Автоматизация подготовки и контроля исполнения договоров в «1С:Договоры ПРОФ» за один день

Описание проекта

С 2019 года компания «Первый Бит» осуществляет поддержку облачных решений 1сFresh ООО «БКЗ». В рамках регулярного общения, ответственный менеджер выяснил, что в компании есть сложности с ведением архива юридических договоров. Электронные версии договоров с поставщиками и заказчиками хранились бессистемно, а поиск и идентификация бумажных копий отнимала много времени. При этом возникали трудности с контролем сроков наступления и истечения обязательств по договору, своевременной подготовкой документов для пролонгации.

В качестве решения специалисты предложили программу 1С:Договоры ПРОФ. Руководство посчитало, что ценность внедрения ИТ-решения значительно превысит стоимость программы и услуг по её внедрению.

Сотрудники «Первого Бита» помогли установить программу 1C:Договоры и настроить рабочее место пользователя, провели обучение по интерфейсу и возможностям программы. Все работы по запуску выполнили за один день.

Были опасения, что разобраться будет сложно. Однако, программа оказалась понятной на интуитивном уровне, поэтому одного обучения специалисту «БКЗ» было достаточно. С небольшими вопросами, возникшими в процессе эксплуатации, помогли разобраться по телефону.

Само собой, программа не решила всех проблем сразу в день установки. Но она однозначно стала стимулом к наведению порядка.

Была проделана масштабная внутренняя работа по переходу к новому способу хранения договоров:

1. Выстроили на предприятии автоматизированную систему хранения документов. Сейчас все договоры и результаты их согласования хранятся в одном месте. Время на поиск нужного договора сведено к минимуму, т.к. программа ищет документы как по реквизитам, так и по тексту файлов.
2. Оптимизирован бизнес-процесс по подготовке новых договоров и их согласованию. В результате использования программы «1С:Договоры» значительно сократились ручные операции. Рутинная работа, которую раньше выполняли вручную, теперь выполняется автоматически. Например, 1С подбирает контрагентов по ИНН, отслеживает и хранит результаты согласования.
3. Решены управленческие вопросы, связанные с контролем сроков действия контрактов и этапов оплаты по действующим соглашениям. Качество работы с контрагентами повысилось. Программа позволяет контролировать сроки действия договоров, этапы оплаты и другие контрольные точки соглашений с клиентами и поставщиками.