Описание проекта
Управленческая отчётность ООО «ГК Алькор» формировалась в Excel и вручную загружалась в BI-систему. Экономисты самостоятельно выгружали оборотно-сальдовые ведомости, проводили реклассификацию расходов и консолидацию данных. Эти алгоритмы были непрозрачны, а данные отчётности было невозможно расшифровать до первичной документации.
Управляющая компания приняла решение до конца 2023 года перейти к сбору факта и автоматической выгрузке данных в новой системе на базе БИТ.Финанс.
Изменения коснулись трёх основных контуров: казначейства, бюджетирования и управленческого учёта.
Автоматизация казначейства
Специалисты «Первого Бита» автоматизировали согласование заявок и реестра платежей, проверку лимитов и план-фактный анализ БДДС, внедрили формирование заявок на расходование денежных средств, а также реализовали автоматическое заполнение аналитик «Вид деятельности» и «Источник финансирования».
По итогу доработки платёжные поручения формируются на основании заявок без участия сотрудников, а данные по движению денежных средств при проведении банковских выписок заполняются автоматически из заявок на расходование.
Автоматизация бюджетирования
Изменения коснулись форм ввода нефинансовых показателей и бюджета по проектам.
Сбор фактических данных по оборотам бюджетов работает на базе правил трансляции с учётом реклассов данных, отражённых на других счетах. Также настроены исключения в части учёта затрат и налога на прибыль и автоматизировано заполнение дополнительных аналитик по проектам и видам деятельности.
Автоматизация управленческого учёта
Доработки в части трансляции бюджетирования на отдельный план счетов сделали возможным сбор управленческого баланса.
Для этого был реализован параллельный учёт основных средств по амортизации и принятию к учёту, а также настроено автоматическое ежемесячное закрытие финансового периода по счетам.
Данные из нескольких источников консолидируются автоматически: на управленческой организации отражаются корректировки по внутренним взаиморасчетам, купле-продаже ТМЦ и исключаются доходы и расходы по внутригрупповым операциям. При этом корректировки отражаются как по плану, так и по факту.
Все важнейшие финансовые, HR и прочие показатели также выгружаются автоматически по сценариям План, Факт, Прогноз в универсальном формате xls и xml. Чтобы их выгрузка была корректной, ключи и BI системы проставлены в «Бит.Финанс» в качестве кодов и дополнительных реквизитов.
В результате, заказчик получил возможность формировать автоматическую выгрузку и отчётность как в Бит.Финанс, так и в BI-системе.
В ходе проекта проводилась выверка данных за 2023 год – данные, сформированные в системе, были сверены с данными управленческой отчетности за 2023 год.
