Описание проекта
Когда ваш бизнес связан с дорогостоящими и скоропортящимися товарами, жизнеспособность и ликвидность всего предприятия зависит от того, насколько хорошо налажено управление складскими запасами.
Хотя до 2018 года Suma Gourmet использовала коммерческое решение, управление складскими запасами оставалось слабым звеном в деятельности компании. Не было отлаженного рабочего процесса, возникали проблемы с управлением сроками годности и неучтенные излишки. Кроме того, расчет себестоимости производился вручную и был сопряжен с неизбежными человеческими ошибками.
Компании необходимо было перейти на современную систему автоматизации, которая не только бы исключала ошибки, но и повышала общую эффективность бизнеса.
Перед внедрением своего продукта специалисты First Bit тщательно проанализировали все процессы клиента и выработали алгоритм, который позволил четко определить первопричины проблем.
До перехода на FirstBIT ERP рабочий процесс компании выглядел следующим образом. Приняв товар от поставщика, работники взвешивали его и сортировали на складе. Излишки, если они были, не регистрировались и часто просто выбрасывались. Кроме того, поскольку сортировка производилась вручную, продукты с разными сроками годности смешивались друг с другом. При отправке мяса клиенту работники склада выбирали наиболее подходящий, по их мнению, товар и отправляли его. Это нарушало рабочий процесс ключевых отделов. Руководству было сложно анализировать и планировать заказы, а отделу продаж – понять, какие продукты реализовывать.
После проведенного анализа компанией First Bit было принято решение интегрировать базу данных поставщиков с автоматическим формированием счетов, реструктурировать сам склад и оснастить его интеллектуальными весами и считывателями штрих-кодов. Руководство, в свою очередь, получило удобный и простой инструмент для анализа целого ряда показателей для планирования дальнейшей работы.
Вот как выглядит процесс после внедрения нового решения. Сотрудник Suma Gourmet создает заявку прямо в программе и отправляет ее поставщику. После получения и приемки товара заведующий складом взвешивает каждую единицу товара отдельно.
Система рассчитывает точные данные по каждому изделию: вес, стоимость, срок годности, распечатывает индивидуальный стикер со штрих-кодом, указывающий место его хранения.
Когда клиент делает заказ, система фиксирует соответствующие даты и местоположение, анализирует имеющиеся на складе товары, выбирает наиболее подходящие позиции и ставит заказ в очередь. Все, что теперь остается сделать работникам склада, – это забрать товар из соответствующих ячеек склада и сформировать счет-фактуру. Если срок годности непроданного товара истекает, система выдает предупреждение об отправке его в холодильник.
В конце каждого дня система структурирует все данные и создает управленческие отчеты о валовой прибыли, остатках на складе и выполненных заказах.
Вместе с системой автоматизации склада компания Suma Gourmet перешла на модуль Payroll компании FirstBIT. Помимо удобного пользовательского интерфейса для управления всеми подотчетными расходами и платежами, решение легко обрабатывает налог на добавленную стоимость, который был введен в ОАЭ в начале 2018 года.
Для выездных агентов компания разработала мобильное приложение, автоматизирующее все операции по продажам. Централизованная экосистема теперь позволяет любому представителю компании быстро создавать и закрывать заказы которые сформированы при выезде к клиентам.
Решение First BIT ERP открывает новые перспективы для Suma Gourmet. С ним компания полноправно выходит на рынок электронной коммерции. Передовая и отлаженная система управления складскими запасами позволит компании работать не только с крупными клиентами, но и B2C-покупателями – все процессы теперь полностью автоматизированы.
Par Soderlund, Управляющий директор, Suma Gourmet General Trading LLC