Описание проекта
До старта проекта в компании ООО «МФЦ Капитал» сотрудники работали с большим количеством документов. Их оформление осуществлялось на бумажном носителе, отсутствовали регламентированные процедуры, что увеличивало риск человеческих ошибок, приводило к потере документов и высоким расходам на канцелярские товары.
Схема бизнес-процессов документооборота являлась недостаточно эффективной и негативно влияла на сроки утверждения и подписания документов. Для решения поставленных задач руководство «МФЦ Капитал» выбрало программу «1C:Документооборот КОРП». Выбор связан, прежде всего, с тем, что функциональные возможности программного обеспечения соответствуют текущим потребностям компании. Партнером по внедрению стала компания «Первый Бит», имеющая многолетний опыт внедрения решений на базе «1С:Предприятия». Компания доказала свою способность качественно и в установленный срок выполнять все поставленные перед ними задачи.
Внедрение нового решения «1С:Документооборот КОРП» происходило в несколько этапов.
Этап №1. Настройка системы: внесение данных организации, настройка шаблонов маршрутов, бизнес-процессов, настройка отчетов, разработка ролевой модели
- Работы по заполнению справочников
- Настройка структуры папок
- Создание рабочих групп
- Настройка видов внутренних документов
Этап №2. Тестирование, подготовка инструкций
- Проведено тестирование пользователей протокола система
- Анализ результатов и исправление ошибок и замечаний
- Тестирование контрольного примера
- Разработана инструкция
Этап №3. Опытно-промышленная эксплуатация
- Консультация пользователей
- Подготовка реестра ошибок замечаний
- Анализ и исправление ошибок
Этап №4. Ввод в промышленную эксплуатацию
- Фиксация обращений пользователей
- Консультирование пользователей, помощь в работе
- Устранение несоответствий функциональным требованиям
В ходе проекта был автоматизировано делопроизводство, учет и хранение документов, учет договоров и заявок, контроль процессов согласования.