Описание проекта
Компания участвует в проведении закупочных процедур с периодичностью 1-2 раза в неделю. Для одной торговой процедуры оформляется порядка 10 документов. Каждый из документов по одному конвертировался из формата Word в PDF для подписания электронно-цифровой подписью в редакторе PDF. Далее начинался длительный процесс согласований, в котором участвовало 15 человек, и документы передавались из одного кабинета в другой. PDF-файлы подписывались с использованием электронной цифровой подписи и загружались на платформу. Подписание одного пакета документов занимало примерно 30 минут, что существенно снижало производительность работы сотрудников тендерного отдела и эффективность компании на торгах.
Из-за того, что документы в компании обрабатывались вручную, данные не фиксировались оперативно, что приводило к отсутствию прозрачной отчётности по закупочным процедурам. Генеральный директор не имел возможности отслеживать актуальные статусы: что находится в ожидании, что требует завершения, а что уже завершено.
Заказчик самостоятельно приобрёл продукт «1С:Документооборот» и начал минимально настраивать процессы и документы в системе, а также вносил доработки. Однако штатному сотруднику не удалось полностью реализовать автоматизацию документооборота, поэтому было решено обратиться за помощью к специалистам компании «Первый Бит».
Была проведена комплексная работа по настройке процесса обработки торговых процедур.
Первым шагом стало создание системы регистрации торговых процедур, которая позволила интегрировать их с другими важными документами, такими как заявки клиентов и коммерческие предложения. Это нововведение обеспечило более структурированный подход к управлению закупочными процедурами на электронных торговых площадках (далее – ЭТП) и упростило доступ к необходимой информации.
Следующим этапом была настройка процесса согласования торговых процедур. В рамках этого процесса пользователи теперь могут получать информацию о ценах, знакомиться с проектами договоров и техническими заданиями. Кроме того, появилась возможность оставлять замечания и выгружать документы на жёсткий диск для последующей загрузки на электронную торговую площадку. Это значительно упростило взаимодействие между участниками и ускорило процесс согласования.
Важным направлением работы стала оптимизация процесса утверждения. Теперь все действия фиксируются, что позволяет отслеживать историю документа и принимать обоснованные решения на основе полной информации. Генеральный директор, благодаря настройке отчёта по торговым процедурам, получает структурированную информацию о документах, включая реквизиты и замечания. Это позволяет быстро и эффективно принимать решения, так как в едином отчёте представлена общая информация о количестве проведенных закупочных процедур на ЭТП, а также о числе побед, поражений и суммах.
Кроме того, была внедрена автоматизация заполнения форм торговой процедуры, что значительно снизило вероятность ошибок и упущений в типовых файлах. Это особенно важно в контексте участия, где точность и внимание к деталям играют решающую роль.
Ключевым шагом в оптимизации процессов стало внедрение электронной подписи (ЭЦП). Теперь сотрудники могут подписывать все 10 документов одним кликом, что существенно сократило трудозатраты на финальную подготовку документов перед загрузкой на торговую площадку.
В рамках оптимизации бизнес-процессов была внедрена инновационная доработка, которая автоматизирует изменение статусов процедур в зависимости от текущей даты. Это решение повышает прозрачность и управляемость процессов, связанных с подачей заявок.
В результате настройки процесса обработки закупочных процедур, выполненной сотрудниками компании «Первый Бит», были достигнуты значительные улучшения в управлении и организации работы.
Установился порядок, генеральный директор видит итоговую отчётность, видит актуальные на текущий момент статусы торгов. В «Инновации» появилась прозрачная аналитика и структурированность в документации.
С руководителем тендерного отдела было проведено обучение по использованию бизнес-процесса, его настройке и работе с отчётами в «1С:Документооборот». В ходе обучения рассматривались методы формирования, анализа и донастройки данных. Проведенные доработки способствовали созданию более эффективной, прозрачной и управляемой системы обработки закупочных процедур на ЭТП, что, в свою очередь, положительно сказалось на общей производительности и конкурентоспособности компании.
В результате получили систему, которая позволяет отслеживать обработку торговой процедуры, контролировать сроки. Отчёт позволяет проводить анализ всех активных торговых процедур. В целом эффект от внедрения положительный. Будем развивать систему дальше.
Начальник тендерного отдела ООО «Инновация»
