Работодатель, являясь налоговым агентом, обязан предоставлять в ИФНС сведения по налогу (исчисленному, удержанному и уплаченному) на доходы физ.лиц, по всем лицам, которым было выплачено любое вознаграждение (материальное или денежное) или был предоставлен иной вариант финансовой выгоды.
Эти сведения должны быть поданы в налоговую инспекцию посредством заполнения формы «2-НДФЛ» не позднее 01 апреля текущего года, или в первый рабочий день, следующий за указанной датой, если она выпала на выходной день. В данной форме отображаются все доходы, полученные физическим лицом, а также примененные к нему удержания, налоговые вычеты, прочие перечисления за отчетный налоговый период. Помимо указанной формы существует еще форма справки 2-НДФЛ, которую работодатель может предоставить работнику по письменному заявлению для его личных целей, тем самым подтвердив его доход и НДФЛ.
Как сформировать справку 2 НДФЛ в программе 1С версии 8.3 рассмотрим на примере использования «1С: Зарплата и управление персоналом, редакция 3.1», т.к. заполнение формы 2-НДФЛ в программе 1С: Бухгалтерия как версии 8.3, так и версии 8.2 будет аналогичное. Воспользуемся пошаговой инструкцией по формированию форм 2-НДФЛ указанной ниже:
Подготовка к работе и проверка данных
Чтобы правильно рассчитать НДФЛ работнику нужно проверить правильно ввода всех ключевых сведений:
- о заработной плате, листках нетрудоспособности, отпусках;
- об имеющихся вычетах (профессиональных, личных, стандартных, социальных);
- о других имеющихся доходах и выполненных по ним удержаниях.
Начислить заработную плату работнику можно воспользовавшись документом «Начисление зарплаты», раздел «Зарплата-Все начисления». Сведения о листках нетрудоспособности и отпусках также вносятся сюда. Автоматически формируются НДФЛ, страховые взносы и удержания.
Остальные документы, имеющие отношение к НДФЛ можно посмотреть во вкладке «Налоги и взносы/Все документы по НДФЛ».
Кроме того, в этом разделе можно формировать справки 2-НДФЛ для физ.лиц. Рассмотрим часто используемые документы более подробно:
Заявление на налоговые вычеты по НДФЛ.
В данном документе отображаются стандартные вычеты на детей, а также персональные вычеты работника. В документе стандартных вычетов обязательно нужно указывать период – месяц начала вычетов (в шапке документа) и месяц окончания (в таблице).
Операция учета налога на доход физического лица.
Данный документ отображает прочие полученные физическим лицом доходы, те, которые не были учтены в программе, а поэтому их необходимо учесть вручную, заполнив вычеты по НДФЛ, удержания, начисления, перечисления. Все проведенные операция отображаются на конкретную дату.
Уведомление налогового органа о праве физического лица на вычеты.
Этот документ применяется к социальным и имущественным вычетам, период действия уведомления должен быть указать непосредственно в шапке документа.
Заполнение справки 2-НДФЛ для последующей передачи в ИФНС
Создать новую справку можно либо в разделе «Налоги и взносы-2-НДФЛ для передачи в ИФНС», либо выбрав нужный документ во вкладке «Налоги и взносы-Все документы по НДФЛ». Сформировать новую справку можно нажатием кнопки «Создать» в открывшемся журнале, заполнив следующие сведения:
- год – отчетный период, за который формируется данная справка;
- ОКТМО/КПП – указание территориальной принадлежности организации к месту сдачи налоговой отчетности. Данные сведения можно заполнить во вкладке «Главное – Организации», используя закладке «Регистрации в налоговых органах»;
- в ИФНС (код)/с КПП – указать реквизиты налоговой инспекции, куда будет сдаваться налоговая отчетность;
- вид справок – может иметь два значения: «О невозможности удержания НДФЛ» и «Ежегодная отчетность»;
- Кнопки «Корректирующая», «Исходная», «Аннулирующая» указывают на статус справки 2-НДФЛ.
Заполнить справку 2-НДФЛ можно нажав «Заполнить». Функция «Пронумеровать» нужна, когда ввод сведений о сотрудниках происходит вручную, используя кнопку «Подбор». Корректность введенных сведений, еще до отправки, можно проверить нажав «Проверить», запустив встроенный в программу алгоритм проверки. Правильность персональных сведений, указанных в личной карточке, предоставляемых расчетов, все будет проверено автоматически. Перед тем как отправить документ, нужно выполнить его проводку, нажав «Провести». Отправить справку 2-НДФЛ в ИФНС можно с помощью файла универсального обмена данными (формат xml), нажав «Выгрузить».
Если сервис «1С-Отчетность» подключен, то сформированный документ можно сразу же отправить в налоговый орган. Если такой сервис вам не доступен – обратитесь к представителям компании-разработчика. Специалисты объяснят, как быстро и правильно выполнить нужные настройки. Если сервис доступен, то нужно выполнить следующие действия:
- найти во вкладе меню раздел «Отправить-Отправить в контролирующие органы».
- провести on-line проверку правильности выполненных расчетов, используя вкладку «Отправить-Проверить в интернете». Если при проверке возникла ошибка, то внизу строки можно будет посмотреть причину этой ошибки (некорректная строка будет выделена красным цветом, а внизу указана причина).
Сформировать справочный отчет по форме 2-НДФЛ в программе 1 С на любого сотрудника организации можно двойным щелчком мыши по любой строчке, однако распечатать такую справку или сохранить, используя подобный способ невозможно.
Заполнение формы справки 2-НДФЛ для работника
Все вычеты на сотрудника (персональные, стандартные, имущественные и социальные) можно посмотреть в личной карточке во вкладке «Налог и доходы» (раздел «Кадры-Сотрудники», либо «Справочники-Сотрудники») используя ссылку «Предоставляются стандартные и имущественные вычеты, ставка…». Размер налоговой ставки определятся тем фактом, является ли работник организации резидентом России или нет. В данной вкладке можно внести корректировку в уведомление на налоговый вычет или же исправить размер стандартного вычета. Для это нужно войти в раздел «Зарплата и кадры-НДФЛ-Все документы по НДФЛ».
Создать новую справку можно аналогично рассмотренному выше примеру.
Создание справки аналогично предыдущему примеру:
Зайти в раздел «Зарплата и кадры-НДФЛ-2-НДФЛ для сотрудников», либо во вкладку «Зарплата и кадры-НДФЛ-Все документы по НДФЛ».
В появившемся журнале выбрать «Создать», заполнив в шапке документа следующие сведения:
- год – отчетный период, за который предоставляются данные по работнику;
- сотрудник – работник, состоящий в штате организации, либо работающий по срочному трудовому договору и получавший доход в организации(-ях) за указанный отчетный период;
- формировать – указать территориальную принадлежность к месту учета в налоговом органе:
«Сводно» - когда сведения о размере доходов суммируются по всем местам работы сотрудника. Как пример: сотрудник в течение отчетного года переходил из одного филиала (подразделения) организации в другой и при этом работал на неполной ставке.
«В разрезе кодов ОКТМО/КПП и ставок налога» - с указанием конкретного налогового органа.
ИФНС – указывается территориальная налоговая инспекция.
Как только все поля справки 2-НДФЛ будут заполнены, нажимаем «Заполнить».
Рассмотрим начисления НДФЛ по двум ставкам – 13 и 35%. Левая часть таблицы представляет собой сведения о заработной плате и прочим доходам сотрудника (в закладках указаны «13%» и «35%»). Правая часть таблицы – действующие налоговые вычеты работника. Размер вычетов уменьшает налоговую базу.
НДФЛ в 35% применяется к доходам, полученным от банковских и иных вкладов, процентная ставка которых выше ставки рефинансирования ЦБ РФ, либо если был получен займ, проценты которого ниже, указанной ставки. Также подобной ставкой облагаются выигрыши в лотерею, полученные подарки и т.д.
Так, например, работник взял в организации беспроцентный займ на сумму 150 тысяч рублей на срок с 01 февраля по 30 апреля 2019 года.
Материальная выгода работника, полученная в феврале будет рассчитана по формуле:
150 000руб.* (2/3 *(7,75% - 0%)) *28/365 = 598, 36
Где:
150 000 руб. – размер полученного займа.
2/3 *(7,75% - 0%) – 7,75% - ставка рефинансирования ЦБРФ в указанный период. Если процентная ставка, указанная в займе ниже ставки рефинансирования, то согласно Налоговому кодексу, налогом облагается 2/3 разницы этих ставок.
28 – календарные дни в феврале.
365 – календарные дни в году.
За остальные месяцы материальная выгода рассчитывается подобным способом, учитывая уменьшающуюся сумму основного долга и количество календарных дней в данном месяце.
Размер суммы НДФЛ от полученной материальной выгоды взимается по ставке 35%.
Полученный доход в справке 2-НДФЛ отражается в соответствующем разделе. Как правило, справка 2-НДФЛ для работников организации предоставляется в печатном виде (вкладка «Справка о доходах (2-НДФЛ)»).
Остались вопросы? Закажите консультацию наших специалистов!
