Все проекты English Написать директору Вебинары
Импортозамещение
Выбор региона
Ваш город:Минск
Поиск

Внедрение системы электронного документооборота в аппарате Совета депутатов муниципального округа Печатники

Заказчик

Аппарат Совета депутатов муниципального округа Печатники является органом местного самоуправления, осуществляющим исполнительно-распорядительную деятельность. Аппарат Совета депутатов выполняет множество полномочий, некоторые из них это – формирование и исполнение местного бюджета и осуществление полномочий финансового органа муниципального округа в соответствии с Бюджетным кодексом Российской Федерации.


5

Количество автоматизированных рабочих мест

Описание проекта

До реализации проекта хранение документов осуществлялось в бумажном виде и частично в электронном. При этом скан-образы документов и их проекты хранились в общей папке без единой систематизации. Некоторые документы пользователи забывали перенести в общую папку со своего личного компьютера. В результате поиск нужных документов периодически занимал неоправданно много времени.

Специалисты Первого Бита предложили внедрить систему для автоматизации документооборота "1С:Документооборот государственного учреждения".

Этапы выполнения проекта:

1. Обследование текущей системы документооборота

2. Установка программы и ее настройка

3. Ввод нормативно-справочной информации

4. Обучение сотрудников

Работы сдавались на территории Заказчика путем демонстрации работы с разными видами документов (создание, обработка и регистрация). После тестирования работы документов и ввода документов с начала года (за период с января по февраль) была начата работа в программе.
У сотрудников появились возможности быстрого поиска документа по реквизитам "Адресат", "Номер", "Вопрос деятельности", отчеты по документами, контроль исполнения, быстрое формирование документа по шаблону.
Предприятие планирует развивать систему в части организации совместной работы – контроль поручений, календарь и планирование рабочего времени.


Благодаря переходу на программу "1С:Документооборот государственного учреждения" мы смогли упорядочить работу с документами. Теперь они находятся в едином электронном хранилище, каждый сотрудник может быстро найти интересующую его информацию. За счет использования шаблонов документом мы смогли сократить время на подготовку документов. Это означает, что сотрудники смогут сконцентрироваться на подготовке основной части письма, а оформлением и вспомогательными реквизитами за них займется программа.

Алексей Алексеевич Урюпин, глава муниципального округа

Задачи проекта

1

Настройка видов документов для всех имеющихся документопотоков.

2

Настройка шаблонов документов для снижения трудозатрат на подготовку документов.

3

Загрузка в программу карточек документов, зарегистрированных с начала года.

4

Обучение сотрудников.

Результаты работы над проектом

  1. Сокращение трудозатрат на подготовку настроенных видов документов, пользователю остается заполнить только основной текст документа.

  2. Использование программы позволило перейти на единые шаблоны проектов документов. Благодаря этому, а также использованию классификаторов, пользователь при работе с документами может сосредоточиться на работе с основным текстом, остальные реквизиты за него заполнит программа. В результате снизились трудозатраты пользователей на подготовку проектов документов, технические ошибки, время на поиск, отбор и сортировку нужных документов. 
  3. Создан электронный архив документов за 2023 год. Появилась возможность быстрого поиска загруженных документов, их отбора и сортировки, построения отчетов.

  4. Пользователи узнали об основных возможностях программы, научились создавать документы и решать поставленные задачи с использованием программы.

Закажите индивидуальное коммерческое предложение!

Оставьте контакты и наш специалист предложит несколько вариантов внедрения.

Я даю Согласие на обработку персональных данных в соответствии с Политикой Конфиденциальности

Подскажем решение для вашей задачи

Заказать помощь ИТ-специалиста