Описание проекта
Проект по внедрению системы Битрикс24 для ООО «Формула» был направлен на автоматизацию бизнес-процессов, связанных с учётом арендных помещений, а также оптимизацию внутреннего взаимодействия сотрудников. В рамках данного проекта была выбрана методология консультационного поэтапного внедрения, что позволило реализовать эффективную и гибкую модель работы с заказчиком на всех стадиях выполнения.
Этапы проектного внедрения:
1. Предпроектное обследование
На этом этапе была проведена детальная оценка текущих бизнес-процессов компании и сбор всех требований и пожеланий со стороны заказчика. Это позволило глубже понять специфику работы ООО «Формула», учесть нюансы арендной деятельности и разработать индивидуальное решение, соответствующее бизнес-целям компании. Проведённые интервью с ключевыми сотрудниками, изучение документации и анализ существующей ИТ-инфраструктуры помогли сформировать чёткое понимание текущих бизнес-процессов.
2. Моделирование процессов
На основе полученных данных было выполнено моделирование будущей системы. Были разработаны детализированные тестовые модели, которые включали в себя не только автоматизацию текущих задач, но и предложения по их улучшению и оптимизации. Это позволило заранее протестировать предложенные изменения в модельной среде, согласовать их с заказчиком и предусмотреть потенциальные доработки. Особое внимание было уделено учёту показателей по арендным помещениям и взаимодействию с смежными системами.
3. Внедрение
Внедрение проводилось поэтапно для того, чтобы минимизировать возможные риски и обеспечить плавный переход сотрудников к новой системе. Каждый этап включал в себя установку и настройку отдельных модулей и функционала, выполнение необходимых интеграций и адаптаций под требования заказчика. Особое внимание было уделено автоматизации задач, связанных с управлением арендными объектами и взаимодействием с арендаторами.
4. Опытно-промышленная эксплуатация (ОПЭ)
После завершения внедрения всех основных функциональных модулей система была запущена в опытную эксплуатацию. Этот этап был важен для того, чтобы выявить возможные ошибки, провести проверку работоспособности системы в реальных условиях и доработать её в случае необходимости. В этот период осуществлялась тесная работа команды исполнителей с заказчиком для мониторинга корректности функционирования системы и внесения необходимых изменений.
Взаимодействие с заказчиком:
Одной из ключевых особенностей проекта стало налаженное взаимодействие между командами заказчика и исполнителя. Были организованы регулярные статусные встречи с участием руководителя проекта от заказчика и руководителя проекта со стороны исполнителя, а также менеджера проекта. Эти встречи позволяли отслеживать текущее состояние проекта, своевременно выявлять возникающие вопросы и корректировать план работ.
Параллельно с этим, проводилась постоянная коммуникация между руководителем проекта со стороны заказчика и исполнителями, что способствовало быстрой обратной связи и оперативному решению любых возникающих задач. Работы сдавались поэтапно, и каждый этап сопровождался совместным тестированием со стороны исполнителей и руководителя проекта от заказчика.
Основные реализованные функции:
- Механизмы для отражения статусов арендных помещений: разработан удобный инструмент для отслеживания текущего статуса каждого объекта аренды с возможностью быстро получать информацию о его занятости, доступности, договорных условиях и прочих параметрах.
- Воронка предложений по аренде: создан инструмент для работы с потенциальными арендаторами, что позволило автоматизировать процессы генерации и обработки предложений по аренде.
- Автоматическое формирование шаблонов документации: разработаны механизмы для автоматического формирования и заполнения стандартных договоров, актов и других документов на основании имеющихся данных.
- Полноценный учёт показателей арендных помещений: реализованы механизмы для ведения детализированного учёта объектов аренды, что позволило улучшить мониторинг финансовой и эксплуатационной эффективности объектов.
- Автоматическая индексация платежей по аренде: система была доработана для автоматического расчёта индексации арендных платежей, что существенно упростило работу с арендными договорами.
- Автоматическая синхронизация объектов аренды: реализована синхронизация данных по объектам аренды с системой 1С:Управление Недвижимостью и Арендой 8 КОРП.
- Интеграция с торговыми площадками (Авито, Циан): система была интегрирована с ключевыми торговыми площадками для автоматической публикации предложений по аренде, что значительно расширило каналы привлечения арендаторов.
- Автоматизация постановки задач между сотрудниками заказчика: настроены автоматические процессы для распределения задач между сотрудниками, что ускорило внутренние процессы и повысило эффективность работы команды.
Ввод в эксплуатацию и обучение:
После завершения внедрения и тестирования системы был организован процесс поэтапного обучения пользователей. Специальные тренинги позволили сотрудникам заказчика освоить новые инструменты и функционал, что сделало процесс перехода на новую систему более комфортным.
Дальнейшее взаимодействие:
На текущий момент с ООО «Формула» продолжается сотрудничество в рамках договора на техническую поддержку. Этот договор включает в себя оперативное решение возникающих вопросов, доработку системы по запросам и плановое обновление программного обеспечения.