Описание проекта
Управленческий учет в клинике вели в самописной медицинской информационной системе на базе 1С, которая поддерживалась и дорабатывалась под индивидуальные запросы силами приглашенных специалистов, что было экономически затратно. Однако МИС закрывала только часть потребностей внутреннего учета, например, в разрезе аналитических отчетов и совсем не поддерживала законодательные требования к ведению медицинской документации, отчетности и обработке данных.
Контур «Телефония и колл-центр» тоже был автоматизирован не полностью. В клинике была АТС, которая не позволяла осуществлять запись разговоров. Но самое главное, она не позволяла собирать сводную аналитику по количеству успешных звонков, подтвержденных записей. Вся необходимая информация фиксировалась операторами на бумаге, после чего вручную сводилась в единый отчет руководителем подразделения.
Для снижения экономических затрат на развитие и поддержку системы, а также оптимизации бизнес-процессов было принято решение о переходе на тиражный продукт. При этом важно было обеспечить соответствие законодательству РФ.
Всем этим требованиям отвечало комплексное решение, разработанное компанией «Первый Бит» специально под потребности учреждений здравоохранения – БИТ.Управление медицинским центром.
Автоматизировать работу контакт-центра предложено на базе БИТ.АТС.
После проведения интервью с ключевыми пользователями системы – топ-менеджерами, врачами, регистраторами – для реализации проекта выбрана технология сбалансированного внедрения. Что подразумевает разделение проекта на короткие этапы и позволяет значительно сократить сроки реализации проекта.
1 этап: Моделирование
Информация, полученная в ходе проведения интервью, позволила составить реестр бизнес-процессов с описанием, а также зафиксировать необходимые изменения функционала в БИТ.Управление медицинским центром для максимального удовлетворения потребностей клиники.
С учетом всех требований и критических разрывов была утверждена модель системы.
2 этап: Разработка
В рамках этого этапа происходит подстройка системы – БИТ.Управление медицинским центром – под задачи клиента и приведение ее в максимальное соответствие, полученной на предыдущем этапе модели. Простыми словами – в решение вносятся необходимые доработки.
3 этап: Внедрение
Запускали систему в работу блоками, опираясь на результаты этапа разработка.
Начали внедрение с автоматизации работы регистратуры и контакт-центра. Блок «Регистратура» был введен в эксплуатацию с минимальным изменением типового функционала БИТ.Управление медицинским центром. Благодаря запуску «Регистратуры» стало возможно вести интерактивное расписание врачей и кабинетов, что полностью исключает «задвойки» записей, а также возможность потери данных.
Работу контакт-центра реализовали через интеграцию БИТ.АТС и БИТ.Управление медицинским центром и с использованием типовых механизмов решений. Теперь клиника может в полностью контролировать работу операторов: ведутся записи всех звонков, появилась возможность подтверждения приемов, доступно автоматическое формирование аналитической отчетности по работе подразделения.
Запуск блока «Медицинский учет» позволил медицинскому центру:
- перейти на электронные медицинские карты – вся история обращений открывается в одном окне, сюда же подтягиваются все результаты анализов. Тут была реализована доработка системы, которая заключается в оповещении врача о готовности, назначенных ранее исследований;
- внедрить шаблоны осмотров для специалистов различных специальностей, что экономит время на заполнение необходимой документации по приемам.
При внедрении блока «Лаборатория», который уже частично был автоматизирован в клинике, необходимо было перенести в новую систему уже работающие бизнес-процессы. Помимо этого, настроить анализаторы и интеграцию с внешними лаборатория, например, Инвитро и Хэликс. Это исключило задачи сотрудников по ручному вводу, полученных от внешних лабораторий результатов анализов и минимизировало ошибки, связанные с человеческим фактором.
С автоматизацией контура «Управленческий учет» и «Учет сотрудников и зарплата» руководители получили возможности дополнительной аналитической отчетности и управления персоналом:
- автоматический расчет себестоимости, оказанных услуг;
- расчет заработной платы сотрудников в соответствии с их kpi и анализ их эффективности;
- анализ и прогнозирование деятельности центра на основе данных.
Работы по блоку «Маркетинг» в клинике продолжаются. Из реализованного в рамках описываемого проекта стоит отметить интеграцию БИТ.Управление медицинским центром с:
- WhatsApp. Запущенны рассылки для клиентов медицинского центра с напоминание о записи на прием, что положительно отразилось на NPS.
- сервисами «ПроДокторов» и «Сберздоровье». Это позволило получить новые инструменты для повышения узнаваемости бренда и обеспечило приток новых клиентов.
Одним из основных критериев перехода на новую МИС, было обеспечение работы в соответствии с законодательными нормами РФ в медицинской деятельности. Поэтому в планах по дальнейшему развитию МИС реализовать подключение клиники к системе ЕГИСЗ.