Автоматизация закупок и HR-процессов для фармацевтической компании «Абди Ибрахим Глобал Фарм» в Казахстане

Описание проекта

Ранее сотрудники «Абди Ибрахим Глобал Фарм» обрабатывали заявки на закупки в Excel и фиксировали кадровые решения на бумаге. С развитием бизнеса возникла необходимость цифровизации процессов. После аналитики рынка компаний-интеграторов, руководство компании остановило свой выбор на международном интеграторе ИТ-решений Первый Бит. Перед Специалистам Первого Бита предстояло разработать корпоративный портал для удобного создания, отслеживания и хранения заявок на закупки, а также управления HR-процессами в едином окне, исключив бумажную волокиту.

Работа над проектом началась с создания портала Битрикс24. Команда Первого Бита Казахстан настроила единый и упрощённый интерфейс для всех сотрудников.

Затем специалисты добавили более 250 человек, присвоили каждому роль с соответствующими правами доступа и выстроили иерархию компании.

Далее была настроена воронка по заявкам на закупки, которая начинается с заполнения заявки и заканчивается её согласованием всеми ответственными лицами.

Также был настроен двусторонний обмен между Битриск24 и 1С:Бухгалтерия для Казахстана в комплекте 1С:Комплексная поставка для Казахстана по части контрагентов. Данный обмен исключает трудозатраты на заполнение контрагентов и позволяет работать с действующей базой клиентов в режиме реального времени.

Заявки на закуп в Битрикс24

1. Сотрудники заполняют список «Товарная позиция», указывая, что именно требуется закупить. В одной заявке может быть одно или несколько наименований.
2. После заполнения данных сотрудники закрывают задачу, что запускает процесс согласования заявки. Если в «Товарной позиции» не будет сохранено ни одного списка, процесс согласования не начнётся.
3. На этапе согласования система формирует документ с указанными товарными позициями, и сделка переходит на следующую стадию. Руководителю инициатора заявки поступает задание на согласование закупки.
4. После согласования руководителем заявка направляется в финансовый департамент и затем логистам. Если какой-либо департамент отклоняет заявку, процесс согласования останавливается, и инициатору заявки приходит уведомление с причиной отказа.
5. В одной заявке может быть несколько товарных позиций. Каждой позиции присваивается категория и компетентный логист. На этапе согласования логистами заявка разбивается, и специалисты отдела получают только те позиции, за которые они ответственны.
6. После согласования логистом заявка переходит в новую воронку: из «заявки на закуп» создаётся сделка в смарт-процессе «Договор».

Согласование договора в CRM

1. Логист создаёт карточку договора. В смарт-процессе «Договор» она попадает на первый этап, где сотрудник заполняет необходимые поля.
2. После заполнения данных логист закрывает задачу, и процесс переходит на этап согласования. Этот этап аналогичен согласованию заявки на закупку: заявка направляется руководителю, меняется стадия воронки, а затем заявка попадает к юристу, бухгалтеру и финансисту. Если руководитель отклоняет заявку, процесс согласования прерывается, и инициатору заявки приходит уведомление с комментарием отказа.
3. После согласования договора формируется лист согласования с указанием даты и ФИО согласующих. Затем юрист получает задание на загрузку подписанного скана договора в реестр.
4. После подписания договора логист создаёт карточки «Заявка на оплату» и «Доставка».

Заявки на оплату в Битрикс24

1. Логист из воронки «Договора» создаёт карточку заявки на оплату. В смарт-процессе «Заявка на оплату» она попадает на первый этап, где специалист заполняет необходимые поля.
2. После заполнения данных логист закрывает задачу, и запускается процесс согласования, аналогичный процессам согласования заявки и договора. Важный нюанс: после подтверждения финансиста система запрашивает сумму заявки. Если она меньше 1 000 000 KZT, заявка успешно завершается; если больше, направляется на контроль генеральному директору.
3. После согласования заявка на оплату переходит на стадию «Ожидание оплаты». Если оплата планируется на текущей неделе, финансист переносит заявку на стадию «Оплата на текущей неделе».
4. На стадии «Оплата на текущей неделе» происходит выгрузка файла Excel, который затем бухгалтер загружает в 1С. После проведения оплаты по контрагенту, бухгалтер возвращается Битрикс и переносит заявку на стадию «Оплачено».
5. Если в заявке указана товарная позиция, логист параллельно создаёт заявку на доставку. Если указана услуга, работы по закупу считаются завершёнными.

Автоматизация процесса доставки в Битрикс24

1. Логист создает карточку заявки на доставку из воронки «Договора». В смарт-процессе «Доставка» заявка попадает на первый этап, где логист заполняет необходимые поля.
2. После заполнения данных логист вручную переносит заявку на нужную стадию («В пути» или «Доставлен»). Когда товар попадает на стадию «Доставлен», процесс считается завершённым.
3. Таким образом, специалисты Первого Бита Казахстан автоматизировали процесс ведения заявок на закупку, включающий задачи от создания заявки до расчетов с поставщиком и контроля доставки. Вся история сохраняется в карточке, и инициатор может отслеживать местоположение заказанного товара.

Согласование отпусков и больничных

Кроме того, специалисты Первого Бита Казахстан оцифровали HR-процессы, создав удобные процедуры согласования отпусков и больничных.

Оба HR-процесса работают схожим образом: инициатор заполняет заявку и отправляет на согласование. Далее:

• заявка на отпуск поступает на согласование руководителю отдела, затем HR-специалисту и начальнику отдела кадров;
• больничный отправляется на ознакомление руководителю, а затем в HR-отдел. По завершении больничного инициатор загружает справку, которая направляется его руководителю и в отдел кадров.