Описание проекта
Управление образования Бреднинского района использовали в работе бумажный документооборот между 29 организациями. Обмен и согласование документов приводило к задержкам и росту трудозатрат. Сотруднику, который отвечал за процесс, приходилось ездить по организациям, для подписания документов.
Для сокращения временных затрат и оптимизации бизнес-процесса было принято решение по автоматизации.
Партнером стал челябинский офис компании «Первый Бит». В ходе изучения текущего бизнес-процесса, для устранения функционального разрыва, выбрано решение «1С-ЭДО».
Процесс внедрения начался с создания базы данных всех сотрудников, включая материально ответственных лиц, бухгалтеров, руководителей и завхозов. Чтобы создать каждого пользователя системы, необходимо было сначала внести физические лица, а затем привязать к ним учетные записи.
На каждую организацию настроена система «1С-ЭДО», и, чтобы ускорить процесс, одна настройка копировалась на все последующие организации с небольшими корректировками. Настройка системы для всех организаций заняла примерно неделю.
Процесс обучения сотрудников проходил в несколько этапов. Сначала проводилось обучение для заместителя главного бухгалтера и сотрудников управления, затем для сотрудников подведомственных учреждений. Обучение включало детальное объяснение всех процессов и демонстрацию возможностей работы в сервиса 1С-ЭДО.
В результате внедрения сотрудники могли не только обрабатывать стандартные бухгалтерские документы (перечни 61Н и 100Н), но и работать с дополнительными, которые компания запросила в рамках своей учетной политики.
После внедрения документация стала передаваться между организациями электронно, что значительно упростило работу. Теперь документы можно отправлять на проверку и подписывать удаленно, что избавило сотрудников от необходимости ездить на встречи для подписания бумаг. В результате внедрения 1С-ЭДО удалось снизить нагрузку на сотрудников и улучшить исполнительскую дисциплину.
