Описание проекта
Учет в 1С:Предприятие 8. Ликероводочный и винный завод велся с 2006 года. За это время была отработана методика работы с программой для обеспечения бизнес-процессов предприятия. В связи с тем, что с марта 2022 года, производитель решения заявил о прекращении поддержки продукта, в 2021 году было принято решение о переходе на современное решение.
Для реализации проекта привлекли Воронежский офис компании Первый Бит, т.к. у проектной команды уже имелся множественный успешный опыт внедрения на других предприятиях ликероводочной отрасли.
Первоначально разбили проект на 2 основных этапа:
- Перенос существующих бизнес-процессов, адаптация их под методологию работы в 1С:ERP (оперативный учет, производство, регламентированный учет).
- Изменение и оптимизация процессов, добавление нового функционала (планирование и бюджетирование, использование платежного календаря, формирование вспомогательных документов по расчету потерь).
Первый этап перехода в 1С:ERP Управление производством необходимо было провести в крайне сжатые сроки. ОАО «Белвино» поставили задачу таким образом, чтобы регламентированная отчетности за 2021 год можно было сдавать уже из 1C:ERP. За 4-5 месяцев необходимо было полностью перенести все данные из исходной системы 1С:Ликероводочный и винный завод. Объем переносимой информации был внушительный: все НСИ, остатки склада, взаиморасчеты и документы. Чтобы не замораживать работу бухгалтерии и предприятия, специалисты Первого Бита разработали правила обмена для переноса данных, что позволило в дальнейшем не привязываться к дате ведения учета и ускорило завершение первого этапа проекта.
Необходимо было внести существенные изменения в учетных единицах – в 1С:Ликероводочный и винный завод расчет продукции велся в декалитрах. Для удобства работы в 1С:ERP доработали документ «Заказ покупателя», чтобы объем и вес реализуемой продукции велся не в бутылках, а в декалитрах, как уже было выстроено на предприятии.
Для удобства работы склада данные из «Заказа покупателя» поступают на терминал сбора данных кладовщика, для оперативного подбора отгружаемой продукции. 1С:ERP проставляет приоритеты заказов в соответствии со сроками договора или, чтобы избежать простоя машин на отгрузку.
На 70% сокращены ручные операции менеджеров отдела продаж
Менеджеры ОАО «Белвино» работают с заказчиками по индивидуальным условиям и скидкам. Скидка закрепляется в договоре с клиентом, и менеджеры вынуждены были при выставлении счетов и документов поднимать данные договора и вручную просчитывать размер скидки по каждому клиенту и поставке. Чтобы сократить трудозатраты менеджеров, добавили возможность указания скидки в соглашении (в карточке клиента). Менеджер выбирает соглашение в заказе покупателя и все скидки, в зависимости от выбранных условий, просчитывают автоматически.
Некоторые заказы покупателей приходят сразу в формате Excel, и менеджеры вручную переносили данные из них. В 1С:ERP настроили загрузку заказов из excel-таблиц. Эти нововведения экономят до 70% затрат менеджера, на работу с 1С.Возможности 1С:УПП Ликероводочный и винный завод предполагали использование одного документа для внесения и товаров и услуг. Для услуг необходимо было создавать отдельную номенклатуру для каждой услуги. В 1С:ERP поступление услуг и прочих активов значительно упрощено, и экономит время работы бухгалтеров.
Расчет себестоимости контрактного розлива
В 1С:ЛВЗ была большая проблема с оценкой запасов на складах (собственные остатки и материалы, переданные на хранение). При передаче материалов в производство на складе возникали отрицательные остатки. Рассчитать даже примерную плановую себестоимость произведенной продукции было невозможно, пока не будет оформлено поступление товаров. Чтобы наладить корректный учет и расчет себестоимости, в 1С:ERP настроили функционал для отражения ответственного хранения материалов по контрактному розливу. Встроенный функционал 1С позволяет видеть остатки материалов на складе в целом и прогнозировать себестоимость выпуска.
Учет, хранение и списание алкогольного сырья и полуфабрикатов
Для перемещения алкогольного сырья и полуфабрикатов был разработан документ «Передача ЛВИ», позволяющий рассчитать объем перемещаемого безводного спирта между складами с учетом коэффициентов поправки на температуру.
Для списания алкогольной продукции добавлен расчета акциза, который на формирование отчетной декларации.
Списание материалов должна подтверждать специальная комиссия. Для правильного оформления документов раньше вручную составлялся документ с составом комиссии. Таких документов составлялось руками десятки в месяц. Удалось на 2-3 часа в месяц сократить время на составление актов списания с помощью разработки печатной формы, в которой комиссия указывается из 1С.
Оптимизация производственных документов
Для переноса производственных документов из 1С:ЛВЗ в 1С:ERP использовался функционал «Производство без заказа», что помогло оперативно и без изменений отразить все документы в новой системе.
Для производства автоматизировано отражение объема, списываемого материла и выпускаемой продукции в декалитрах безводного спирта.
Интеграция с ЕГАИС без остановки розлива
Для интеграции с ЕГАИС из 1С:ЛВЗ были перенесены остатки алкогольной продукции в разрезе федеральных и региональный акцизных марок. Способ учета маркированной продукции значительно отличался от 1С:ERP. Чтобы привести данные к единому формату, была выполнена доработка по формированию записей в регистре акцизные марки ЕГАИС. Все процессы, связанные с интеграцией ЕГАИС были осуществлены без остановки производства и розлива продукции. Прием спирта изначально отражался как одна серия (партия). Отследить приход и расход по спирту можно было только через ЕГАИС и данные не всегда были точные. Списание осуществлялось по методу FIFO, а не по фактическому расходу. При переходе на 1С:ERP скорректировали приход и учет спирта. Поступление фиксируется разными партиями (сериями), стало возможно быстро отследить, какой спирт запущен в производство.
Расчет себестоимости продукции стал точнее и корректнее. В системе используют спиртовые документы, которые избавили компанию от ручных вычислений безводного спирта и ведения excel-таблиц с данными по обороту спирта.
Для интеграции 1С с линией розлива и складом разработали дополнительную обработку по акцизным маркам и упаковкам с проверкой номера линии, на которой осуществлялся розлив.
Вся информация в товарно-транспортной накладной ЕГАИС заполнялась сотрудниками вручную. В 1С:ERP добавлено автозаполнение ТНН ЕГАИС из реализации товаров и услуг. Это экономит минимум 10% рабочего времени на предприятии.
Для лаборатории были изменены и созданы печатные формы удостоверения и паспорта качества выпускаемой продукции.
Регламентированный учет
При запуске блока регламентированный учет, совместно со специалистами ОАО «Белвино», проведены работы по выверке и корректировке остатков по счетам учета, устранены присутствующие неточности. В новой системе изменен подход к посерийному учету, что позволило отказаться от ручной обработки данных при формировании отчетности. Автоматизирован учет и отчетность под банковские гарантии.
Проект перехода производственного предприятия с переносом всех текущих бизнес-процессов был произведен в минимально короткий промежуток времени, от обследования в ноябре-декабре до окончания опытно-промышленной эксплуатации в мае. Заказчик получил работающую систему, которую сможет развивать и поддерживать и минимизировал риски связанные с прекращением поддержки исторической информационной системы.
