Все проекты English Написать директору Вебинары
Импортозамещение
Выбор региона
Ваш город:Минск
Поиск

Торговая компания «Стройпарк» на 35% сократила время на работу с договорами и документами за счет внедрения «1С:Документооборот КОРП»

Заказчик

Стройпарк — это сеть DIY гипермаркетов. Работает с 1998 года и является лидером на рынке строительно-отделочных материалов в Томской области. В состав компании входят два офлайн-магазина общей площадью 21500 кв.метра, интернет-магазин, распределительный центр 8500 кв.метров и 20 сервисных услуг (дизайн интерьера, пошив штор, ЛДСП-центр и другие).


110

Количество автоматизированных рабочих мест

800

Количество сотрудников

Описание проекта

В 2023 году компания приняла решение об оптимизации и автоматизации бизнес-процессов, касающихся документооборота. Инструментом для реализации данного решения стала система электронного документооборота на базе 1С:Документооборот.

Предварительно был проведен анализ существующей системы документооборота со следующими результатами:

  • в компании ведется смешанный документооборот (электронный, бумажный);
  • электронные документы хранятся в отдельных папках на ресурсе общего доступа сотрудников, либо ограниченного доступа, учитывая закрепленные права на отдельные виды документов;
  • бумажный вариант документов хранится у ответственных лиц в соответствующих подразделениях компании. Согласование/утверждение договоров, внутренних нормативных документов (ВНД), организационно-распорядительных документов (ОРД) производится, в основном, на бумажных носителях;
  • сотрудники для работы использовали неактуальную базу документов;
  • фиксировалась утеря, повреждение важных документов, на поиск документов тратилось большое количество времени сотрудников;
  • согласование/утверждение документов занимало длительное время;
  • отсутствовали унифицированные формы документов;
  • был снижен фактор информационной безопасности и пр.

В целях минимизации вышеуказанных рисков компания «Стройпарк» обратилась к компании «Первый Бит» в Томске. Предварительно был проведен сравнительный анализ поставщиков услуг по внедрению ПО 1С:Документооборотна рынке. Наиболее выгодное и полноценное предложение было представлено компанией Первый Бит, с которой и был заключен договор впоследствии. Кроме того, с данным офисом Стройпарк сотрудничает уже многие годы по иным продуктам 1С. Сотрудники зарекомендовали себя как профессионалы и специалисты высокого уровня.

Для реализации проекта со стороны Стройпарка был привлечен Департамент организационного развития, который отвечает за построение, организацию, оптимизацию бизнес-процессов, в том числе, непосредственно связанных с документооборотом. Также был выделен Руководитель проекта, который совместно с командой Первого Бита внедрял систему электронного документооборота на базе решения 1С:Документооборот КОРП.

Внедрение происходило последовательно по функциональным блокам документов. Классического обследования сотрудники Первого Бита не делали, так данная работа была проведена сотрудниками Стройпарка самостоятельно.

Компания предложила двигаться поэтапно и был разработан план мероприятий. Кроме того, сотрудники Стройпарка обеспечили данные мероприятия подготовленными схемами движения документов в разрезе указанных блоков, в которых были четко отображены критерии: ответственного за подготовку документа, согласовантов, подписанта, сроки движения документа на различных этапах, функционал согласующих лиц, прописаны этапы регистрации, хранения, перемещения документа.

Данные схемы были взяты специалистом Первого Бита за основу и согласно им производилась настройка самой программы 1С:Документооборот КОРП:

  • маршруты движения документов;
  • шаблоны документов;
  • структура хранения документов;
  • права доступов и пр.
  • В результате были успешно и с минимальными трудозатратами автоматизированы следующие виды документов компании:
  • договоры товарно-материальных ценностей, административно-хозяйственные, финансовые, по учебной практике и другие;
  • учредительные документы;
  • служебные записки;
  • объяснительные записки, докладные записки, информационные справки;
  • приказы, распоряжения;
  • внутренняя нормативная документация (положения, политики, инструкции, методики, регламенты, концепции, стандарты и пр.);
  • ТОЗы;
  • входящая корреспонденция;
  • исходящая документация.

Совместно с командой Первого Бита успешно был реализован проект по внедрению системы электронного документооборота компании на базе 1С:Документооборот. Отмечаем высокий профессионализм, ответственность и серьезный подход специалистов к нашему совместному проекту. Программа на текущий момент запущена, эффективно работает. Цели проекта и ожидаемые результаты благополучно достигнуты. Большая благодарность специалистам компании «Первый Бит» за профессиональный подход и качественное внедрение 1С:Документооборот

Ульянцева М.Н., руководитель проекта по внедрению СЭД со стороны компании «Стройпарк»

Задачи проекта

1

Формирование единого информационного пространства (единой точки входа и хранения нормативно-правовой документации) в компании, повышение прозрачности документооборота.

2

Систематизация и упорядочение документов в электронном хранилище, наличие актуальных документов на едином ресурсе.

3

Сокращение/отказ от бумажных носителей документов.

4

Повышение скорости движения и обработки документов, их согласования/утверждения, поиск, оперативное получение информации.

5

Повышение эффективности работы сотрудников, минимизация ручной обработки документов.

6

Минимизация рисков потери/повреждения документов.

Результаты работы над проектом

  1. 1С:Документооборот КОРП эффективно внедрен в промышленную эксплуатацию в торговой компании «Стройпарк».
  2. Разработано более 200 маршрутов движения документов, которые позволили реализовать корректную переадресацию документов между подразделениями и ответственными с точностью 100%.
  3. На 60% повысилась скорость согласования и подписания документов.
  4. На 35% увеличилась скорость работы с документами, особенно сезонный «горячий» период.

Решения, которые мы внедрили клиенту

Закажите индивидуальное коммерческое предложение!

Оставьте контакты и наш специалист предложит несколько вариантов внедрения.

Я даю Согласие на обработку персональных данных в соответствии с Политикой Конфиденциальности

Подскажем решение для вашей задачи

Заказать помощь ИТ-специалиста