографические ошибки в тексте. Ему отведена в конкретном договоре область проверки реквизитов.

На поиск и оценку состояния документа тратятся секунды, сроки движения ускоряются в несколько раз. Избавление компании от бумажной рутины экономит время сотрудников, увеличивает темп бизнеса.

Порядок согласования документов

Существующий в программе 1С: Документооборот модуль «Согласование» является специальным инструментом рассмотрения документа. Пользователь определяет список сотрудников для согласования созданного им документа и стартует. Порядок движения текста может быть:

• простым, документ доступен для работы всем одновременно из заданного списка;
• сложным, поэтапно первоначальный вариант обрастая правками и изменяясь переходит к одному или нескольким согласующим.

При сложном многошаговом продвижении документ может возвращаться и двигаться снова последовательно по цепочке. Ход работы над текстом всегда можно увидеть в карточке документа кликнув по ссылке «Процессы».

После окончания рассмотрения документа всеми сотрудниками программа подаст сигнал в виде задачи «Ознакомиться с результатами согласования». Будет видно решение каждого из участников, их комментарии. 

Настройка модуля согласования документов

Сначала создается группа доступа всех пользователей, имеющих право участия в процедурах согласований. Настраивать функции согласования можно пользователям, включенным в одну из двух вариантов групп:

• Администраторы;
• Новая группа в профиле с ролью «Согласование (настройка).

Для записи ролей пользователей нужно зайти в настройках в раздел «НСИ и администрирование». В папке «Администрирование» нужно кликнуть «Настройки пользователей и прав». При выборе группы доступа создается новый профиль. В нем добавляется роль «Согласование (использование)». После этого в группе доступа (создание) в профиль «Использование согласования» подбираются все участники.

Создаются роли для исполнителей, которые будут участвовать в согласовании. Они могут быть записаны как по фамилиям с именами, отчествами так и по должностям. Например, Федоров Иван Николаевич находится в списке пользователей. Его можно выбрать из другого списка по роли Главный бухгалтер.

Виды программной связи документов

Типовой функционал программы 1С: Документооборот способен отслеживать несколько десятков согласований к одному документу. Сложное переплетение взаимоотношений можно автоматизировать. Для этого классифицируют типы связей при обработке документа:

• Автоматическая, создающаяся программой, или ручная, добавленная пользователем. В ручном режиме система зафиксирует время добавления и имя сотрудника, внесшего связь во внутреннюю, входящую или исходящую карточку документа.
• Единичная, при обработке одного документа, или множественная связь. В последней может быть задействовано несколько разных документов так называемых источников, первоначальных версий, и последующих вариантов, именуемых приемниками.
• Имеющая обратную связь или нет. При наличии такой возможности программа автоматически выстраивает связь с заданными настройками от источника к преемнику. В случае удаления одного из связанных документов, их обратные связи тоже автоматически исчезнут.

Все виды перечисленных связей задаются при настройке системы. Справочник «Типы связей» находится в разделе программы «Нормативно-справочная информация». Перейти из карточки справочника «Типы связей» можно регистром «Настройка связей» к элементам сведений документов.

Обзор процессов согласования документов

Одним из основных инструментов согласования являются настроенные схемы, по которым процесс совместной работы над документом идет от старта до финиша.

Ход согласования документов

По мере движения задачи по указанному маршруту каждому задействованному сотруднику направляются соответствующие команды:

Отслеживать запущенные процессы удобно в окне «Мои процессы». Здесь можно контролировать, анализировать, вмешиваться в ход решения задачи. Подписать результат работы в карточке документа можно с помощью электронной подписи.

Рассмотрение

Начало согласования инициируется программой автоматически или запускается вручную. В этом процессе ответственному сотруднику направляются, например, служебные записки или входящие документы. Он может рассмотреть задачу тремя способами:

• направить на ознакомление, указав список лиц и сроки;
• лично указать исполнителей, направив им задание со сроками исполнения;
• внести текстовую резолюцию, вернув документ инициатору рассмотрения для перепоручения конкретным исполнителям.

Принятая резолюция отразится в карточке документа, получившего статус «Рассмотрен». Текст резолюции можно выбрать из шаблонов.

Согласование

Исходящие или внутренние документы, файлы, другие задачи, требующие согласования с ответственными сотрудниками, направляются инициатором по определенному маршруту. Согласующие лица указываются по имени или роли пользователя, например, Иванов или Юрист. Срок устанавливается индивидуально каждому сотруднику или один общий. Решение каждого участника может быть:

• положительное – «Согласовано» или «Согласовано с замечаниями»;
• отрицательное – «Не согласовано».

В случае отрицательного результата документ может быть доработан и запущен на новый цикл согласования. Все циклы и истории виз на каждом цикле сохраняются в программе. 

Детали работы

При согласовании управленческих решений каждому сотруднику удобно работать в окне «Задачи мне». В нем видны:

• группы задач по проекту, автору, типу;
• персональные, делегированные, ролевые задачи;
• сводки по всем задачам, в том числе новым и просроченным.

Для продвижения процесса по маршруту и отметки выполнения задачи даже не нужно открывать карточку документа. Варианты выполнения и детали выбранной задачи показываются на странице справа.

Шаблоны согласований

Условия маршрутизации и список сотрудников для определенного вида документов могут четко регламентироваться. В программе для этой цели используют шаблоны, в которых настраивают различные схемы согласования. В качестве примера рассмотрим согласование заявки в ИТ-службу:

• сотрудник создает документ-заявку;
• согласует заявку руководитель данного сотрудника;
• руководитель ИТ-службы согласует документ;
• исполнитель ИТ-службы направляет уведомление автору заявки об ее выполнении.

Настройки позволяют установить автоматический старт для каких-то ежедневных рутинных событий. К ним относятся регистрация, запись документа, приглашение, ознакомление и т.п. действия, которые будут согласовываться системой без участия пользователя.

В шаблоне процесс согласования настраивается последовательно, параллельно, по определенным условиям, в смешанном режиме. Пример последовательного шаблона с условием - входящие счета до оплаты обязательно согласовываются финансовым директором или другими уполномоченными работниками компании. Условием является определенная минимальная сумма, допустим, 50 тысяч рублей, которую подписывает к оплате руководитель организации.

Шаблон может быть жестким, с запретом администратора на изменение. У шаблона рекомендательного характера настройки может поменять в процессе работы любой сотрудник.

Контроль процессов

Передача документов внешним корреспондентам и сотрудникам внутри организации учитывается программой. Согласования систематизируются по:

• спискам документов;
• затраченному времени;
• статистике циклов и результатов.

При помощи специальных формируемых программой отчетов можно отслеживать все этапы согласований каждого решения организации. Контрольная функция учета отражает местонахождение документа онлайн, имя работающего с ним сотрудника, сигнализирует об истекающем или пропущенном сроке согласования.

Проверяющий может вмешаться в ход выполнения согласования – приостановить, дать команду на продолжение, прервать процесс.

Окно «На контроле» выводит сверху в первых строках объекты с самым малым временем до конца срока или уже просроченные. Здесь же можно увидеть контрольные карточки с именем контролирующего сотрудника. 

Анализ и мониторинг согласований документов

Автоматическая служба 1С: Документооборота отслеживает более 100 показателей процессов согласований. Основные из них:

• число циклов;
• количество просроченных задач;
• время просрочки;
• средние трудозатраты.

Устанавливается пороговое значение роста или снижения показателей согласования. Программа информирует о достижении нижнего критического значения.

Аналитические отчеты помогают обнаружить забытые документы, показывают по ним количество дней бездействия. Статистика результатов наглядно показывает процент не согласованных документов. Отчеты дают возможность принять меры к повышению положительной динамики исходов согласования.

Заключение

Как правильно установить 1С:Документооборот, чтобы система работала стабильно и быстро? Какую система управления базами данных выбрать? Как сделать административную установку программы? Ответы на эти и другие вопросы знают специалисты компании «Первый БИТ».

Специалисты Первого Бита также помогут вам:

• определить виды документов, которые требуют согласования;
• создать шаблоны этих документов в 1С Документообороте;
• построим для вас маршрутизацию согласования;
• обучим сотрудников документообороту;
• проверим корректность настроенных бизнес процессов в документообороте;
• создадим инструкции по работе в 1С Документооборот.