Каждый месяц юридические лица и индивидуальные предприниматели с устроенными официально сотрудниками должны сдавать отчётность в Пенсионный фонд. Но не всегда это проходит гладко: бухгалтеры могут совершить ошибку или несколько, например, неправильно указать ФИО одного из работников, перепутать ИНН или СНИЛС, просто не внести часть данных. В подобных случаях СЗВ-М можно скорректировать и обойтись без штрафа.
Когда нужно сдавать дополняющую форму
Подавать дополняющую форму в ПФР требуется в случае, если исходный документ содержит ошибки или данные в нём неполные. Если это обнаруживает бухгалтер работодателя, лучше всего сразу же начать готовить дополняющую форму. Также ошибка может быть обнаружена уже во время проверки – в этом случае из ПФР придёт уведомление о том, что требуется внести исправления.
Рассмотрим это на примере. Бухгалтер компании «Промсвязьсервис» сделал и отправил отчёт за сентябрь 2020 года, содержащий информацию о 35 сотрудниках компании.
Спустя день он понял, что допустил ошибку: забыл указать сведения о двух физических лицах, не состоящих в штате компании, но оказавших ей услуги по гражданско-правовому договору.
Поэтому он отослал дополняющую форму, содержащую сведения об этих лицах. В эту форму не были внесены сведения о тех 35 сотрудниках, поскольку ПФР их уже принял.
В результате компания избежала штрафа. Стоит отметить: если форма содержит сведения о 25 или более сотрудниках, отправляться она должна в электронном виде. Если их меньше, то даётся выбор между электронной и бумажной формой.
Заполнение дополняющей формы
Рассмотрим правила заполнения на приведённом ранее примере, в котором бухгалтер не включил в список двух единоразово оказавших компании услуги лиц. Чтобы исправить это, нужно отправить дополняющую форму с их данными – информацию по остальному персоналу указывать уже не требуется.
По шагам заполнение выглядит так:
- Заполняются реквизиты страхователя – номер в ПФР, название организации, в случае с индивидуальным предпринимателем – имя, ИНН.
- Указывается, за какой период подаются дополнительные сведения. В рассматриваемом примере нужно поставить 09 (код для сентября) и 2020.
- Указывается тип формы. На выбор даются три варианта, поскольку в этом случае нужно дополнить исходные данные, ставится «доп».
- Указывается информация про каждое неучтённое лицо, не дублируя те сведения, что уже были указаны в исходной форме.
Важно: если физическое лицо не имеет идентификационного номера налогоплательщика, то поле для ИНН следует оставить пустым.
Если были внесены данные обо всех сотрудниках, но после отправки в них нашлась ошибка или несколько, исправление делать следует иначе. Его порядок будет сложнее – придётся подготовить две формы. Составляется отменяющая форма (тип формы «отмн»). В ней указываются лица, исходную информацию о которых следует отменить. Кроме неё составляется и вторая, дополняющая форма с корректными сведениями.
Заполняется эта форма по тем же правилам, что и исходная. Отличие состоит в том, что при указании типа формы нужно выбрать «доп» вместо «исх». Когда ошибки будут исправлены, обе формы одновременно отсылаются в Пенсионный фонд.
Программа 1С:ЗУП позволяет сдавать СЗВ-М без особых проблем, но при одном условии: если полностью и без ошибок занесены все исходные данные.
Штраф за дополняющую СЗВ-М и как избежать его
Штраф назначается Пенсионным фондом при нарушении сроков сдачи дополняющей формы, либо если даже с её учётом все ошибки так и не были исправлены вовремя. За каждого сотрудника, сведения о котором были внесены с ошибками, не полностью, или вовсе отсутствуют, накладывается штраф в 500 рублей на организацию, а также в 300-500 рублей на руководителя.
В рассмотренном ранее примере, если данные о двух лицах так и не удалось бы подать вовремя, организации пришлось бы заплатить 1 000 рублей.
Срок подачи для дополненной формы такой же, как и для исходной – до 15 числа следующего месяца. Даже при самостоятельном обнаружении ошибок, если дополняющая форма отправлена позже этого срока, штраф всё равно будет получен.
Если ответственное лицо не нашло ошибки самостоятельно, после их обнаружения во время проверки в ПФР работодателю направляется уведомление с требованием внести исправления. На это отводится 5 рабочих дней – если исправления будут внесены вовремя, то штраф не накладывается.
Из-за этого СЗВ-М стоит готовить и отправлять не перед самым истечением срока, а пораньше, оставляя запас времени на исправление возможных ошибок.
Даже если вам уже выписан штраф, не всегда стоит сразу его оплачивать. Если ошибки были найдены и отправлены исправления, суд может занять позицию организации. Но даже в случае, если к самой организации будут сняты все претензии, решение о санкциях против её руководителя останутся в силе.
На индивидуальных предпринимателей до 2019 года накладывали двойной штраф – один на страхователя, второй – на ответственное лицо. Но после принятия Федерального закона №444-ФЗ с поправками в КоАП предприниматели должны нести ответственность только как страхователи.
Если при составлении СЗВ-М были допущены ошибки, в этом ещё нет ничего страшного. В законодательстве описана процедура для исправления. Ответственное лицо просто должно отправить дополняющую форму и внести в неё дополненные или исправленные сведения. Оформляется документ по тем же правилам, что и исходная отчётность, сдаётся в те же сроки.
Остались вопросы или нужна помощь в сдаче СЗВ-М? Закажите консультацию наших специалистов!
