Переход на 1С:БГУ 2.0 в Кемеровском Горнотехническом техникуме

В конце 2022 главный бухгалтер Кемеровского горнотехнического техникума обратился в офис Первого Бита с задачей организации внутреннего электронного документооборота. Специалисты Первого Бита выявили, что все текущие задачи по ЭДО и приказу 61н техникум может выполнять в программе 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 2.0. При обследовании ИТ-архитектуры техникума оказалось, что они продолжают работать в 1С:БГУ 1.0 и поэтому многие современные возможности у них отсутствуют.

Когда потребовалось подготовить отчетность и другие бухгалтерские документы по актуальным формам, то вопрос перехода на 1С:БГУ 2.0 стал еще более острым. Руководство Кемеровского горнотехнического техникума приняли решение переходить на новую версию программы с командой Первого Бита, благодаря успешному опыту перехода на 1С:БГУ в других государственных учреждения Кузбасса.

Первым этапом была подготовка текущей базы 1С:Бухгалтерии госучреждения 1.0. к переносу. Изначально базу протестировали на наличие ошибок, удалили объекты, помеченные на удаление (они увеличивают размер базы и скорость переноса). Проверили технологический анализ бухгалтерского учета: использование бюджетных классификаторов, счетов и субконто, настройки планов счетов, остатки и обороты по счетам, проверку показателей исполнения бюджета. Найденные ошибки были исправлены, удалены дубли номенклатуры. По согласованию с клиентом не корректировали налоговый учет по налогу на прибыль в остатках и оборотах под бухгалтерский учет.

Далее сделали резервную копию базы 1С:БГУ 1.0, чтобы никакие данные не пропали и их можно было восстановить. По договоренности с клиентом проверка и перенос данных были только тех, документов, которые были заведены после 1.01.2023. Также исключили из переноса документы, которые не формируют бухгалтерские проводки (доверенности, авансовые отчеты), остатки по счету 401.40 по договорам обучения и проживания в общежитии, графики оплаты.

Следующим этапом была подготовка 1С:БГУ 2.0 к началу работы. В ней создали новую, пустую информационную базу. Именно туда и перенесли все необходимые данные:

• все справочники;
• настройки параметров учета и учетной политики;
• регламентированные отчеты;
• документы, проведенные после 01.01.2023;
• регламентированные справочники: адресный классификатор, ОКОФ, бюджетная классификация и прочее;
• начальные остатки;
• документы «Принятое денежное обязательство», «Принятое бюджетное обязательство», «Принято обязательство» как бухгалтерская операция.

Дополнительно специалисты Первого Бита сделали обработку по заполнению регистров у основных средств и настроили типовые операции под субконто плана счетов.

Особенностью проекта стало сочетание работы в 1С:БГУ 1.0 и 2.0 в рамках задач, завязанных с пищевой деятельностью (у техникума есть своя столовая). Эти задачи продолжают вести в 1С:БГУ 1.0, однако списание продуктов и приход разносят уже в новой программе.

После переноса всех данных специалист Первого Бита совместно с главным бухгалтером техникума проверили корректность и полноту данных.

Проект завершен успешно. Бухгалтерия техникума ведется в современной программе 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 2.0. Программа находится на официальной поддержке 1С:КП ГУ ПРОФ и регулярно обновляется специалистами кемеровского офиса компании «Первый Бит».