Описание проекта
Ранее в холдинге «БАЕК Групп» использовали систему учёта «1С:Управление торговлей», а отчетность формировалась в «1С:Бухгалтерия». Автопарк учитывался как основные средства предприятия. В транспортной компании применялась система мониторинга Виалон для отслеживания местоположения грузовиков и фактических расходов на горюче-смазочные материалы. Все операции, связанные с ремонтами, запчастями, работой с заявками на перевозки и транспортная документация велись в электронных таблицах Excel. При этом требовалось выполнять множество ручных операций, что создавало риск ошибок и нарушения сроков доставки. Из-за отсутствия полноценного учета работы автопарка, сбор аналитики по доходам и расходам транспорта был весьма трудоемким процессом. После запуска услуг по перевозке частных заказов руководство решило вести отдельный оперативный учёт по транспортной компании и обратилась в Первый Бит за автоматизацией автопарка.
Специалисты Первого Бита провели обследование и предложили отраслевое решение «1С:Управление автотранспортом» (далее 1С:УАТ) версии Проф, которое автоматизирует управленческий и оперативный учет компаний с собственным автопарком и оптимально подходит в типовом виде для большинства задач заказчика.
В рамках проекта автоматизированы следующие участки:
- Учет автопарка, контроль сроков действия документов водителей и ТС
- Учет Ремонтов, сроков ТО и агрегатов, установленных на ТС
- Формирование и выписка путевых листов
- Учёт и планирование ГСМ, расчет нормированного расхода составной техники (и по одометру и по моточасам)
- Учет заказов и диспетчеризация
- Отчеты и аналитика по расходам и доходам в разрезе заказа и транспортного средства
На этапе обследования были выявлены пару функциональных разрывов. Дело в том, что программа «1С:УАТ» не предусматривает работу с банком и приемом платежей от физических лиц за частные грузоперевозки. Для этого наши специалисты доработали подсистему «Касса и банк», что позволило централизовать всю работу в единой базе и выполнять разнесение банка и работу с эквайрингом напрямую из отраслевой конфигурации. Для удобства работы и ускорения работы с заявками на перевозку по заказам холдинга специалисты Первого Бита написали нетиповой обмен данными между «1С:Управление торговлей» и «1С:УАТ». Теперь логист получает заказ на грузоперевозку с адресом доставки и точным перечнем товарных позиций с их весо-габаритными характеристиками сразу после того, как менеджер продаж сформировал ее в торговой конфигурации. Это доработка позволила вдвое сократить время на передачу заданий на доставку без использования почты и других источников связи, а также позволило автоматизировать расчет стоимости доставки при помощи настроенной тарифной сетки.
Внедренная подсистема путевых листов не только ускорила выписку бланков для водителей, но и позволила автоматизировать заполнение маршрута водителя, а также учитывать всю расходную часть путевки. Цепочка документов в программе «1С:УАТ» «Заказ на ТС – Путевой лист» дает заказчику аналитику по маржинальности не только отдельно взятого транспорта, но и позволяет построить анализ по заказам, направлениям перевозок, транспортным колоннам. Благодаря интеграции с системой мониторинга транспорта заказчику доступна сравнительная аналитика расхода топлива по норме и факту. Это позволяет контролировать сливы и перерасходы топлива. Система построения маршрутов и расчета расстояний в «1С:УАТ», куда подтягиваются данные по фактическому пробегу позволяет логистам в моменте видеть критичные отклонения от маршрутов и влиять на ситуацию в моменте.