Описание проекта
До начала проекта по автоматизации бухгалтерий учет в компании велся в «1С:Бухгалтерия 7.7». Единой системы для ведения управленческого учета не было. Данные собирались из разных источников вручную. Это было очень трудоемко и занимало много времени. Нужен был инструмент для удобного, единого ввода информации и получения оперативных отчетов. Для этого коммерческий директор компании «Тракторосервис» обратился к специалистам Первого Бита – крупнейшего IT-интегратора.
Специалисты Первого Бита предложили автоматизацию на базе двух программ:
· регламентированный учет – «1С:Бухгалтерия 8»;
· управленческий учет – «1С:Управление нашей фирмой».
Внедрение программы 1С:УНФ и переход на новую версию программы 1С:Бухгалтерия позволило разделить регламентированный и управленческий учет. При этом между программами был настроен обмен. Правила обмена были доработаны в соответствии с бизнес-процессами компании и определенным расписанием, которое составил главный бухгалтер.
Настройка обмена между системами позволила уйти от ручного ввода дублирующей информации, снизить трудозатраты по ведению учета, исключить ошибки при формировании отчетности, увеличить скорость подготовки отчетов для руководства.
Компания «Тракторосервис» работает в разных направлениях: розничная и оптовая торговля запчастями других производителей, прием запчастей в ремонт, собственное производство запчастей. Важно было, чтобы в новой системе учет можно было вести по нескольким юридическим лицам в разрезе этих направлений. Для этого были введены группы продукции, которые принадлежат различным счетам управленческого и бухгалтерского учета. Отображение продукции с помощью таких настроек позволяет корректно разносить данные между юридическими лицами компании.
Кроме сотрудников отдела бухгалтерии основными пользователями новой системы стали менеджеры по продажам, сотрудники склада и отдела производства.
С внедрением 1С:УНФ менеджеры могут оформлять все заказы в программе: создают карточку клиента, оформляют продажи со склада или под заказ, автоматически выставляют счета на оплату. Это позволило хранить все данные о клиентах в одной базе, следить за состоянием их заказов, произведенных и запланированных отгрузках, о просроченных заказах в режиме реального времени.
В 1С:УНФ была организована деятельность склада и работа с запасами: осуществляется прием всех поступающих на склад товаров с указанием количества и цен, оформляется продажа товаров со склада, выполняется своевременный учет товаров на складе. Сотрудники в любое время получают всю необходимую информацию для анализа и управления запасами предприятия.
Новая система дала прозрачную картину по производственному учету. Начальник производства может учитывать заказы на производство, контролировать потребность в сырье и материалах, рассчитывать потребность в запасах, отслеживать состояние заказов. Таким образом, у руководства появился удобный инструмент для того, чтобы контролировать все этапы производства.
Для всех сотрудников компании была выполнена тонкая настойка прав доступа к программам, которая отличалась от стандартных. Это сделано для того, чтобы бизнес-процессы компании были четко регламентированы и соблюдены.
Менее чем за полгода мы получили новую удобную систему, в которой работает 60 сотрудников. Ведение бухгалтерской отчетности было доработано под наши требования и сильно упростилось. А для получения аналитической информации по разным направлениям достаточно нескольких кликов. Это то, что нужно было для развития нашего бизнеса.
Коммерческий директор
Торговый дом «Тракторосервис»
