Данный вопрос может возникнуть у тех, кто имеет сертификат электронной подписи, если требуется подписать цифровой подписью документы без применения привычных систем, в которые встроены специализированные модули. В этой статье разберемся с вариантами заверения ЭД любых типов при помощи известных программ.
Какие документы необходимо подписывать ЭЦП?
На данный момент электронную подпись возможно ставить под любые документы. Вопрос нужности этого действия решается договоренностями между сторонами, являющимися отправителем и получателем документа.
Если можно не использовать бумажные аналоги, советуют подписать файл при помощи цифровой подписи. Отправителями и получателями могут быть как граждане, так и организации, а также государственные структуры.
Если есть возможность обойтись без бумажных аналогов и их передачи, рекомендуется подписать файл электронной подписью (ЭЦП). Отправителями и получателями могут выступать физические и юридические лица, государственные структуры.
Выделяют несколько случаев, когда нужна цифровая подпись:
- ЭДО. Наиболее распространенная область использования электронных подписей. В зависимости от договоренностей между участниками, документы можно подписывать простой (к примеру, при обмене внутри фирмы) или квалифицированной цифровой подписью.
- Передача отчетов в органы надзора. Многие службы рекомендуют пользоваться обменом информацией в электронном варианте. Чтобы подать отчетность таким методом, необходимо заверить документацию ЭЦП. Безбумажная отчетность облагает множеством достоинств. Например, автоматизированной проверкой ошибок и отсутствием ручного ввода.
- Отправка заявлений на сайте «Госуслуги». С помощью портала россиянам можно обращаться в разные государственные ведомства, не посещая их лично.
- Арбитражные разногласия в суде. ЭД, удостоверенный усиленной подписью - это аналог стандартно подписанных бланков. Документы с ЭЦП обладают законной силой и служат в суде доказательствами.
Что требуется, чтобы подписать документ электронной подписью?
1. Сам документ. Вы должны быть уверены, что в нем отсутствуют ошибки и он не потребует изменений. В документе, заверенном при помощи ЭП, запрещены изменения. Если они понадобятся, придется сделать исправленный документ, повторно заверить и направить контрагенту.
2. Актуальный сертификат ЭЦП. С его помощью можно определить, кто подпишет документ. По сравнению с сертификатом простой подписи, он придает документу законную силу. Очень важно правильно выбирать вид сертификата, если у пользователя он не один.
3. Программы, обеспечивающие взаимодействие с механизмами ЭП и криптографии. Они отвечают за работу с владельцами цифровых подписей, чтение, проверку сертификатов, электронных ключей, шифрование. С помощью данного ПО функционируют программы и плагины, предназначенные для формирования и проверки ЭЦП. Примером такого продукта является КриптоПРО CSP.
4. Программы и плагины, необходимые, чтобы проверять и создавать ЭП. Чтобы заверить документы подписью в формате Word и PDF, могут применяться плагины для известных редакторов. Также многие пользуются отдельными программами, с помощью которых можно подписывать и проверять файлы всех форматов.
ПО для подписания ЭД
Подписание документов осуществляется благодаря специальному ПО. К примеру, при помощи плагинов для уже существующих программ либо отдельных приложений. Основные отличия самых востребованных решений отражены в таблице.
Самый известный производитель ПО для взаимодействия с ЭП на отечественном рынке - фирма КриптоПро. Продукты данной компании поддерживают любые носители, виды подписей и предоставляют возможность получить заверенный файл любого вида. Рассмотрим средства, которые требуются для формирования ЭЦП.
КриптоПРО CSP
Основное приложение, обеспечивающее деятельность программ и плагинов от КриптоПРО. ПО нужно скачать на устройство пользователя, желающего работать с ЭП в программах этой компании.
Прямое взаимодействие с этим ПО для получения подписанного документа не предусмотрено. ПО применяется, чтобы настраивать работу с ЭП на компьютере и служит для поддержания следующих возможностей:
- Настройка считывателей закрытых ключей;
- Настройка видов носителей;
- Установка и просмотр сертификатов;
- Настройка параметров алгоритмов шифрования;
- Установка криптопровайдеров по умолчанию;
- Настройки безопасности.
Как правило, настройка производится IT-специалистами, но последующая работа пользователя осуществляется в одном приложении и предполагает несложные однотипные действия.
КриптоАРМ
Приложение для подписи документов, проверки сертификатов и шифрования информации. У стартовой версии ограниченный функционал и бесплатное применение возможно лишь в течение определенного срока. Базовая и стандартная версии имеют ключевые и дополнительные опции.
Для подписания документа ЭЦП в данной программе необходимо осуществить такой алгоритм действий:
Запустить ПО и в верхнем мен кликнуть «Подписать».
Прочитать инструкцию и кликнуть «Далее».
Кликнуть «Добавить файл», если необходимо подписать один файл либо «Добавить папку», если требуется подписать все документы определенного каталога.
В представленном окне выбрать файл и кликнуть «Открыть».
Если нужно, повторить данную процедуру, потом кликнуть «Далее».
На странице дальнейшего шага необходимо выбрать кодировку и расширение в том случае, если значения по умолчанию не подходят и указать каталог для выходных файлов. В нем будут сформированы новые файлы. После установки всех настроек кликнуть «Далее».
Страница характеристик позволяет определить свойства подписи, выбрать вид - присоединенная или открепленная, поставить штампы времени. После выбора всех параметров необходимо кликнуть «Далее».
На последующей странице кликнуть «Выбрать». Откроется вкладка хранилища сертификатов. Из их перечня выберите тот, которым подпишете документ или папку. После этого кликните «Далее».
Откроется страница с заключительным этапом. Если вы будете применять эти параметры, чтобы поставить подпись в другом документе, можете сохранять профиль, установив галочку. После этого кликните «Готово».
Возникнет сообщение об окончании действия. В указанном каталоге будут сформированы файлы подписей.
Остались вопросы? Закажите консультацию наших специалистов!
