Существуют конкретные правила хранения документов, которые налогоплательщики обязаны соблюдать. При этом порядок определяют они свободно. Правила хранения и вероятные санкции за их несоблюдение раскрываются в данной статье.
Сроки хранения документации
Налоговый кодекс РФ и Федеральный закон от 06. 12. 2011 № 402-ФЗ “О бухгалтерском учете” обозначают общие сроки хранения документов. Ст. 23 НК РФ определяет четырехлетний срок хранения документов, причем только преимущественно тех, которые целесообразны для исчисления и уплаты налогов.
Данный срок - 4 года - не распространяется на моменты, когда законодательством предусмотрены иные промежутки. Установленный срок в 4 года для документа начинается с момента окончания отчётного налогового периода, когда он был использован. В случае амортизируемого основного средства данный срок хранения документов с таким ОС считают с момента завершения амортизации.
4 года являются непременным минимумом, который должны храниться документы, во избежание различных санкций ИФНС. Однако плательщикам следует опираться на более продолжительные сроки. Разные виды документов и сроки их хранения устанавливает ст. 29 Федерального закона от 06. 12. 2011 № 402-ФЗ.
Не меньше 5 лет после года составления хранятся:
- первичная отчётность (договоры, счета -фактуры, приходные, платежки, авансовые отчеты и т. д.);
- регистры бухгалтерского отчета (главная книга, журналы - ордера, порядковые карточки и др.); экспертные заключения;
- бухгалтерская финансовая отчётность (балансы, отчеты о прибылях и убытках, о целевом использовании средств).
После года последнего использования для составления бухгалтерской отчётности не менее 5 лет сохраняются:
- учётная политика;
- нормативы финансово-экономического субъекта;
- документы организации, а также ведения бухучета.
Указанные выше периоды минимальны. Определённые сроки хранения документов регламентируются приказом Министерства культуры РФ от 25. 08. 2010 № 558.
Однако по одному и тому же документу могут быть различные правила и сроки. Например, те, которые применяются для налоговой отчётности, хранятся минимум 4 года, тогда как эти же документы для целей бухгалтерского учёта - минимум 5 лет. Если по одному и тому же документу применяются разные сроки хранения, за основу берут тот период, продолжительность которого больше.
Правила хранения документов
Данный аспект регламентируется собственным порядком организации и ИП. Как правило, в небольших фирмах документы в печатном виде хранятся в бухгалтерии в закрытых сейфах. В цифровом виде хранить документы можно, с заверяющими их электронной цифровой подписью.
При достаточно большом объеме документов их можно хранить в обособленных помещениях - архивах, порядок оборудования которых установлен Основными правилами работы архивов организации от Решения Коллегии Росархива от 06. 02. 2002 г.
Основные требования к архивным помещениям: обособленность; обеспеченная пожарная безопасность; наличие запасного выхода; гарантированность от затопления; отсутствие газовых и водонесущих магистральных труб. Необходимость наличия окон, естественной либо искусственной вентиляции.
Также исключено складирование документов в сырых, без отопления помещениях, в изношенных или не отвечающих санитарно-гигиеническим предписаниям, либо занятых службами общественного снабжения, пищевыми складами.
В архиве располагаются документы с постоянным, временным (свыше 10 лет) сроком хранения, организационные дела. Та документация, срок хранения которой насчитывает менее 10 лет, размещается в бухгалтерии, по прошествии срока подлежит уничтожению.
В редких случаях хранение большого объема документации выполняется посторонними архивными организациями.
Уничтожение документов
Документы с истекшим сроком хранения, не представляющие бухгалтерскую и налоговую важность, подлежат уничтожению. С целью отбора таких документов организации должны ежегодно проводить экспертизу их ценности. Экспертиза проводится под начальством директора организации, одновременно проверяется не только значимость документов, но и качество, объёмность номенклатуры дел предприятия, правильность обозначения сроков хранения документации.
Отбор документов на уничтожение производится путем полистного просмотра, на основании заголовков отбор исключается. Прошивать повторно преобразованные дела целесообразно только после окончания экспертизы.
Предназначенные для переработки документы вносятся в акт о введении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. Структура акта содержится в приложении №4 Основных правил работы архивов организации.
В акт документы под общими заголовками заносятся с указанием количества дел, отведённых к утилизации. Ее вариант определяется организацией самостоятельно, соответствующей регламентации не требуется. Документы измельчают, перерабатывают на утильсырьё, сжигают. Если утилизацию организовывает специальная фирма, составляется накладная, в которой указывается дата передачи документов, их число и вес сдаваемой макулатуры. Отгрузку и вывоз координирует человек, ответственный за обеспечение безопасности целостности документов.
Что делать с документами при ликвидации компании
При реорганизации предприятия, его разорении все документы, которые были созданы в период работы организации, сдаются в архив государства Российской Федерации или муниципалитета (п. 10 ст. 23 Федеральный закон от 22. 10. 2004 № 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации”). Документы, подлежащие непременной сдаче в государственный архив:
- по персональному составу организации;
- срок временного хранения которых еще не истек;
- относящиеся к Архивному фонду РФ (такое понятие возможно после осуществления экспертизы их ценности).
Данные документы передаются ликвидационной комиссией на складирование в определённый архив на основании договора. До передачи вышеуказанная инспекция должна будет ее систематизировать. Для этого документы распределяются по типу, периодизации, срокам хранения. Затем их помечают, сшивают, раскладывают в коробки для хранения, вместе с описью передают в архив.
При реструктуризации фирмы все документы наследуются ее правопреемником.
Санкции за несоблюдение порядка хранения документов
Невыполнение порядка хранения документации ведет к ее утрате или преждевременной утилизации. Ст. 120 НК РФ определяет наказание при несоблюдении сроков сохранности документов. Грубое нарушение влечёт за собой присвоение штрафов. Таким нарушением является отсутствие первичной документации, счетов - фактур, регистров бухгалтерского и налогового учета.
По положениям указанной статьи размер штрафа составляет от 10 до 30 тысяч рублей. Если отсутствие документов ведет к уменьшению налогооблагаемой базы, штраф может быть 20 % от неуплаченного налога, но не менее 40 тысяч.
Также нарушение правил хранения, предоставления, комплектования и учёта документов влечёт и административную ответственность. Санкции - предупреждение или штраф организации в размере 300 - 500 рублей.
Уполномоченные лица предприятия за потерю документов привлекаются к дисциплинарной ответственности. За грубое нарушение требований к бухгалтерскому учёту, а также бухгалтерской (финансовой) отчётности предусмотрен штраф 5 - 10 тысяч рублей.
Утраченные документы представляют опасность не только возможностью наложения штрафов, но и невозможностью подтверждения понесённых расходов с целью уменьшения налога на прибыль, предоставления предъявленных вычетов по НДС. Поэтому очень важно соблюдать порядок и правила хранения документации.
Остались вопросы? Закажите бесплатную консультацию наших специалистов!
