Описание проекта
С момента основания компания осуществляла управление проектами с помощью таблиц Excel. Сотрудники тратили значительное количество времени на рутинные задачи:
- Управление проектами вручную через таблицы и документы.
- Ручное создание смет в Excel.
- Ручное отслеживание статуса задач, внесение изменений в планы проектов и обновление информации о затратах и ресурсах.
Такой подход не только был трудоемким, но и представлял собой потенциальный источник ошибок и несоответствий в данных, что затрудняло анализ и принятие решений на основе актуальной информации.
Для управления бухгалтерского и налогового учета компания использовала программу «1С:Бухгалтерия для Казахстана». В рамках программы осуществлялось создание договоров с клиентами по проектам, выставление счетов за услуги и актов выполненных работ.
С ростом объема проектов и увеличением сложности мероприятий стало очевидно, что ручной подход к ведению учета уже не удовлетворяет потребностям компании. Риск возникновения ошибок, несоответствия данных, а также рутинные задачи замедляли процесс развития бизнеса.
Стремясь автоматизировать систему учета, компания столкнулась с трудностями в поиске программы, способной обеспечить автоматизацию всего учета в едином окне.
С этой задачей компания обратилась к специалистам ведущего поставщика ИТ-решений «Первый Бит» в Алматы.
Проанализировав ситуацию, специалисты компании Первого Бита предложили автоматизировать учет при помощи решения «БИТ.ФИНАНС.Проф», которое предлагает удобный интерфейс и возможность интеграции с другими системами. Это решение поддерживается надежной технической поддержкой и обновлениями, обеспечивая стабильную и безопасную работу программы.
Функционал программы удовлетворял потребности заказчика, в том числе возможность консолидировать базы 1С в одну и работу в едином окне.
В ходе внедрения решения «БИТ.ФИНАНС.Проф» также были проведены работы, которые позволили настроить программу для более эффективной работы сотрудников:
Создание автоматизированного рабочего места (АРМ) менеджера. Поскольку для получения детализированного отчета о расходах по проектам, включая рентабельность, требовалось заносить документы бюджетирования в программу – тратилось много ресурсов на обучение и выполнение этой задачи процесс. Чтобы упростить процесс и повысить общую эффективность сотрудников, было решено реализовать АРМ менеджера.
Основные функции АРМ менеджера:
1. Управление проектами:
- Ведение данных по проектам (наименование, статус, ответственный, дата мероприятия, контрагент, договор).
- Указание договорной стоимости (с НДС, без НДС, сумма НДС).
- Учёт плановых и фактических затрат.
2. Финансовые операции:
- Регистрация заявок на расходование средств и закрывающих документов.
- Регистрация документов реализации (акты, счета, платежи).
- Автоматический расчет показателей (МАРКАП, КНП, рентабельность, бонусы).
Ключевые показатели АРМ менеджера:
- МАРКАП: Плановая сумма - фактическая сумма.
- Рентабельность: МАРКАП - КНП.
- Рентабельность %: Рентабельность / стоимость проекта с НДС.
- Бонусы: Рассчитываются в зависимости от рентабельности %.
3. Редактирование и обновление данных:
- Возможность изменения данных проекта и его статуса.
- Добавление затрат и регистрация документов непосредственно в рабочем месте.
4. Разграничение доступа:
- Статусы проекта устанавливаются автоматически или ответственными лицами (менеджер, бухгалтер, руководитель).
5. Автоматизация и привязка документов:
- Привязка первичных документов к проекту.
- Формирование проводок по управленческому плану счетов при записи сведений и проведении документов.
Таким образом АРМ менеджера позволяет обеспечить эффективное управление проектами, автоматизацию расчета финансовых показателей, улучшить контроль затрат и доходов.
Реализация обработки «АРМ Смета проекта». Обработка создана для управления сметами проектов компании. Её суть заключается в предоставлении пользователю инструментов для эффективного планирования, отслеживания и учета информации о сметах проектов.
Обработка предоставляет возможности:
1. Автоматического заполнения данных: при создании новых смет автоматически заполняется ряд реквизитов, таких как ответственный, дата сметы и другие, что ускоряет процесс и снижает вероятность ошибок.
2. Учета финансовых показателей: обработка позволяет вести учет сумм проектов, сумм НДС и без НДС, а также других финансовых показателей, обеспечивая контроль и анализ финансовых потоков.
3. Создания дополнительных документов: возможность создания заявок на расходование, поступлений ТМЦ и услуг, счетов на оплату и других документов, связанных с проектами сметы.
4. Управления правами доступа: возможность установки ограничений на редактирование данных в соответствии с ролями пользователей, что обеспечивает безопасность информации.
Доработка настройки соответствия статей. Эта доработка была направлена на упрощение и автоматизацию процесса планирования и учета затрат. В результате удалось сократить ручной рутинный труд при формировании отчетов и обеспечить соответствие данных внутреннего учета требованиям регламентированной отчетности.
Настройка механизма трансляции по плану счетов «Бюджетирование». Настройка была проведена в целях автоматизации формирования бухгалтерских проводок на основании плановых данных. Данный механизм позволяет автоматически генерировать проводки по определенным статьям и направлениям.
Взаимодействие проектных команд заказчика и исполнителя осуществлялось в формате удаленного доступа. Работы сдавались на тестовой базе, где они сначала были протестированы специалистами компании «Первый Бит», после чего переданы сотрудникам заказчика. Далее, после тестирования на предприятии, работы были переданы в опытно-промышленную эксплуатацию. Для постпроектной поддержки был создан общий чат.
На данный момент компания находится на сопровождении компании «Первый Бит».
