Как заполнить новый отчет для московских работодателей по сотрудникам на удаленке

Московским работодателям вменяется новая обязанность - сдавать регулярную отчетность по своим сотрудникам, переведенным на дистанционный формат работы. Если ее не предоставлять в установленные сроки, контролирующие органы наложат на компанию серьезный штраф или приостановят деятельность.

Новый отчет с 12.10.2020 года

Мэр Москвы издал Указ от 06.10.2020 г. № 97-УМ, согласно которому московским работодателям вменяется обязанность еженедельной передачи информации о работниках на удаленке. Начать отправку отчета нужно с 12 октября.

В отчете следует отражать сведения в качестве дополнительной информации о телефонных и автомобильных номерах сотрудников, а также номерах их транспортных карт.

Отчет нужно представлять каждую неделю по понедельникам по всем сотрудникам компаний и ИП, функционирующих в г. Москва. Информация в отчете заполняется по всем сотрудникам вне зависимости от того, заключен с ними трудовой или ГПХ договор.

Какие сведения включать в отчет

При заполнении отчета нужно указать:

• номер сотового телефона;
• регномер машины (при ее наличии);
• номер карты "Тройка" (при наличии);
• номер социальной карты (при наличии);
• номер проездного билета без ограничения поездок и с ограничением 70 поездок, временного единого социального билета, временного льготного билета (при наличии).

Первый раз эту информацию нужно было направить 12 октября. По прошествии недели сведения с учетом изменений нужно передать в понедельник 19 октября. Информация будет подаваться еженедельно по понедельникам до особого распоряжения органов власти г. Москва.

Как защитить персональные сведения

Сведения, указываемые в новом отчете, - это персональные данные человека. Их обработка должна производиться только с его согласия. Обычно при заключении трудового договора работник подписывает и согласие на обработку персональных данных. Но этот момент вовсе не означает, что такое согласие относится и к новому отчету, хотя мэрия считает по-другому - такие данные не считаются персональными сведениями человека.

Работодатели вправе получать и обрабатывать персональную информацию, связанную с исполнением работником профессиональных обязанностей. Номеров автомобиля или транспортной карты у работодателя просто нет, поскольку ранее они ему были не нужны для приема сотрудника на работу.

Согласно ч. 1 ст. 13.11 КоАП РФ работодатель может получить штраф за сбор и обработку лишних персональных данных, поскольку это считается грубейшим нарушением. Размеры штрафов при этом равны:

• 5 000 - 10 000 руб. для ИП;
• 30 000 - 50 000 руб. для компаний.

В связи с этим ранее многие работодатели стремились не получать от сотрудников лишние персональные сведения.

Однако теперь в связи с п. 2.1. Указа Мэра работодатель должен получать дополнительные персональные данные, чтобы не утратить возможность работать и дальше. Соответственно, он вправе запрашивать необходимую для нового отчета информацию и при этом не привлекаться к ответственности по ч. 1 ст. 13.11 КоАП РФ.

Для исключения риска привлечения к ответственности специалисты рекомендуют заключать с сотрудниками соглашение на обработку вновь полученной информации.

Как получить согласие на обработку персональных сведений

Перед сбором и отправкой информации в виде нового отчета работодателю нужно получить от каждого сотрудника согласие на обработку персональной информации. Оно представляет собой письменный документ, в котором работник выражает свое согласие и собственноручно его подписывает.

Согласие включает такие сведения:

• ФИО сотрудника, адрес, паспортные данные;
• название компании;
• цель обработки информации;
• перечень сведений, которые будут обрабатываться с согласия сотрудника;
• список действий со сведениями, которые будут обрабатываться с согласия работника;
• указание способов обработки информации;
• срок действия согласия;
• способ отзыва согласия;
• подпись работника.

Ответственность за несдачу отчета

Согласно п. 2.2 Указа Мэра московские работодатели несут ответственность за несдачу нового отчета о работниках, а также передачу недостоверной информации. Ответственность устанавливается на основании ст. 20.6.1 КоАП РФ за неисполнение правил при режиме повышенной готовности.

При несдаче отчета или передаче неверной информации работодателям будут назначаться такие штрафы:

• 10 000 - 50 000 руб. для ИП и должностных лиц;
• 100 000 - 300 000 руб. для юридических лиц.

Если данное нарушение будет совершено повторно, наказание существенно ужесточается:

• 300 000 - 500 000 руб. или дисквалификация до 3-х лет для должностных лиц;
• 500 000 - 1 000 000 руб. или приостановка деятельности на период до 90 суток для ИП и юридических лиц.

Как сформировать новый отчет в 1С: ЗУП ред. 3.1

Изначально работодателю нужно перевести сотрудников на удаленный режим работы. Сделать это можно в 1С через расширение "Оформление переводов на удаленную работу". Перевести нужно не только штатных сотрудников по трудовым договорам, но также и:

• работников, с которыми заключены ГПХ договоры;
• абсолютно всех сотрудников старше 65 лет;
• работников, у которых есть хронические заболевания, включенные в перечень, разработанный Департаментом здравоохранения г. Москва.

Исключением в данном случае являются сотрудники, которые непременно должны находиться на своем рабочем месте, т.к. это критически важно для обеспечения нормальной деятельности компании.

Для учета изменений в сфере законодательства компания 1С разработала специальное расширение, которое можно использовать для программ, имеющих функционал по кадровому учету. Например, к ним относятся 1С: ЗУП ред. 3.1, 1С: Бухгалтерия 8 ред. 3.0, 1С: Зарплата и кадры госучреждения ред. 3, 1С: ERP Управление предприятием, 1С: Комплексная автоматизация 2.0.

Что касается предыдущих редакций программ, например, 1С: Бухгалтерия 8 ред. 2.0 и 1С: ЗУП 8 ред. 2.5, то для них нужно использовать внешнюю обработку, которая предоставляет возможность формировать новый отчет.

Пример заполнения нового отчета в 1С: ЗУП ред. 3.1

Для создания нового отчета в 1С: ЗУП ред. 3.1 нужно установить расширение. Его можно скачать с Портала 1С: Обновление программ.

После того как файл расширения будет скачан, он загружается в программу 1С: ЗУП. Делается это в разделе "Администрирование", где есть специальный пункт "Печатные формы, отчеты, обработки".

После нажатия на пункт откроется новое окно, в котором пользователь переходит по гиперссылке "Расширения".

Далее открывается новое окно, в котором есть кнопка "Добавить из файла", и после ее нажатия появляется программное предупреждение о нажатии кнопки "Продолжить" и выбрать файл с расширением.

После того как расширение добавлено, флажок "Безопасный режим" снимается, а программа перезапускается.

После того как расширение установлено, в разделе "Главное" появляется новый пункт - "Сведения о работниках, переведенных на дистанционную работу в Москве".

Далее пользователь переходит по гиперссылке, открывается новое окно, в котором нужно выбрать компанию и нажать кнопку "Список сотрудников".

При первоначальном открытии этого окна список заполняется в автоматическом режиме всеми сотрудниками старше 65 лет, а также теми работниками, у которых не указана дата рождения. Пользователь проверяет список сотрудников и с помощью кнопки Del удаляет тех, которые продолжают работать не в удаленном режиме. Произвести это действие можно также через вызов контекстного меню правой кнопкой мыши.

Кроме того, список можно пополнять другими сотрудниками, которые переведены на дистанционку, для чего используется кнопка "Добавить". Программа позволяет добавлять как по одному сотруднику, так и сразу всех из подразделения.

Информация о номере мобильного телефона попадет в новый отчет автоматически, если она ранее была указана в карточке сотрудника. Проверить сведения можно через вкладку "Кадры" и далее в разделе "Сотрудники". Что касается номеров автомобиля, социальной или проездной карты, то их нужно добавить вручную.

После того как произведено редактирование всех необходимых сведений, пользователь нажимает кнопку внизу экрана - "Сохранить макет".

Далее откроется окно, через которое можно скачать макет нового отчета.

Макет формируется в формате Microsoft Excel. Он состоит из 3-х вкладок - титульный лист, сведения о работниках и подсказки по социальной карте.

Для заполнения макета пользователь в 1С использует кнопку "Титульный лист".

Затем он копирует заполненные сведения и вставляет их в созданный макет.

Далее пользователь нажимает кнопку справа снизу - "Сведения о сотрудниках" и копирует сведения для заполнения файла Excel. Для более быстрого заполнения имеет смысл использовать кнопку "Выделить ячейки".

Когда первый отчет будет сформирован, в последующем при открытии сервиса перечень сотрудников в автоматическом режиме заполнится теми, которые уже были в нем. В список не попадут уволенные работники, если таковые имеются. Если в компанию приняты новые сотрудники старше 65 лет, они также будут включаться в повторный отчет автоматически.

Новый отчет нельзя отправлять сразу через 1С, например, с использованием сервиса 1С-Отчетность. Заполненный макет нужно загрузить в электронном формате на сайте my.mos.ru/login или же отправить его через личный кабинет юрлица или ИП. Для этого у пользователя должна быть ЭЦП, оформленная в аккредитованном удостоверяющем центре.

Особый момент

В связи с большим количеством пользователей, работающих с ресурсом по передаче отчета, сервис не выдерживает нагрузки. Многие работодатели так и не смогли подать новый отчет в обозначенные сроки. На данный момент нет информации о том, будут ли к ним применена административная ответственность и штрафные санкции, ведь, по сути, они не смогли исполнить обязанность из-за технических неполадок на сайте.

Если существуют какие-то проблемы с отправкой нового отчета, специалисты рекомендуют продолжать попытки представления информации, а также подавать руководству служебные записки. Кроме того, имеет смысл сохранять скриншоты неудачных попыток с указанием времени и даты, что в последующем будет служить доказательством в случае судебного разбирательства.

 Шпаргалка по новому отчету

• С 12 октября 2020 г. столичные работодатели должны сдавать в мэрию новый отчет по сотрудникам на удаленке как по трудовым, так и ГПХ договорам;
• В отчете отражаются сведения о номерах телефонов сотрудников, номерах их автомобилей, транспортных карт;
• Отчет нужно сдавать каждую неделю по понедельникам;
• Для исключения риска привлечения работодателя к ответственности за незаконную обработку персональной информации от каждого работника получается соглашение об обработке вновь полученных сведений;
• За непредставление отчета или представление недостоверной информации компанию накажут штрафом или приостановкой деятельности;
• Штрафы устанавливаются на основании ст. 20.6.1 КоАП РФ за нарушения правил режима повышенной готовности;
• Размер штрафа - от 10 тыс. до 1 млн. руб.

Остались вопросы по сдаче нового отчёта или нужна помощь в обновлении программы 1С? Закажите консультацию наших специалистов!