Описание проекта
На заводе в городе Казань работает 2700 сотрудников. Из них 2000 используют СИЗ. Это огромное производство бытовой химии, технической продукции и химического сырья.
Не было возможности вести учёт и считать потребность в разрезе размеров.
Ответственность за работу с СИЗ была размыта между подразделениями.
В поисках подходящего решения сотрудник Нэфис Косметикс посетил вебинар от компании «Первый Бит», проектный офис Павелецкая, на котором демонстрировались возможности собственного решения проектного офиса Павелецкая, программного продукта для учёта спецодежды БИТ.СИЗ. После вебинара команда БИТ.СИЗ провела для руководства Нэфис Косметикс демонстрацию продукта, на которой было принято решение готовиться к проекту внедрения БИТ.СИЗ.
Работы до внедрения программного продукта включала в себя:
- Работа с локальными нормами выдачи СИЗ
Все эти документы были объединены в единый документ. Из него выбрали основные СИЗы, чтобы упростить вид документов, а также для того, чтобы загрузить в программу для дальнейшей работы, придать им самый актуальный вид и согласовать с Нэфис Косметикс.
- Размеры СИЗ сотрудников
Также встречались карточки с отсутствующими размерами. Команда уточняла недостающую информацию и вносила её.
- Связка номенклатуры с СИЗ
Помимо этих задач команда Первого Бита изучала текущие бизнес-процессы компании Нэфис Косметикс. Было проведено интервью с руководителями охраны труда, складского комплекса ИТ и руководителями закупок. В ходе опроса выявили, как сейчас строятся процессы, как происходит взаимодействие между департаментами и что стоило бы исправить и наладить.
По итогам опроса появилась текущая схема взаимодействия подразделений и вариант её изменения. Также был сформирован документ с основными задачами на проект автоматизации работы с СИЗ в компании и обозначены метрики, по которым будет отслеживаться результат:
- Процент использования закупленного СИЗ;
- Время согласования заявки на закупку СИЗ;
- Количество итераций на заявку на закупку СИЗ;
- Сколько личных карточек создано по каждому сотруднику;
- Точность карточек СИЗ.
Был сформирован пул основных ответственных по каждому направлению, прописаны этапы и основные действия выполнения. Этот документ сразу был взят в работу Нэфис Косметикс. В процессе внедрения компания даже создала новую должность «Оператор БИТ.СИЗ» – это человек, который отслеживает работу сотрудников в программе и коммуницирует с компанией Первый Бит по вопросу улучшений.
Параллельно с внедрением БИТ.СИЗ командой Первого Бита, сотрудники Нэфис Косметикс занимались настройкой программного продукта 1С:ERP. В новую систему были загружены все основные данные компании, а команда Первого Бита смогла в течение двух недель перенесли БИТ.СИЗ со всеми наработками в новую систему.
На каждом этапе команда Первого Бита проводила проверку БИТ.СИЗ на предмет удобства работы сотрудниками Нэфис Косметикс, вносили изменения и улучшали пользовательский опыт клиента.
В начале этапа обучения сотрудники Нэфис Косметикс уже видели всю информацию в разрезе СИЗ:
- выполняются ли нормы;
- какие необходимые должностные позиции ещё не сформированы;
- у каких сотрудников нет информации о размере используемых СИЗ;
- количество СИЗ, которое необходимо закупить на следующий период.