Все проекты English Написать директору Вебинары
Импортозамещение
Выбор региона
Ваш город:Минск
Поиск

Автоматизация управления заседаниями для микрофинансовой организации «Арнур Кредит» в Казахстане

Заказчик

 ТОО МФО «Арнур Кредит» — микрофинансовая организация, которая предоставляет микрозаймы для содействия роста и развития малого бизнеса в сельских районах Южного Казахстана с 2001 года. Головной офис компании находится в Шымкенте, сеть состоит из 9 филиалов, 93 отделений и 43 субофисов в Алматы, Туркестане и Шымкенте.


40

Количество автоматизированных рабочих мест

Описание проекта

Ранее компания уже обращалась в «Первый Бит Казахстан». Команда офиса в Астане помогла выстроить IT-архитектуру компании, автоматизировала документооборот нескольких отделов, а также добавила инструменты для управленческой отчётности. В рамках второго этапа сотрудничества дирекция «Арнур Кредит» поручила специалистам организовать понятный и удобный конгресс-центр для принятия ключевых решений. В качестве точки А зафиксировали стихийное управление заседаниями, сложности в проведении голосований и отсутствие реестра мероприятий. Эксперты «Первого Бита» провели предпроектный аудит и согласовали следующие задачи:

автоматизировать управление повесткой заседания;

автоматизировать голосование участников;

автоматизировать подведение итогов голосования.

Проект реализовали на базе уже готовой системы «Битрикс24».

Автоматизация создания заседания и управления его повесткой

Для реализации этой задачи специалисты «Первого Бита» разработали специальный смарт-процесс, который значительно упрощает организацию деловых собраний. При создании заявки на заседание автоматически назначается ответственное лицо (секретарь) и формируется список участников. Секретарь получает уведомление с прямой ссылкой на вкладку повестки, где он может добавить темы для обсуждения, назначить докладчиков, указать время выступления, загрузить необходимые файлы, а также пригласить дополнительных участников. Также можно выбрать, будет ли проводиться общее голосование или по каждому вопросу. Все данные централизованно хранятся в системе. После утверждения повестки система рассылает информацию всем участникам, что обеспечивает прозрачность, точность и своевременность подготовки заседаний.

Автоматизация голосования

Автоматизация голосования позволяет упростить и структурировать процедуру принятия решений по вопросам заседания. По завершении обсуждения всех вопросов, система автоматически инициирует голосование по каждому пункту повестки. Участники заседания получают уведомления и могут проголосовать «за» или «против» предложенных вариантов прямо в своём компьютере. Все результаты голосования фиксируются в реестре мероприятий, который консолидирует данные, а также в финальном протоколе, доступном в карточке процесса. Такое решение практически исключает ручные ошибки, ускоряет консенсус, гарантирует прозрачность и доступность необходимой информации для последующего анализа и отчётности.

Подведение итогов и отчётность

Суть этой задачи в автоматизации документирования обсуждений и анализа результатов заседания. По завершении голосования система формирует протокол, который включает все принятые решения и результаты голосования по каждому вопросу повестки. Этот протокол сохраняется в карточке процесса, позже руководство и ответственные сотрудники могут просматривать документ. Вся информация также фиксируется в реестре, что позволяет систематизировать данные для последующего анализа и отчётности. Данный процесс помогает исключить ручные ошибки, обеспечить прозрачность принятия решений, упростить подготовку финальных актов.

Благодарим команду Первого Бита за успешную автоматизацию заседаний нашей компании. Внедренное решение значительно помогло нам сократить организационную рутину, а также время на проведение голосования, формирование протокола и подведение итогов. 

Молдир Исмаилова, куратор проекта ТОО МФО «Арнур Кредит»

Задачи проекта

1

Автоматизация управления заседаниями

2

Автоматизация голосования

3

Автоматизация подведения итогов и отчётности

Результаты работы над проектом

  1. Создан электронный конгресс-центр на базе системы «Битрикс24», который автоматизировал управление заседаниями и упростил процесс планирования повестки.
  2. Процесс голосования и подведения итогов полностью автоматизирован, что исключило человеческие ошибки и ускорило принятие решений. Все данные фиксируются в реестре для последующего анализа и отчётности.

Решения, которые мы внедрили клиенту

Закажите индивидуальное коммерческое предложение!

Оставьте контакты и наш специалист предложит несколько вариантов внедрения.

Я даю Согласие на обработку персональных данных в соответствии с Политикой Конфиденциальности

Подскажем решение для вашей задачи

Заказать помощь ИТ-специалиста