Описание проекта
У руководства МФК после завершения строительства и запуска здания в эксплуатацию стояла задача по налаживанию учета взаимоотношений с клиентами-арендаторами. Приходилось выполнять множество операций вручную, формировать расчетные документы, печатные формы договоров в Excel, собирать финансовые отчеты по ответственным за разные блоки в здании, консолидировать их.Не было ясной картины какая площадь свободна, сколько квадратных метров занято арендаторами, по какой стоимости идет расчет, сколько денег поступило, какой расход произведен. Приходилось пользоваться печатными планировками, отмечать на схеме текущее состояние площади в разрезе 78 этажей и анализировать данные по финансам из разных отчетов и источников. Сложность заключалась еще и в том, что стоимость квадратного метра в здании МФК везде разная.
На цену влияют разные факторы:
- способ оплаты;
- предоплата или постоплата;
- специфика расположения;
- трафик проходимости посетителей и др.
Типовой табель рабочих дней в «1С:Бухгалтерия для Казахстана» не отображал все необходимые данные, например, не учитывался тип объекта сдаваемого в аренду или ставка за квадратный метр по каждому типу.
Показания по счетчикам коммунальных служб вносились вручную в программу по каждому кабинету. Это занимало очень большое количество времени наших сотрудников.
Эксперты компании «Первый Бит» проанализировали бизнес-процессы предприятия и предложили внедрить программу «БИТ.Аренда», а также доработать необходимые отчеты под требования руководства МФК.
Благодаря внедрению «БИТ.Аренда» руководитель, финансовый директор, главный бухгалтер, специалист расчетного отдела теперь формируют в режиме онлайн данные :
- о свободных площадях;
- о дебиторской задолженности арендаторов;
- о действующих договорах в разрезе количества, суммы, наименования арендаторов.
Теперь руководству доступны расчеты в разрезе всего МФК. Например, рассмотрим 48 этаж. Допустим на этаже 6 помещений и есть возможность снять в аренду островки. В данном случае в отчете отразятся данные по приходу в разрезе этажа и квадратного метра.
Отчет формируется на основании карточек клиентов с данными:
- по номеру договора;
- способу оплаты;
- наименованию арендуемого помещения;
- этажности;
- площади;
- стоимости за квадратный метр;
- сумме договора.
Благодаря автоматизированному ведению базы по арендаторам в программе доступно формирование договоров, расчет стоимости аренды с учетом индивидуальной ставки, сбор счетов, актов, счетов фактур.
Специалисты Первого Бита доработали формирование оборотно-сальдовой ведомости в долларах по дате совершения операции и по статьям движения денежных средств. В отчет добавлен столбец, в котором автоматически идет просчет в долларах по курсу на дату совершения операции.
Доработан документ «Табель рабочих дней», который создается ежемесячно для расчета арендной платы.
В отчет добавлены типы помещений, объекты:
- магазины;
- киоски;
- этажи;
- островки;
- кабинеты и др.
Теперь к каждому объекту присваивается стоимость, настроена индивидуальная настройка расчета арендной платы. В данном отчете отображается приход денежных средств в разрезе объектов и стоимости квадратных метров.
Добавлена вкладку «Сервисная ставка», т.е. сумма оплаты за помещение. Доработка предусматривает загрузку внешнего файла и выгрузку в Excel.
Кроме того, специалисты Первого Бита добавили в программу справочник «Счетчики» по типам коммунальных услуг (электроэнергия, водоснабжение, водоотведение, газ). Счетчики закрепили за помещениями и присвоили номенклатурный номер, благодаря чему возможен мониторинг сколько освоено за коммунальные платежи в каждом помещении. Сотрудники МФК на основании данных по счетчикам по закрепленным помещениям выставляет счета арендаторам.
Партнерство Первого Бита и МФК продолжается в рамках сопровождения программ по договору SLA c приоритетными сроками реагирования на заявку и временем выполнения работ. Также обсуждается второй этап по внедрению CRM-системы по всей компании не только в Казахстане, но и в ОАЭ.
