Все проекты English Написать директору Вебинары
Импортозамещение
Выбор региона
Ваш город:Минск
Поиск

Как обследование помогает сократить затраты на внедрение 1С:ERP. Кейс компании Mining Systems & Technologies

Заказчик

Научно-производственная компания Mining Systems & Technologies занимается выпуском продукции с августа 2004 года. В настоящее время работают две производственные линии. Наличие в штате специалистов с научными степенями позволяет вести передовые разработки в области крепления и ремонта бетона, разрабатывать материалы, отвечающие самым высоким современным требованиям.



16

Количество сотрудников

Описание проекта

В августе 2022 года клиент обратился в офис Первого Бита в Кемерово с задачей комплексной автоматизацией предприятия по рекомендации от текущего клиента ИП Волков (Калина-малина). MST активно развивается, увеличиваются объемы производства и объемы продаж. Необходимо видеть полную картинку по эффективности бизнеса.

Руководство компании приняли решение о внедрении единой информационной системы, которая автоматизирует деятельность всех подразделений компании. В этом кейсе мы расскажет про первый этап проекта — «Обследование» и как он помогает оптимизировать затраты на внедрение новых программ и информационных систем.

Как обычно внедряют информационные системы в Первом Бите

Комплексная автоматизация затрагивает деятельность всей компании в целом. Стоимость автоматизации складывается из стоимости программы, лицензий и работ специалистов. Перед окончательным принятием решения об автоматизации важно понимать бюджет и сроки проекта, но стоимость работ специалистов зависит от многих факторов. Даже в одной отрасли для разных компаний стоимость может значительно отличаться из-за бизнес-процессов, количества сотрудников, логистической цепочки и многих других факторов.

Большинство проектов в Первом Бите реализуются по технологии внедрения, которая включает в себя:

  • обследование;
  • моделирование;
  • проектирование;
  • разработку;
  • опытную эксплуатацию;
  • обучение сотрудников;
  • промышленную эксплуатацию.

Такая технология отработана на множестве проектах в различных отраслях. Она позволяет сформировать понятные рамки бюджета, трудозатрат и максимально эффективно достичь целей, которые компании ставят перед автоматизацией.

Почему этап обследования так необходим

Один из самых главных этапов — это этап обследования. Именно он позволяет вашему ИТ-партнеру полностью погрузиться в ваши бизнес-процессы, сформировать четкие требования к информационной системе и рассчитать бюджет на внедрение.

Результат этапа обследования в компании «Первый Бит» — это формализированный отчет, который содержит:

  1. описание текущих бизнес-процессов;
  2. реестр бизнес-процессов;
  3. схемы бизнес-процессов;
  4. описание текущей архитектуры;
  5. предложение по новой архитектуре;
  6. план-график работ;
  7. дорожную карту работ;
  8. перечень документации, которая передается заказчику после каждого этапа;
  9. допущения и ограничения проекта (риски проекта).

Процесс обследования в компании MST

Перед тем как описывать бизнес-процессы мы совместно с клиентом определили какие подразделения, процессы, задачи должны быть автоматизированы в новой системе. После этого, непосредственно на территории заказчика, руководитель проекта Первого Бита провел интервью ключевых пользователей.

Первым этапом мы зафиксировали текущие системы, которые используются в компании и для каких задач. Определили главную проблему: системы не синхронизированы с друг другом. Разные пользователи работают в разных системах. Нет единой информационной системы в компании, которая консолидировала информацию по всем процессам и позволяла контролировать и анализировать бизнес.

Рисунок 1.Текущая архитектура 

Далее проходил анализ уже бизнес-процессов работы в этих системах. Как пользователи работают сейчас, какие есть трудности и несоответствия. Например, при работе с контрагентами используются две системы: 1С:Бухгалтерия и Мой склад. Номенклатурные позиции вводятся одновременно во все программные продукты разными пользователями. Имеются различия по наименованиям одной и той же номенклатуры в разных информационных базах. Следовательно, нет консолидированной информации по продажам, закупкам и складу.

После это обследовали бизнес-процессы внутри подситем:

  • закупки;
  • управление складом и доставкой;
  • управление производством и ремонтами;
  • управление продажами;
  • управление казначейством;
  • планирование;
  • финансовый результат и контролинг;
  • расчет заработной платы и кадрового учета;
  • регламентированный учет.

Для каждой подсистемы были нарисованы блок-схемы по текущим бизнес-процессам с подробными описаниями. И здесь также были выявленные проблемные зоны, которые влияют на производительность труда сотрудников и аналитику бизнеса в целом. Например, в подсистеме «Управление производством и ремонтами» выработка сотрудников рассчитывается начальником производства и передается для начисления в бухгалтерию для ручного ввода. Данный процесс занимает много времени и у начальника производства, и у бухгалтерии. Однако это можно автоматизировать в системе и данные не нужно будет передавать и вводить повторно.

Результат обследования

В результате обследования мы подвели итог текущей реальной автоматизации. Всего было выявлено 87 уникальных бизнес-процессов:

  • 55% от всех бизнес-процессов производится в двух программных продуктах (1С: Бухгалтерия предприятия 3 и MS Excel), что говорит о дублировании и повторении одних и тех же операций сотрудниками. Это ведет за собой ошибки и увеличение количества ручных операций пользователями.
  • 3% бизнес-процессов производится в Битрикс 24. В основном это работа с заказами поставщиков и клиентов, а также регистрация холодных звонков.
  • Всего 1% бизнес-процессов — это расчет заработной платы производственного персонала в 1С: Зарплата и управление персоналом.
  • 29% бизнес-процессов на предприятии не автоматизированы, работа происходит в ручном режиме или функциональность в текущих систем не позволяет их автоматизировать.

На основании полученной информации специалисты Первого Бита сформировали концепцию единой информационной системы, которая позволит:

  1. Полноценно контролировать остатки материально-производственных запасов и уровень затрат на предприятии.
  2. Планировать расходы, исходя из планирования продаж.
  3. Автоматизировать процесс производства на предприятии.

В качестве основной системы предложили использовать программный продукт «1С:ERP. Управление предприятием 2» в совокупности с 1С: Бухгалтерия предприятия 3. При этом отказаться от текущих вспомогательных информационных систем: Мой склад, MS Excel, Битрикс 24, 1С:ЗУП, с переносом исторических данных по основным разделам учёта.

Далее был сформирован и предложен оптимальный план-график внедрения для оптимизации нагрузки как со стороны Первого Бита, так и со стороны сотрудников MST. План-график содержит сроки и стоимость каждого этапа и проекта в целом. Кроме того, был зафиксирован объем технической документации по каждому этапу, который необходим компании для дальнейшей работы и поддержки информационной системы. Техническую документацию по ходу проекта разрабатывают специалисты Первого Бита и передают клиенту.

Среди этих документов:

  • описание бизнес-модели;
  • реестр функциональных разрывов;
  • техническое задание на разработку;
  • листы требований;
  • журнал испытаний;
  • журнал доработок;
  • руководство пользователя;
  • инструкции пользователей;
  • график обучения;
  • протокол обучения пользователей;
  • программа опытной эксплуатации;
  • журнал проведения опытной эксплуатации;
  • протоколы встреч;
  • статус отчеты (один раз в две недели).

Задачи проекта

1

Описать бизнес-процессы предприятия и текущую архитектуру используемых программ.

2

Консолидировать требования пользователей по учету, информационной системе и формированию управленческой отчётности.

3

Определить типовую конфигурацию на платформе «1С:Предприятие 8», оптимально подходящую для нужд компании MST.

4

Сформировать понятный план-график внедрения новой информационной системы со сроками и бюджетом.

Результаты работы над проектом


  1. Руководители компании MST получили представление о прогнозных трудоемкости, сроках и стоимости внедрения новой системы, в том числе о затратах времени своих сотрудников и смогли четко определить готовность своей компании к проекту.
  2. Определили, от каких текущих систем можно отказаться при внедрении новой комплексной системы. Следовательно, это позволит сократить затраты на поддержку этих систем и на выполнение дублирующих функций сотрудников.
  3. Компания получила документ, в котором прописаны все текущие бизнес-процессы, разработаны схемы бизнес-процессов, указаны разрывы и неавтоматизированные участки. Текущая ситуация стала более прозрачной и консолидирована в одном документе, которым могут пользоваться руководители подразделений для принятия управленческих решений.


Решения, которые мы внедрили клиенту

Примеры внедрения и отзывов клиентов

Посмотреть все кейсы

Закажите индивидуальное коммерческое предложение!

Оставьте контакты и наш специалист предложит несколько вариантов внедрения.

Я даю Согласие на обработку персональных данных в соответствии с Политикой Конфиденциальности

Подскажем решение для вашей задачи

Заказать помощь ИТ-специалиста