Все проекты English Написать директору Вебинары
Импортозамещение
Выбор региона
Ваш город:Минск
Поиск

Благодаря внедрению БИТ.Аренда в многофункциональном комплексе в Нур-Султане сложный расчет аренды помещения теперь производится в один клик

Заказчик

Многофункциональный комплекс расположен в городе Нур-Султан. Особенность комплекса в его высоте, а это 382 метра и 78 этажей. Комплекс состоит из пяти зданий, площадью более 500 тыс. м2. На территории комплекса расположены офисы и жилые помещения, жилые апартаменты, торговый центр, пятизвёздочный отель международной сети, четырёхуровневый паркинг.


20

Количество автоматизированных рабочих мест

1000

Количество сотрудников

Описание проекта

У руководства МФК после завершения строительства и запуска здания в эксплуатацию стояла задача по налаживанию учета взаимоотношений с клиентами-арендаторами. Приходилось выполнять множество операций вручную, формировать расчетные документы, печатные формы договоров в Excel, собирать финансовые отчеты по ответственным за разные блоки в здании, консолидировать их. 
Не было ясной картины какая площадь свободна, сколько квадратных метров занято арендаторами, по какой стоимости идет расчет, сколько денег поступило, какой расход произведен. Приходилось пользоваться печатными планировками, отмечать на схеме текущее состояние площади в разрезе 78 этажей и анализировать данные по финансам из разных отчетов и источников. Сложность заключалась еще и в том, что стоимость квадратного метра в здании МФК везде разная. 
На цену влияют разные факторы: 
  • способ оплаты;
  • предоплата или постоплата; 
  • специфика расположения;
  • трафик проходимости посетителей и др. 
Так как центральный офис у застройщика находится в городе Абу Даби в ОАЭ, стояла задача в единой конвертации национальной валюты в доллары. До этого расчеты шли в «1С:Бухгалтерия для Казахстана» не по единой схеме. Допустим в отделе бухгалтерии конвертация шла за месяц, а в финансовом отделе считался ежедневный курс, что приводило к нестыковке данных в конце месяца. 
Типовой табель рабочих дней в «1С:Бухгалтерия для Казахстана» не отображал все необходимые данные, например, не учитывался тип объекта сдаваемого в аренду или ставка за квадратный метр по каждому типу. 
Показания по счетчикам коммунальных служб вносились вручную в программу по каждому кабинету. Это занимало очень большое количество времени наших сотрудников. 
Эксперты компании «Первый Бит» проанализировали бизнес-процессы предприятия и предложили внедрить программу «БИТ.Аренда», а также доработать необходимые отчеты под требования руководства МФК. 
Благодаря внедрению «БИТ.Аренда» руководитель, финансовый директор, главный бухгалтер, специалист расчетного отдела теперь формируют в режиме онлайн данные 
  • о свободных площадях;
  • о дебиторской задолженности арендаторов;
  • о действующих договорах в разрезе количества, суммы, наименования арендаторов.
Теперь руководству доступны расчеты в разрезе всего МФК. Например, рассмотрим 48 этаж. Допустим на этаже 6 помещений и есть возможность снять в аренду островки. В данном случае в отчете отразятся данные по приходу в разрезе этажа и квадратного метра. 
Отчет формируется на основании карточек клиентов с данными:
  • по номеру договора;
  • способу оплаты;
  • наименованию арендуемого помещения;
  • этажности;
  • площади;
  • стоимости за квадратный метр;
  • сумме договора.
Благодаря автоматизированному ведению базы по арендаторам в программе доступно формирование договоров, расчет стоимости аренды с учетом индивидуальной ставки, сбор счетов, актов, счетов фактур. 
Специалисты Первого Бита доработали формирование оборотно-сальдовой ведомости в долларах по дате совершения операции и по статьям движения денежных средств. В отчет добавлен столбец, в котором автоматически идет просчет в долларах по курсу на дату совершения операции. 
Доработан документ «Табель рабочих дней», который создается ежемесячно для расчета арендной платы. 
В отчет добавлены типы помещений, объекты: 
  • магазины;
  • киоски;
  • этажи;
  • островки;
  • кабинеты и др. 
Теперь к каждому объекту присваивается стоимость, настроена индивидуальная настройка расчета арендной платы. В данном отчете отображается приход денежных средств в разрезе объектов и стоимости квадратных метров.
Добавлена вкладку «Сервисная ставка», т.е. сумма оплаты за помещение. Доработка предусматривает загрузку внешнего файла и выгрузку в Excel. 
Кроме того, специалисты Первого Бита добавили в программу справочник «Счетчики» по типам коммунальных услуг (электроэнергия, водоснабжение, водоотведение, газ). Счетчики закрепили за помещениями и присвоили номенклатурный номер, благодаря чему возможен мониторинг сколько освоено за коммунальные платежи в каждом помещении. Сотрудники МФК на основании данных по счетчикам по закрепленным помещениям выставляет счета арендаторам.
Партнерство Первого Бита и МФК продолжается в рамках сопровождения программ по договору SLA c приоритетными сроками реагирования на заявку и временем выполнения работ. Также обсуждается второй этап по внедрению CRM-системы по всей компании не только в Казахстане, но и в ОАЭ.

Задачи проекта

1

Сократить время по расчету аренды

2

Анализ в разрезе мультивалютности

3

Онлайн мониторинг за свободными площадями в разрезе этажей

4

Электронный архив по договорам, взаиморасчетам с арендаторами

5

Легкий расчет коммунальных площадей с учетом разных коэффициентов

Результаты работы над проектом

  1. В 2-3 раза сократилось время на расчет стоимости аренды с учетом наличия в одном помещении площадей разного назначения с разными ставками аренды.
  2. На 30% сократились затраты времени на создание документов, сопровождающих арендную деятельность, счетов, актов, счетов-фактур.
  3. Появилась возможность оценивать и контролировать текущее финансовое положение компании в разрезе мультивалют (в долларах и в тенге).
  4. Сократился объем дебиторской задолженности за счет оперативного получения актуальной информации.
  5. Данные о свободных площадях в разрезе этажа, квадратного метра, блока, действующих договорах доступны в любое время в режиме онлайн.
  6. Отмечается повышение лояльности клиентов благодаря своевременному предоставлению документации.
  7. Снижение трудозатрат на 40% благодаря регистрации коммунальных ресурсов, подключенных к помещению с помощью отчета «Счетчики» в программе «БИТ. Аренда».

Решения, которые мы внедрили клиенту

Закажите индивидуальное коммерческое предложение!

Оставьте контакты и наш специалист предложит несколько вариантов внедрения.

Я даю Согласие на обработку персональных данных в соответствии с Политикой Конфиденциальности

Подскажем решение для вашей задачи

Заказать помощь ИТ-специалиста