Как белорусская транспортная компания увеличила оборачиваемость склада временного хранения в 6 раз путем автоматизации бизнес-процессов

Описание проекта

С 16 апреля 2022 года в ответ на санкции Европейского союза (ЕС), которые практически закрыли для грузовиков с российскими и белорусскими номерами въезд на территорию ЕС, Беларусь ввела собственные меры против грузовых перевозчиков из стран ЕС: им разрешили въезд только в приграничную зону страны.

При этом были определены пункты пропуска, где эти перевозчики могут выполнить операции по перегрузке или перецепке товаров.

Компания «Транзит» получила разрешение на использование собственного склада временного хранения (СВХ) в качестве пункта пропуска для осуществления комплекса складских услуг для перегрузки и перецепки тягачей. Соответствующее постановление принято Советом министров Беларуси 5 мая 2022.

В связи с загруженностью СВХ в новых реалиях на оформление соответствующих документов на транспортные средства (ТС) вручную затрачивалось существенное количество времени. С момента въезда ТС на территорию СВХ до момента его выезда могло уйти несколько дней. Договоры, счета-акты оформлялись вручную в Word, рассылка их клиентам делалась также в ручном режиме. Руководством компании было принято решение автоматизировать бизнес-процессы по обслуживанию СВХ с целью увеличения его оборачиваемости.

В качестве подрядчика была выбрана команда Первого Бита, которая уже автоматизировала для компании бизнес-процессы, касающиеся управления транспортной логистикой.

В ходе проекта были автоматизированы:

Прейскурант

В связи с тем, что цены на услуги СВХ изменяются во времени, был настроен прейскурант, который учитывает стоимость услуги в определенный временной промежуток. Есть возможность установить цены на каждый необходимый период, который в зависимости от текущей даты подбирает нужные суммы. Также был упрощен механизм использования прейскурантов, позволяющий подтянуть только суммы выбранных услуг и исключить подтягивание лишних наименований.

Счет-акт

Документ, который выдаётся клиенту (водителю или отправляется по почте контрагенту), в котором указан перечень оказанных услуг с ценами, которые подтягиваются из прейскуранта. В документе есть ссылка на договор, который составляется с контрагентом на оказание услуг.

Договор

Договор создаётся путем нажатия одной кнопки на основании типового шаблона договора. Практически все данные для оформления договора формируется автоматически (дата, ФИО сотрудника, работающего с договором, доверенность и прочее).

В итоге формируется готовый договор, в котором остается только подписать обеим сторонам и указать ФИО водителя.

Также реализована опция, которая защищает от повторного использования одноразовых договоров. Если клиент приехал второй раз, то на него заводят новый договор. При необходимости можно заключить многоразовый, который автоматически будет подставляться каждый последующий раз.

Это делалось, в первую очередь, для сокращения лишних манипуляций сотрудниками с целью ускорения работы терминала СВХ и учета всех осуществляемых перецепок и перегрузок. Также доработка позволяет избежать ряда ошибок, связанных с опечаткой или повторным использованием одноразового договора.

Автоматическая рассылка счетов клиенту

В систему подгружена необходимая факсимильная печать, а также подписи и данные сотрудников, которые заключали договоры с клиентами. Эта опция позволяет отправлять выбранным контрагентам напрямую счета-акты с факсимильной печатью и подписью.

Также была проведена настройка на случай исключения отправки неправильных актов, т.к. настроен обмен с бухгалтерией. Как только бухгалтерия проверит корректность счета и проведет документ у себя, то автоматически отправляется счет клиенту на почту с вложенным в письмо файлом PDF счета-акта.

Задачи проекта:

1. Автоматизировать бизнес-процессы по обслуживанию склада временного хранения для возможности осуществления перегрузок и перецепок грузок;
2. Сократить время на подготовку документов.

Результаты работы над проектом:

1. За счет автоматизации минимизировано влияние человеческого фактора, а вместе с тем количества ошибок, исключена потеря документов;
2. Экономия фонда оплаты труда. За счет автоматического составления документов нет необходимости в расширении штата;
3. Сокращен срок простаивания транспортных средств от нескольких суток до нескольких часов. Таким образом, увеличена оборачиваемость СВХ в 6 раз.