Описание проекта
До автоматизации компания испытывала сложности в управлении ключевыми процессами. У сотрудников не было единой базы данных, а также отсутствовал контроль за ведением сделок. Менеджеры вели проекты, опираясь на данные из автономных таблиц и не имели возможности отслеживать этапы сотрудничества. Чтобы это исправить, дирекция KazEnergyDetection обратилась в компанию Первый Бит.
Прежде всего специалисты «Первого Бита» внедрили корпоративный портал «Битрикс24» с широким инструментарием для менеджеров и других компетентных сотрудников. В систему интегрировали почту, чтобы отдел продаж отслеживал, обрабатывал и распределял по воронкам заявки, поступающие через имейл. Данное решение сводит к минимуму рутину и риск потери клиента на входе.
Далее специалисты «Первого Бита» разработали систему воронок, каждая из которых представляет собой смарт-процесс с автоматизированными действиями и контролем на каждом этапе сделки. Например, реализовали воронку продаж, в которой все лиды проходят первичный отбор. Если клиент желает заказать товары или услуги компании, сделка движется по этапам данного процесса. В успешных сделках система автоматически проверки наличие запасных частей, и, в зависимости от результата, переводит сделку в воронку заказа на завод или в воронку логистики. Если же на первичном этапе выясняется, что лид относится к тендеру, сделка переводится в специальную тендерную воронку. Таким образом, работа чётко организована, структурирована, риск заминок минимизирован.
Также специалисты «Первого Бита» наладили совместную работу проектного отдела с другими причастными, что позволило сотрудникам управлять проектами и группами, а также отслеживать прогресс выполнения задач. Кроме того, наши IT-эксперты обучили сотрудников таким цифровым процессам как:
- создание проектных групп: формирование и настройка рабочих групп в «Битрикс24»;
- постановка задач: грамотное распределение компетенций внутри проектных групп, уточнение приоритетов и сроков;
- организация ведения проектов: внедрение структуры сделки, настройка инструментов для контроля этапов.
Специалисты установили систему, которая за счёт автоматических и полуавтоматических процессов помогает нам вести полный цикл проекта. Особенно хотим отметить воронки для тендеров, заказов, логистики и продаж: с их помощью мы стали ещё эффективнее обрабатывать заказы и теперь полностью контролируем каждый этап сделки.
А.Б. Сатыбалдин, Директор ТОО "KazEnergyDetection"
