Торговая компания «Стройпарк» на 35% сократила время на работу с договорами и документами за счет внедрения «1С:Документооборот КОРП»

Описание проекта

В 2023 году компания приняла решение об оптимизации и автоматизации бизнес-процессов, касающихся документооборота. Инструментом для реализации данного решения стала система электронного документооборота на базе 1С:Документооборот.

Предварительно был проведен анализ существующей системы документооборота со следующими результатами:

• в компании ведется смешанный документооборот (электронный, бумажный);
• электронные документы хранятся в отдельных папках на ресурсе общего доступа сотрудников, либо ограниченного доступа, учитывая закрепленные права на отдельные виды документов;
• бумажный вариант документов хранится у ответственных лиц в соответствующих подразделениях компании. Согласование/утверждение договоров, внутренних нормативных документов (ВНД), организационно-распорядительных документов (ОРД) производится, в основном, на бумажных носителях;
• сотрудники для работы использовали неактуальную базу документов;
• фиксировалась утеря, повреждение важных документов, на поиск документов тратилось большое количество времени сотрудников;
• согласование/утверждение документов занимало длительное время;
• отсутствовали унифицированные формы документов;
• был снижен фактор информационной безопасности и пр.

В целях минимизации вышеуказанных рисков компания «Стройпарк» обратилась к компании «Первый Бит» в Томске. Предварительно был проведен сравнительный анализ поставщиков услуг по внедрению ПО 1С:Документооборотна рынке. Наиболее выгодное и полноценное предложение было представлено компанией Первый Бит, с которой и был заключен договор впоследствии. Кроме того, с данным офисом Стройпарк сотрудничает уже многие годы по иным продуктам 1С. Сотрудники зарекомендовали себя как профессионалы и специалисты высокого уровня.

Для реализации проекта со стороны Стройпарка был привлечен Департамент организационного развития, который отвечает за построение, организацию, оптимизацию бизнес-процессов, в том числе, непосредственно связанных с документооборотом. Также был выделен Руководитель проекта, который совместно с командой Первого Бита внедрял систему электронного документооборота на базе решения 1С:Документооборот КОРП.

Внедрение происходило последовательно по функциональным блокам документов. Классического обследования сотрудники Первого Бита не делали, так данная работа была проведена сотрудниками Стройпарка самостоятельно.

Компания предложила двигаться поэтапно и был разработан план мероприятий. Кроме того, сотрудники Стройпарка обеспечили данные мероприятия подготовленными схемами движения документов в разрезе указанных блоков, в которых были четко отображены критерии: ответственного за подготовку документа, согласовантов, подписанта, сроки движения документа на различных этапах, функционал согласующих лиц, прописаны этапы регистрации, хранения, перемещения документа.

Данные схемы были взяты специалистом Первого Бита за основу и согласно им производилась настройка самой программы 1С:Документооборот КОРП:

• маршруты движения документов;
• шаблоны документов;
• структура хранения документов;
• права доступов и пр.
• В результате были успешно и с минимальными трудозатратами автоматизированы следующие виды документов компании:
• договоры товарно-материальных ценностей, административно-хозяйственные, финансовые, по учебной практике и другие;
• учредительные документы;
• служебные записки;
• объяснительные записки, докладные записки, информационные справки;
• приказы, распоряжения;
• внутренняя нормативная документация (положения, политики, инструкции, методики, регламенты, концепции, стандарты и пр.);
• ТОЗы;
• входящая корреспонденция;
• исходящая документация.