Описание проекта
В августе 2022 года клиент обратился в офис Первого Бита в Кемерово с задачей комплексной автоматизацией предприятия по рекомендации от текущего клиента ИП Волков (Калина-малина). MST активно развивается, увеличиваются объемы производства и объемы продаж. Необходимо видеть полную картинку по эффективности бизнеса.
Руководство компании приняли решение о внедрении единой информационной системы, которая автоматизирует деятельность всех подразделений компании. В этом кейсе мы расскажет про первый этап проекта — «Обследование» и как он помогает оптимизировать затраты на внедрение новых программ и информационных систем.
Как обычно внедряют информационные системы в Первом Бите
Комплексная автоматизация затрагивает деятельность всей компании в целом. Стоимость автоматизации складывается из стоимости программы, лицензий и работ специалистов. Перед окончательным принятием решения об автоматизации важно понимать бюджет и сроки проекта, но стоимость работ специалистов зависит от многих факторов. Даже в одной отрасли для разных компаний стоимость может значительно отличаться из-за бизнес-процессов, количества сотрудников, логистической цепочки и многих других факторов.
Большинство проектов в Первом Бите реализуются по технологии внедрения, которая включает в себя:
- обследование;
- моделирование;
- проектирование;
- разработку;
- опытную эксплуатацию;
- обучение сотрудников;
- промышленную эксплуатацию.
Такая технология отработана на множестве проектах в различных отраслях. Она позволяет сформировать понятные рамки бюджета, трудозатрат и максимально эффективно достичь целей, которые компании ставят перед автоматизацией.
Почему этап обследования так необходим
Один из самых главных этапов — это этап обследования. Именно он позволяет вашему ИТ-партнеру полностью погрузиться в ваши бизнес-процессы, сформировать четкие требования к информационной системе и рассчитать бюджет на внедрение.
Результат этапа обследования в компании «Первый Бит» — это формализированный отчет, который содержит:
- описание текущих бизнес-процессов;
- реестр бизнес-процессов;
- схемы бизнес-процессов;
- описание текущей архитектуры;
- предложение по новой архитектуре;
- план-график работ;
- дорожную карту работ;
- перечень документации, которая передается заказчику после каждого этапа;
- допущения и ограничения проекта (риски проекта).
Процесс обследования в компании MST
Перед тем как описывать бизнес-процессы мы совместно с клиентом определили какие подразделения, процессы, задачи должны быть автоматизированы в новой системе. После этого, непосредственно на территории заказчика, руководитель проекта Первого Бита провел интервью ключевых пользователей.
Первым этапом мы зафиксировали текущие системы, которые используются в компании и для каких задач. Определили главную проблему: системы не синхронизированы с друг другом. Разные пользователи работают в разных системах. Нет единой информационной системы в компании, которая консолидировала информацию по всем процессам и позволяла контролировать и анализировать бизнес.
Рисунок 1.Текущая архитектура
Далее проходил анализ уже бизнес-процессов работы в этих системах. Как пользователи работают сейчас, какие есть трудности и несоответствия. Например, при работе с контрагентами используются две системы: 1С:Бухгалтерия и Мой склад. Номенклатурные позиции вводятся одновременно во все программные продукты разными пользователями. Имеются различия по наименованиям одной и той же номенклатуры в разных информационных базах. Следовательно, нет консолидированной информации по продажам, закупкам и складу.
После это обследовали бизнес-процессы внутри подситем:
- закупки;
- управление складом и доставкой;
- управление производством и ремонтами;
- управление продажами;
- управление казначейством;
- планирование;
- финансовый результат и контролинг;
- расчет заработной платы и кадрового учета;
- регламентированный учет.
Для каждой подсистемы были нарисованы блок-схемы по текущим бизнес-процессам с подробными описаниями. И здесь также были выявленные проблемные зоны, которые влияют на производительность труда сотрудников и аналитику бизнеса в целом. Например, в подсистеме «Управление производством и ремонтами» выработка сотрудников рассчитывается начальником производства и передается для начисления в бухгалтерию для ручного ввода. Данный процесс занимает много времени и у начальника производства, и у бухгалтерии. Однако это можно автоматизировать в системе и данные не нужно будет передавать и вводить повторно.
Результат обследования
В результате обследования мы подвели итог текущей реальной автоматизации. Всего было выявлено 87 уникальных бизнес-процессов:
- 55% от всех бизнес-процессов производится в двух программных продуктах (1С: Бухгалтерия предприятия 3 и MS Excel), что говорит о дублировании и повторении одних и тех же операций сотрудниками. Это ведет за собой ошибки и увеличение количества ручных операций пользователями.
- 3% бизнес-процессов производится в Битрикс 24. В основном это работа с заказами поставщиков и клиентов, а также регистрация холодных звонков.
- Всего 1% бизнес-процессов — это расчет заработной платы производственного персонала в 1С: Зарплата и управление персоналом.
- 29% бизнес-процессов на предприятии не автоматизированы, работа происходит в ручном режиме или функциональность в текущих систем не позволяет их автоматизировать.
На основании полученной информации специалисты Первого Бита сформировали концепцию единой информационной системы, которая позволит:
- Полноценно контролировать остатки материально-производственных запасов и уровень затрат на предприятии.
- Планировать расходы, исходя из планирования продаж.
- Автоматизировать процесс производства на предприятии.
В качестве основной системы предложили использовать программный продукт «1С:ERP. Управление предприятием 2» в совокупности с 1С: Бухгалтерия предприятия 3. При этом отказаться от текущих вспомогательных информационных систем: Мой склад, MS Excel, Битрикс 24, 1С:ЗУП, с переносом исторических данных по основным разделам учёта.
Далее был сформирован и предложен оптимальный план-график внедрения для оптимизации нагрузки как со стороны Первого Бита, так и со стороны сотрудников MST. План-график содержит сроки и стоимость каждого этапа и проекта в целом. Кроме того, был зафиксирован объем технической документации по каждому этапу, который необходим компании для дальнейшей работы и поддержки информационной системы. Техническую документацию по ходу проекта разрабатывают специалисты Первого Бита и передают клиенту.
Среди этих документов:
- описание бизнес-модели;
- реестр функциональных разрывов;
- техническое задание на разработку;
- листы требований;
- журнал испытаний;
- журнал доработок;
- руководство пользователя;
- инструкции пользователей;
- график обучения;
- протокол обучения пользователей;
- программа опытной эксплуатации;
- журнал проведения опытной эксплуатации;
- протоколы встреч;
- статус отчеты (один раз в две недели).
