Как в 1С:Бухгалтерии 8 исправить УПД

Если в УПД обнаружена ошибка, ее нужно исправить. Порядок действий зависит от того, какой статус имеет универсальный передаточный документ. К примеру, если у него статус «1» (документ является и первичным, и счетом-фактурой), то ошибки нужно исправлять без нарушения требований, установленных для счетов-фактур и первичных учетных документов. Если у документа статус «2», порядок его исправления будет другим.

Как внести исправления в УПД

Налоговая инспекция в своем письме от 21.10.2013 г. № ММВ-20-3/96@ рекомендовала использовать универсальный передаточный документ (УПД) для следующих целей:

• учитывать факты хозяйственной жизни;
• подтверждать затраты в целях исчисления налога на прибыль;
• реализовывать право на налоговый вычет по НДС.

В приложении № 7 к Письму ФНС от 17.10.2014 г. № ММВ-20-15/86@ налоговики пояснили, как нужно вносить исправления в УПД, если он сформирован с разными статусами.

УПД имеет статус «1» (и первичный документ, и счет-фактура):

• ошибки в показателях, которые относятся одновременно и к первичке, и к счету-фактуре, и во втором случае квалифицируются как ошибки, препятствующие налоговикам при проведении налоговой проверки идентифицировать стороны сделки, названия товаров, их стоимость, а также налоговую ставку и сумму налога. Исправлять ошибки нужно через составление нового исправленного УПД со статусом «1»;
• ошибки в показателях, которые относятся только к счету-фактуре или и к счету-фактуре, и к первичному документу и в части счета-фактуры квалифицируются как ошибки, не препятствующие налоговикам при проведении налоговой проверки идентифицировать стороны сделки, названия товаров, их стоимость, а также налоговую ставку и сумму налога. Исправлять ошибку нужно через составление нового исправленного УПД со статусом «2» (независимо от первоначального статуса документа);
• ошибки в показателях, которые относятся только к первичному документу. Исправлять ошибки нужно через составление нового исправленного УПД со статусом «2».

УПД имеет статус «2» (только первичный документ):

• ошибки в показателях. Их нужно исправить через составление нового исправленного УПД со статусом «2»;
• ошибки в показателях, которые станут причиной изменения сведений о стоимости отгрузки и обязанности выставлять счета-фактуры. Исправить их нужно в части первичного документа через составление нового исправленного УПД со статусом «2», а счет-фактуру на основании исправленной информации об отгрузке формировать отдельно.

При исправлении ошибок в универсальном передаточном документе нужно соблюдать п. 7 Правил, утвержденных Постановлением Правительства от 26.12.2011 г. № 1137 и ч. 7 ст. 9 Закона от 26.11.2011 г. № 402-ФЗ.

Соответственно, если нужно исправить ошибки в показателях, относящихся одновременно и к счету-фактуре, и к первичному документу (информация о покупателе или продавце, товаре, цене или количестве и т.п.), требуется выставить новый исправленный УПД со статусом «1». И в нем:

• сохраняются сведения по показателям строки (1) УПД до корректировки и заполняется строка (1а) с указанием порядкового номера исправления и даты его корректировки;
• сохраняются сведений из первичного УПД и указываются уточненные (скорректированные) данные по тем позициям, которые требуется исправить;
• указываются все подписи в том же порядке, который использовался для первичного УПД.

Скорректированный УПД будет отражен:

• для целей бухучета и налога на прибыль — в порядке, как при исправлении показателей отдельного первичного документа;
• для целей НДС — как скорректированный счет-фактура согласно требованиям Постановления № 1137.

Если требуется исправить ошибки в показателях, относящихся только к первичному документу (информация о достоверности покупателя, о сертификате соответствия и т.п.), нужно выставить новый исправленный УПД со статусом «2». И в нем:

• сохраняются сведения по показателям строки (1) УПД до корректировки и заполняется строка (1а) с указанием порядкового номера исправления и даты его корректировки;
• сохраняются сведения из первичного УПД и указываются уточненные (скорректированные) данные по тем позициям, которые требуется исправить;
• указываются все подписи в том же порядке, который использовался для первичного УПД.

Так как скорректированный УПД не касается отношений, которые связаны с расчетом НДС и налоговыми вычетами по нему, то его:

• не подписывают в том порядке, который установлен для счетов-фактур, т.е. директором, главбухом или иными уполномоченными лицами;
• не регистрируют в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур, а также в книгах покупок и продаж.

Как исправить информацию, относящуюся к счету-фактуре и первичному документу

Если в УПД сведения относятся и к счету-фактуре, и к первичному документу, то в 1С:Бухгалтерии 8 вносить исправления нужно в следующем порядке.

Допустим, 26 января компания ООО «ТФ-Мега» (продавец, плательщик НДС) заключила договор с ООО «Торговый дом» (покупатель). Предмет договора — поставка сумок. Менеджер по закупкам покупателя получил по доверенности товары на складе продавца и самовывозом доставил на свой склад. По согласованию между сторонами операция оформлялась через выставление УПД.

2 февраля обнаружилось, что в УПД ошибка в цене товара, не соответствующей условиям договора. Для исправления ошибки оформляется исправленный УПД.

Продавец отражает операции в следующем порядке:

• отгрузка сумок;
• исправление ошибки;
• печать исправленного УПД;
• регистрация исправленного УПД.

Как отгрузить товары

В программе нужно провести регистрацию отгрузки (реализации) сумок покупателю и выставить счет-фактуру. Для этого используется документ «Реализация (акт, накладная, УПД)» с указанием вида операции «Товары (накладная, УПД)». При этом переключатель под таблицей должен быть установлен в положении «УПД». Для создания документа нужно зайти в меню «Продажи» и выбрать раздел «Продажи».

При этом между сторонами была договоренность об оформлении УПД со статусом «1».   

Зайдя в меню «Отчеты», далее в раздел «НДС» и выбрав «Книга продаж», можно найти зарегистрированный выставленный счет-фактуру в составе УПД за 1 квартал. 

Как исправить ошибку

Чтобы исправить ошибку в выставленном УПД, используется документ «Корректировка реализации» с указанием вида операции «Исправление в первичных документах». Для этого пользователь заходит в меню «Продажи» и выбирает раздел «Продажи».   

Для создания этого документ используется документ «Реализация (акт, накладная, УПД» через кнопку «Создать на основании» (рис. выше).

В новом документе «Корректировка реализации» во вкладке «Товары» в графе «Цена» в строчке «после изменения» пользователь указывает верную цену по условиям договора. Остальные поля рассчитываются в автоматическом режиме.

Так как ошибка связана с показателями и счета-фактуры, и первичного документа, исправление должно отразиться для целей НДС, бухгалтерского и налогового учета. Тогда в документе «Корректировка реализации» в графе «Отражать корректировку» нужно поставить значение «Во всех разделах учета».

Перед печатью исправленного УПД нужно проверить достоверность информации во вкладке «Дополнительно» документа «Корректировка реализации».  

Так как реализация оформлена через УПД, т.е. был поставлен переключатель в это положение в документе «Реализация (акт, накладная, УПД)», и в документе «Корректировка реализации» переключатель должен быть в положении «УПД».

При нажатии кнопки «Записать» или «Провести» этого документа в 1С:Бухгалтерии создается исправленный счет-фактура. В него можно перейти через список связанных документов. Он открывается по кнопке, которая находится рядом с кнопкой «Создать на основании».

В новом счете-фактуре поля заполняются автоматически согласно документу «Корректировка реализации»:

• «Документы-основания» — ссылка на соответствующий документ корректировки;
• «Код вида операции» — показатель «01», свидетельствующий об отгрузке товаров, работ, услуг;
• «Сумма» — будет указано, что равна нулю, поскольку с 2015 года налогоплательщики, которые не являются посредниками, действующими от своего имени, не заполняют журнал учета счетов-фактур;
• табличная часть — в ней будет заполнена информация о реквизитах платежно-расчетного документа на величину предоплаты, если она была;
• «Выставлен (передан контрагенту)» — указывается дата формирования документа «Корректировка реализации», которую нужно заменить на дату фактически выставленного исправленного счета-фактуры (при необходимости). Если между сторонами есть соглашение об обмене электронными счетами-фактурами, то в графе ставится дата отправки электронного файла оператором ЭДО, которая указывается в подтверждении от него;
• переключатель «Составлен» ставится в значение «На бумажном носителе», когда между сторонами нет соглашения об обмене электронными счетами-фактурами.            

Как просмотреть и распечатать исправленный УПД

Чтобы оформить исправленный УПД, используется кнопка «Печать» через документы «Корректировка реализации» с видом операции «Исправление первичных учетных документов» или через «Счет-фактура выданный».    

Так как форма УПД основана на счете-фактуре, корректировка информации в ней подчиняется порядку, определенному Постановлением № 1137, а именно:

• в исправленном УПД нужно внести показатели из первоначального УПД, а ошибочные заменить верными;
• в строке (1а) следует указать порядковый номер исправления и его дату.

Чтобы обеспечить соответствие требованиям внесения исправлений в первичку (ч. 7 ст. 9 Закона № 402-ФЗ), требуется:

• обеспечить соответствие информации в скорректированном УПД данным первоначального УПД — причем с обеих сторон сделки;
• поставить подписи, изначально проставленные на первоначальном документе.           

В скорректированный УПД из первоначального варианта документа автоматически перенесется информация об основаниях передачи (сдачи) и получении (приемке), о транспортировке и грузе, а также иные данные об отгрузке и передаче.

Остальную информацию требуется отредактировать или же внести в исправленный УПД через режим редактирования. Он включается или отключается через кнопку с изображением карандаша — она находится в верхней строке документа.

Как зарегистрировать исправленный УПД

Чтобы зарегистрировать исправленный УПД в книге продаж, нужно ориентироваться на порядок, определенный Постановлением № 1137 для регистрации исправленных счетов-фактур.

Согласно п. 3 правил ведения книги продаж, если нужно внести изменения в книгу продаж, счет-фактура регистрируется в том налоговом периоде, в котором зарегистрирован первичный счет-фактура до внесения изменений.

Согласно п. 11 этих же правил, если нужно аннулировать запись в книге продаж после окончания налогового периода из-за корректировки счета-фактуры, нужно использовать дополнительные листы за налоговый период, в котором зарегистрирован первичный счет-фактура до внесения изменений.

Исправленные счета-фактуры в данных ситуациях нужно регистрировать в книге продаж или доплисте к ней по мере возникновения обязанности платить налог. При этом заполняются графы книги или листа к ней необходимой информацией.

Соответственно, в нашем примере первичный УПД составлен 26 января. Исправления внесены 2 февраля. В книге продаж за 1 квартал нужно сделать запись об аннулировании первичного УПД, а затем зарегистрировать исправленный УПД. Для этого пользователь заходит в меню «Отчетность», выбирает раздел «НДС» и далее заходит в «Книга продаж».

Как исправить информацию, относящуюся к первичному документу

Если в УПД сведения относятся только к первичному документу, то в 1С:Бухгалтерии 8 вносить исправления нужно в следующем порядке.

Допустим, 26 января компания ООО «ТФ-Мега» (продавец, плательщик НДС) заключила договор с ООО «Торговый дом» (покупатель). Предмет договора — поставка сумок. Менеджер по закупкам покупателя получил по доверенности товары на складе продавца и самовывозом доставил на свой склад. По согласованию между сторонами операция оформлялась через выставление УПД.

2 февраля обнаружилось, что в УПД ошибка в сведениях о декларации соответствия на сумки. Для исправления ошибки оформляется исправленный УПД.

Продавец отражает операции в следующем порядке:

• отгрузка сумок;
• исправление ошибки;
• печать исправленного УПД.

Как отгрузить товары

В программе нужно провести регистрацию отгрузки (реализации) сумок покупателю и выставить счет-фактуру. Для этого используется документ «Реализация (акт, накладная, УПД)» с указанием вида операции «Товары (накладная, УПД)». При этом переключатель под таблицей должен быть установлен в положении «УПД». Для создания документа нужно зайти в меню «Продажи» и выбрать раздел «Продажи».

При этом между сторонами была договоренность об оформлении УПД со статусом «1».   

Зайдя в меню «Отчеты», далее в раздел «НДС» и выбрав «Книга продаж», можно найти зарегистрированный выставленный счет-фактуру в составе УПД за 1 квартал.

Как исправить ошибку

Чтобы исправить ошибку в выставленном УПД в части сведений только по первичке используется документ «Корректировка реализации» с указанием вида операции «Исправление в первичных документах». Для этого пользователь заходит в меню «Продажи» и выбирает раздел «Продажи».   

Для создания этого документа используется документ «Реализация (акт, накладная, УПД» через кнопку «Создать на основании».

Так как ошибка относится только к показателям первичного документа, не требуется вносить исправления в счет-фактуру и исправлять бухгалтерский и налоговый учет. Тогда в новом документе «Корректировка реализации» в графе «Отражать корректировку» нужно поставить значение «Только в печатной форме».

Поскольку операция оформлялась через УПД, т.е. использовалось соответствующее положение переключателя, то в документе «Корректировка реализации» его также нужно поставить в положение «УПД».  

При необходимости внесения в первичный УПД исправлений в части сведений, содержащихся в информационной базе (о грузоотправителе, грузополучателе, декларации соответствия и т.п.), новые данные указываются во вкладке «Дополнительно». После этого документ записывается.

При необходимости внесения исправлений в первичный УПД, сформированный вручную в режиме редактирования, пользователь вызывает печатную форму исправленного УПД (в самом документе). И в ней аналогично в режиме редактирования указывает верную информацию.

Так как в рассматриваемом случае ошибка содержится в данных о декларации соответствия, которые находятся в информационной базе, до вызова печатной формы исправленного УПД нужно указать верную информацию — во вкладке «Дополнительно» документа «Корректировка реализации».

Как просмотреть и распечатать исправленный УПД

Чтобы оформить исправленный УПД, используется кнопка «Печать» из документа «Корректировка реализации» через вид операции «Исправление в первичных документах».

В исправленном УПД автоматически отражается такая информация (согласно Приложению № 7 к Письму от 17.10.2014 г. № ММВ-20-15/86@):

• «Статус» — показатель «2»;
• строка (1) — номер и дата первичного УПД;
• строка (1а) — номер исправления УПД и дата его внесения;
• строка [12] — исправленная информация о декларации соответствия. 

Другая информация требует редактирования или внесения в исправленный УПД через режим редактирования. Он включается или отключается по кнопке с изображением карандаша. Она расположена в верхней строке документа.

Исправленный УПД в части счета-фактуры не нужно подписывать. 

В части исправленного УПД, относимой к первичному документу, ставятся подписи по тому же механизму, как они ставились на первичном УПД.

Сервисы, помогающие в работе бухгалтера, вы можете приобрести здесь.

Хотите установить, настроить, доработать или обновить «1С»? Оставьте заявку!