Описание проекта
Юлия Сурнина, директор оптово-розничной сети магазинов «Носкофф» обратилась в компанию «Первый Бит» (Воронеж). Изначально директор планировала пройти обучение по работе в 1С. Когда стали разбираться – какая программа, чему и кого учить, то оказалось, что начинать надо не с обучения, а с объединения всех розничных магазинов и оптово-розничного склада в единую систему.
Каждый магазин работал отдельно в 1С:Торговля и склад 7.7. В программе велся только товарный учет на самом базовом уровне – наименования и количество. Никакой аналитики по продажам или складу не было. Как и не было обмена между магазинами - каждая точка работала отдельно, в своей базе. Для пробития чеков в магазинах была установлена 1С:Розница базовая, но при этом не было информации по номенклатуре или количеству, только сумма продажи.
Оптово-розничный склад работал в 1С:Управление торговлей и в 1С:Рознице базовой версии. Никакого обмена между программами не было, как внутри оптово-розничного склада, так и с остальными магазинами сети «Носкофф».
Специалисты Первого Бита предложили не обучать работе в программах, а объединить все магазины в единое инфополе и перевести работу на современные решения 1С. Тогда было решено заменить лицензии на 1С:Розница ПРОФ и 1С:Управление торговлей ПРОФ, установить сервер и настроить работу территориально распределенных баз. Такой выбор был из-за отсутствия стабильного интернета в розничных точках.
Инвентаризация проходит быстрее в 2-3 раза и без ошибок
Начать работу решили с автоматизации основного оптово-розничного склада – самый большой объем задач изначально предстояло провести именно там. Все данные из устаревшей 1С:Торговля и склад 7.7. было решено перенести в 1С:Розницу ПРОФ, чтобы в дальнейшем все магазины автоматизировать на базе дополнительных лицензий 1С:Розницы в едином инфопространстве.
Пока проводились работы по переносу данных из ТиС, на складе и в магазинах проводили ручную инвентаризацию. Корректных и актуальных остатков день в день было. Актуальные остатки переносили уже в новую программу, во всех магазинах и на складе. До этого не было реальной и оперативной информации по остаткам на складе и наличию товаров в магазинах – все подсчитывали вручную, периодически проводя инвентаризацию в ручном режиме. Невозможно было сделать перемещение через 1С со склада в магазин, не было никакого обмена данными.
Все закупаемые товары приходуются на главном складе в 1С:УТ, оттуда создаются накладные на перемещение товаров в магазины. Раньше всей приемкой и перемещением занималась директор лично, а сейчас с этими задачами справляется администратор – весь обмен проходит автоматически в 1С. У директора освободилось время для управленческой работы и развития бизнеса.
В магазине порядка 4-5 тысяч позиций номенклатур. Все приходилось считать вручную, это занимало много времени, проводилось не регулярно, был высок риск ошибок.
Для главного оптово-розничного склада купили и подключили ТСД в связке с программным обеспечением Клеверенс. Теперь инвентаризация сводится к сплошному сканированию всех товарных единиц с помощью терминала сбора данных (ТСД). Это полностью исключает возможность подмены товаров в процессе проверки и уменьшает погрешности результатов. Обработка результатов инвентаризации из ТСД происходит в автоматическом режиме.
С помощью терминала сбора данных инвентаризация проводится не только на складе, но и во всех магазинах, ТСД полностью мобилен и автономен. При этом в проверке задействуется минимальное количество персонала, а в розничной точке инвентаризацию можно провести всего за 2-3 часа. В целом, время проведения инвентаризации сократилось в 2-3 раза, а проверять вручную необходимо только расхождения.
Управленческий учет: от excel и тетрадей к актуальным и оперативным данным
После переноса данных из 1С:Торговля и Склад 7.7. в 1С:Розницу и автоматизации оптовых продаж на базе 1С:Управление торговлей 8 приступили к полноценному внедрению и использованию функционала новых программ.
Весь управленческий и складской учет директор сама вела в экселе. Нужно было собирать данные по продажам из магазинов и консолидировать в эксель, помечать поступления товаров и перемещения в магазины. Все велось вручную, при этом данные не были оперативными или точными. Понять, какие товары самые продаваемые, делать отчеты по продажам в разрезе номенклатуре было невозможно. Не было никакой аналитики по магазинам.
Сейчас в каждой точке установлены лицензии 1С:Розница ПРОФ, а в оптово-розничном складе используется 1С:Управление торговлей как основной узел, который консолидирует информацию и для оптовых продаж и из розничных магазинов. Из каждой розничной точки с рабочего места кассира информация поступает на главный склад в 1С:Управление торговлей.
В магазинах розничной сети было подключено новое торговое оборудование – принтер печати этикеток. Раньше все ценники в магазинах нужно было писать вручную, печатать на обычном принтере, вырезать их и клеить на все товары на витрине. Кроме того, что это занимало много времени, продавец мог допустить ошибку при печати ценника – в названии, производителе или цене. Для принтера этикеток в 1С был разработан шаблон, который автоматически заполняется названием и ценой – оптовой и розничной. Ничего вырезать или писать вручную больше не нужно.
Следующим этапом стало внедрение системы лояльности. Директор сети «Носкофф» давно планировала разработать бонусную систему скидок для покупателей.
Доработали функционал программы, с помощью внешней обработки в 1С:Рознице прямо на рабочем месте кассира можно выбирать типы цен при определенной сумме заказа.
Было открыто еще 2 розничных магазина, и благодаря уже настроенному управленческому учету и готовой схеме автоматизации магазинов запуск проходил гораздо быстрее и легче, чем раньше.
Запуск производства масок в период пандемии
В январе-феврале 2020 года, перед пандемией, Юлия Сурнина планировала расширять деятельность и масштабироваться. Производство самих масок до этого вообще не рассматривалось, планировали шить красивое женское корсетное белье. В начале года успели закупить швейное оборудование и просто искали персонал: технолога, начальника производства, швей.
В один день – 1 апреля 2020 года, все магазины должны были закрыться, согласно указу Губернатора Воронежской области, в связи с эпидемиологической ситуацией. Это грозило огромной нагрузкой на бизнес, директор сети должна была оплачивать аренду неработающих магазинов, платить зарплату сотрудникам, при этом никакого оборота в закрытых магазинах быть не могло. Решение возникло неожиданно – «будем шить маски». Распечатали выкройку, сшили тестовый образец, подключили к работе продавцов розничных магазинов и просто начали шить.
Когда закончился карантин и магазины снова заработали, запустилось уже полноценное производство: наняли профессиональных швей, раскройщиков, технологов и начальника цеха. А весь производственный процесс автоматизировали на базе 1С:Управление нашей фирмой 8, обратившись за этим к своему проверенному партнеру – компании Первый Бит (Воронеж).
От пошива масок до производства трикотажных изделий
После запуска пошива масок стало понятно, что производство – не самый простой процесс. Изначально планировали запустить производство красивого женского нижнего белья, но в Воронеже найти опытных специалистов – швей, технологов по этому сегменту сложно. Директор решила – будут учится всему самостоятельно. Начали с пошива детского трикотажа, запустив собственный бренд NOSKVA. Сейчас у бренда широкий ассортимент детской одежды: платья, пижамы, маечки, нижнее белье, футболки, свитшоты, леггинсы, штанишки, шорты. Продукцию NOSKVA продают в розничных магазинах и на маркетплейсах.
В 1С:УНФ отслеживаются все этапы производства – каждый сотрудник отмечает в программе работы по своему участку производства. Весь процесс пошива выглядит следующим образом: закупается ткань, бухгалтер заводит приход материал. Раскройщик создает заказы на раскрой (заказ на производство) – вводится список моделей, которые будут запущены в производство, с указанием размера, цвета, основной ткани, количества моделей каждого вида. Когда раскрой завершен, происходит запуск продукции в швейном цеху. Швейных цех после выпуска продукции указывает сколько изделий из этого заказа сшито и передает на склад готовой продукции. Кладовщик принимает все готовые изделия, а после отгружает товар в магазины или на склад маркетплейса.
Из изменений в 1С:УНФ сделали только дополнительную обработку, под требования маркетплейсов. Чтобы загрузить товар, например, на Вайлдбериз вручную нужно много времени, в системе свои требования для загрузки. Обработка позволяет выгрузить товары в маркетплейс по одному клику.
Запуск бренда трикотажных изделий NOSKVA
От производства масок сейчас компания перешла к пошиву детского трикотажа под брендом NOSKVA, в ближайших планах запустить производство взрослого нижнего белья. Уже продумывается проект ребрендинга – все розничные магазины будут также называться NOSKVA. Идеальным развитием для бренда будет замещение всех производителей в своих магазинах продукцией собственного монобренда – это позволит увеличить рентабельность продаж. А в будущем – открытие магазинов в других городах, возможно в формате франшизы.
Сейчас на производстве работает 9 человек, в месяц отшивается 5-6 тысяч готовых изделий. Переехали в новый большой цех, закупается оборудование и планируется расширение до 50 сотрудников на производстве.
В 1С:Управление нашей фирмой сразу были заложены абсолютно все бизнес-процессы, чтобы можно было спокойно расширяться и увеличить объемы производства, не отвлекаясь на доработки и внесение новых процессов. Сейчас каждый сотрудник работает сразу по маршрутной карте, не зависимо от того, сколько изделий будет изготовлено. Расширяя производство нужно будет подумать только о том, где поставить дополнительное швейное оборудование – а сотрудникам не придется обучаться новым действиям в программе, заполнять новые документы или отчеты. Это позволит расширяться быстро и в любой момент, без дополнительной подготовки.
Даже не находясь на производстве, я вижу в программе все, что происходит в организации. Могу из дома в 1С УНФ видеть, что именно сейчас шьется, а что уже сдали на склад готовой продукции. Открываю утром базу и сразу вижу все процессы.
Отдельно я отслеживаю продажи на маркетплейсах - каждую неделю загружаю отчеты по продажам из Вайлдберриз в 1С:УНФ, могу посмотреть чистую прибыль от продаж там.
С самого начала я планировала настроить все бизнес-процессы так, чтобы оставалось только наращивать объем, без доработок, без изменений в работе. Потому что люди ко всему новому сложно привыкают, к дополнительным отчетам, к дополнительным действиям. В 1С:УНФ сейчас мы настроили учет так, что с любым объемом производства процесс работы меняться не будет.
Юлия Сурнина, директор оптово-розничной сети магазинов «Носкофф», создатель бренда трикотажа NOSKVA