В статье описаны этапы проведения проверки бухгалтерских документов с использованием функциональных возможностей программы «1С:Бухгалтерия 8».
Учетная политика
Если отсутствуют требуемые элементы в учетной политике, то это может закончиться нарушениями и некорректными расчетами. При формировании учетной политики чаще всего совершают следующие ошибки:
- Организация определила одну методику бухгалтерского учета, а расчеты выполняет по другой.
- Не обозначено, как ведется раздельный учет. Если он будет отсутствовать, то будут потеряны данные расходов и вычетов. Согласно ст. 149 НК РФ, если выполняются облагаемые и необлагаемые операции, нужно в обязательном порядке вести раздельный учет. Для компаний, которые занимаются экспортом с использованием ставки 0%, ведение раздельного учета тоже необходимо. Методику ведения нужно отобразить в учетной политике, следуя п. 10 ст. 165 НК РФ.
- Методика расчета незавершенного производства не прописана. В итоге налоговики установят самостоятельно порядок ее расчета. В ст. 319 НК РФ обозначено, что налогоплательщик должен установить расчет незавершенного производства в учетной политике и соблюдать его, если он не в состоянии точно вести учет по объектам и распределять прямые расходы по договорам.
Учетная политика – это фундаментальный документ, на базе которого ведут бухгалтерский учет и составляют финансовую отчетность. Важно проводить анализ учетной политики своей организации и дополнять ее, если это требуется.
«Что конкретно нужно проверить перед сдачей отчетности?» – этот вопрос тревожит многие организации. Однако точный ответ на него отсутствует. Его нет ни в Федеральном законе от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», ни в ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации», ни в утвержденном Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н Положении по ведению бухучета и составлению отчетности в РФ.
Проведение проверки документов
База финансовой отчетности основывается на следующих составляющих, которые нужно проверить перед оформлением годовой отчетности:
- первичной документации по хозяйственным операциям;
- регистрах бухучета субъекта хозяйствования.
На этом этапе обнаруживают отсутствие документов по операциям, которые отражены в программе, или выявляют отраженные операции на основе первичных документов.
Ошибки преимущественно делают в первичной документации бухгалтерских счетов «основные средства» (ОС) и «нематериальные активы».
Основные средства
Задача на этом этапе – провести проверку и выяснить, какие объекты приняты к учету. Если ОС, которое могло продолжать работать, выбывает из организации, то в документах необходимо обязательно обозначить основания и причины для выбытия. Нужно учесть последствия выбытия – ликвидацию, поскольку остаточная стоимость ликвидируемых ОС принимается в расходы.
Нематериальные активы
Важно провести проверку, правильно ли приняты к учету нематериальные активы. Как отнести объект в роли нематериального актива к бухучету, описано в ПБУ 14/2007, утвержденном Приказом Министерства финансов РФ от 27.12.2007 г. под № 153н.
Регистры
Следующий этап – проверить по всем задействованным счетам бухучета бухгалтерские регистры: главную книгу и оборотно-сальдовую ведомость. Именно они являются базой для формирования баланса. Когда операции по закрытию периода сделаны, можно приступать к проверке правильности учетных данных.
«Главная книга», расположенная в разделе «Отчеты» в программе «1С», дает возможность создать обобщенный регистр. В нем расшифровываются обороты по дебету и по кредиту, а еще конечное сальдо по счетам (рис. 1).
Если кликнуть по выбранному показателю, то можно перейти из отчета «Главная книга» в режим просмотра отчета «Обороты счета» (рис. 2).
На основе этого отчета можно проверить:
- информацию о корреспонденции каждого счета с прочими счетами;
- сальдо на начало и конец периода по счетам бухучета;
- кредитовые и дебетовые обороты за период.
Этот отчет формируется на стадии анализа бухгалтерских итогов и заполнения форм отчетности.
Оборотно-сальдовая ведомость (ОСВ) дает возможность выполнить проверку важных показателей (рис. 3):
- стоящих на балансе активов: ОС, оборудования к установке, сырья и материалов, вложений во внеоборотные активы;
- прибыли;
- дебиторской и кредиторской задолженностей;
- капитала для продолжения деятельности компании.
Дополнительно ОСВ позволяет проверить контроль расчетов с подотчетными лицами и кассовой дисциплины.
ОСВ позволяет проконтролировать остатки на счетах. Остаток в ОСВ обозначается под знаком «-», если счет активный и с кредитовым сальдо. Идентичным способом выделяется дебетовый остаток по пассивному счету (рис. 3, счет 51). Сальдо по дебету и кредиту на конец года должно быть нулевым для следующих счетов:
- «Продажи» – 90;
- «Прочие доходы и расходы» – 91;
- «Прибыли и убытки» – 99.
Чтобы получить детальную информацию по каждому счету, нужно из ОСВ перейти в карточку конкретного счета, а после проанализировать по его остаткам и проведенным по нему операциям (рис. 4).
Карточка счета позволяет совершить комплекс мероприятий:
- провести анализ данных по документам движения;
- выполнить проверку корректности формирования проводки с выбранным счетом;
- проверить остатки на любом счету бухучета;
- обнаружить и исправить ошибки;
- сделать исправления в выбранном документе.
Оборотно-сальдовая ведомость помогает избежать попадания ошибок в годовую бухгалтерскую отчетность. Подготовительные мероприятия выполняют, чтобы предотвратить применение ПБУ 22/2010 «Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности». Этот стандарт утвержден Приказом Минфина РФ от 28.06.2010 № 63н.
Экспресс-проверка
На финальном этапе нужно запустить обработку «Экспресс-проверка ведения учета» (рис. 5). Это позволяет проверить:
- выполнение положений учетной политики;
- ведение кассовых операций;
- анализ состояния бухучета.
Когда экспресс-проверка выполнена, появляется отчет с результатами. В нем указано число выявленных ошибок. После формируется подробный отчет по каждой обнаруженной ошибке с советами по их исправлению (рис. 6). Из отчета можно вернуться к первичным документам, чтобы подкорректировать неточности.
