Для выдачи подарков работникам или их детям издается соответствующий приказ. Сами презенты нужно выдавать под подпись, а затем мероприятие зафиксировать корреспонденцией в бухучете. Кроме того, нужно учесть, что с суммы подарка свыше 4 000 руб. следует удержать НДФЛ.
Что представляет собой подарок?
Согласно законодательству РФ подарок имеет такие характеристики:
- деньги или ценное имущество;
- передается в собственность на безвозмездной основе;
- ценность как связана, так и не связана с выполнением профессиональных обязанностей.
В такой ситуации согласно ст. 191 ТК РФ даритель - это работодатель, а одаряемый - это сотрудник.
Как оформляются подарки?
Чтобы выдать подарки сотрудникам, нужно оформить соответствующий распорядительный документ - приказ директора. Если стоимость презента больше 3 000 руб., дарение оформляется письменным договором согласно ст. 574 ГК РФ. Соглашение можно оформить как многостороннее, если сотрудников много (ст. 154 ГК РФ). Кроме того, нужно сформировать ведомость на передачу подарков - в ней персонал будет подтверждать подписью получение презента.
В общем виде оформление подарков проводится следующими действиями:
- издание приказа, с которым персонал знакомится под подпись;
- формирование ведомости и проставление подписи каждым работником в момент получения подарка;
- оформление договора дарения при стоимости презента более 3 000 руб.
В договоре указывается название подарка, дата и место составления, информация о компании и работниках, описание презента с характеристиками и стоимостью, подписи сторон.
Как подарки отображаются в бухучете?
Для отображения подарка в бухучете не надо использовать сч. 70, поскольку он не связан с исполнением должностных функций. Целесообразно использовать сч. 73.
В бухучете нужно отразить такую корреспонденцию:
- Покупка презента
Дт 10 Кт 60 - отражение цены приобретения;
Дт 19 Кт 60 - учет входного НДС;
Дт 68 Кт 19 - заявление к вычету входного НДС.
Покупку подарка разрешается отразить и другим способом - стоимость относится на прямую на Дт сч. 91 без учета сч. 10. Учет подарков для детей работников нужно отразить за балансом, к примеру, на сч. 012. Этот момент связан с тем, что приобретенные ценности не считаются активом, т.к. работодатель не планирует получить экономическую выгоду от их использования.
- Выдача презента
Если презент в качестве ценного имущества:
Дт 73 Кт 41 (10, 43) - выдача подарка;
Дт 91 Кт 73 - отнесение стоимости в затраты;
Дт 91 Кт 68 - начисление НДС с безвозмездной передачи подарка;
Дт 70 Кт 68 - удержание НДФЛ с презента стоимостью более 4 000 руб.;
Дт 99 Кт 68 - отражение постоянного налогового обязательства в размере 20% от стоимости подарка;
Если презент в виде денег:
Дт 73 Кт 50 - выдача денежных средств из кассы;
Дт 91 Кт 73 - признание в расходах стоимости подарка;
Дт 70 Кт 68 - удержание НДФЛ с презента стоимостью более 4 000 руб.;
Дт 99 Кт 68 - отражение постоянного налогового обязательства в размере 20% от стоимости подарка.
Особенности по подаркам для клиентов
Подарки контрагентам или клиентам - это безвозмездная передача, предполагающая начисление НДС. Кроме того, стоимость таких презентов не уменьшает налог на прибыль. Для учета затрат на покупку подарков нужно иметь их документальное обоснование.
К примеру, можно закрепить во внутренней документации компании общие критерии контрагентов или клиентов, сотрудничество с которыми экономически значимо для ведения бизнеса. И в качестве способа удержания клиентов как раз можно указать вариант - вручение ценных подарков к конкретным датам или праздникам, перечень которых также нужно утвердить в локальных документах.
Вручение открыток, а также затрат по ним можно учесть в составе прочих расходов.
Порядок налогообложения презентов персоналу или контрагентам
НДФЛ
Подоходный налог рассчитывается с суммы более 4 000 руб. Причем НДФЛ рассчитывается как с материальных, так и с нематериальных доходов.
При расчете НДФЛ надо:
- суммировать стоимость всех подарков, выданных сотруднику в отчетном году;
- из результата вычесть 4 000 руб. - размер дохода, не облагаемого налогом;
- рассчитать НДФЛ по ставке 13% (для резидентов) и 30% (для нерезидентов).
Если подарок в виде денег, то НДФЛ удерживается сразу в день их выплаты, а перечисляется не позже дня, идущего за днем вручения подарка.
Если подарок неденежный, то НДФЛ удерживается за счет ближайшей по сроку денежной выплаты, а перечисляется не позже дня, идущего за днем удержания.
Страхвзносы
Вне зависимости от того, сколько стоит подарок, страхвзносы на него начислять не нужно. Об этом указано в ст. 420 НК РФ или в ст. 20.1 Закона № 125-ФЗ.
НДС
Согласно ст. 146 НК РФ на подарки нужно начислять НДС, причем на их покупную стоимость без НДС. Если компания дарит собственную продукцию, то НДС начисляется на ее себестоимость.
На все подарки согласно заполненной ведомости нужно сформировать один счет-фактуру. Принимать к вычету входной НДС можно только в том случае, если имеется счет-фактура поставщика.
Налог на прибыль
Согласно ст. 270 НК РФ налог на прибыль на презент начислять не нужно. Дело в том, что он передается сотруднику безвозмездно, а потому его стоимость не нужно учитывать при исчислении налога.
Обобщение по налогам и сборам
В целом можно выделить такие основные моменты по налогам и сборам:
- НДФЛ платится с суммы больше 4 000 руб., исчисляемой нарастающим итогом. Для резидентов тариф 13%, для нерезидентов - 30%;
- страхвзносы не рассчитываются и не уплачиваются;
- НДС начисляется на стоимость подарка без НДС или же на себестоимость;
- налог на прибыль не рассчитывается.
Порядок налогообложения подарков детям сотрудников
Если подарки предусмотрены детям, то учитывать расходы нужно по особенным правилам:
- база по НДФЛ определяется как общая сумма всех подарков вне зависимости от того, кому они предназначены - самому работнику или ребенку. Из нее удерживается необлагаемая часть - 4 000 руб.;
- страхвзносы не нужно начислять, поскольку такой доход никак не относится к трудовой деятельности сотрудника;
- затраты на покупку детских подарков не нужно учитывать при исчислении налога на прибыль;
- НДС нужно начислять на стоимость при покупке детского подарка без НДС. Если дарится своя продукция, налог начисляется на ее себестоимость.
Оформлять детский подарок нужно аналогично взрослому - издать приказ, сформировать ведомость, получить подписи сотрудников, составить договор дарения (при необходимости).
Остались вопросы? Закажите консультацию наших специалистов!
