Описание проекта
Управленческая отчётность в ООО «УК «Гестор» собиралась из решений «1С:Управление производственным предприятием», «1С:Учет в управляющих компаниях ЖКХ, ТСЖ и ЖСК», «1С:Бухгалтерия» и «1С:Зарплата и управление персоналом». Экономисты выгружали оборотно-сальдовые ведомоcти в Excel, там же проводили реклассификацию расходов, консолидацию данных. После, данные загружались с стороннюю в BI-систему. Процесс был непрозрачен, показатели отчетности невозможно было расшифровать до первичной документации или провести дополнительную аналитику.
Требованием УК «Гестор» было создать такую систему, в которой данные для управленческого анализа будут формироваться и консолидироваться автоматически. При этом отчетность можно будет формировать в разрезе аналитик и необходимых сценариев, а любой показатель можно расшифровать до первичного документа.
В качестве решения был выбран продукт «Бит.Финанс», разработанный компанией «Первый Бит», который интегрируется с основной поставкой «1С:Бухгалтерия предприятия КОРП 3.0». Программа позволяет не только формировать и актуализировать бюджеты, получать формализованную отчетность и контролировать лимит бюджетов и договоров, но и осуществлять план-фактную отчетности в режиме онлайн, получая всю информацию наглядно в виде графиков.
Настроить автоматическую консолидацию, выгрузку данных и перейти к сбору факта в новой системе нужно было до конца 2023 года.
Реализацию проекта начали с двух основных контуров: Бюджетирование, Управленческий учет. Разработали формы ввода бюджета по номенклатурным группам и нефинансовым показателям, чтобы в дальнейшем можно было формировать отчетность с детализацией по статьям. Настройка шаблона проводок на плане счетов бюджетирования позволила собрать плановый управленческий баланс. Настроили и консолидировали сбор факта по оборотам бюджетов из разных источников: «1С:Управление производственным предприятием», «1С:Учет в управляющих компаниях ЖКХ, ТСЖ и ЖСК», «1С:Бухгалтерия» и «1С:Зарплата и управление персоналом». Все необходимы аналитики заполняются автоматически: проект, номенклатурная группа, вид деятельности.
Создали произвольный отчет по динамике дебиторской задолженности и оборотному капиталу. Этот отчет показывает детальную аналитику по показателям.
Для формирования отчетов настроили сбор фактических данных по краткосрочной и долгосрочной дебиторской задолженности с выделением внутригрупповых объектов. Это важно было сделать, чтобы при консолидации бюджетов требуется не искажались данные об эффективности и финансовом состоянии в целом. Автоматизирована трансляция операций на план счетов МСФО. При использовании механизма транзакции операций из РСБУ в документы МСФО устанавливается соответствие проводок и соответствие счетов. Раньше для сбора и корректировок данных, полученных из бухгалтерского учета, использовали excel. Причем отражение операций происходит автоматически согласно настройкам соответствия планов счетов РСБУ и МСФО. Это позволяет корректно и без ошибок собирать управленческий баланс.
Настроен процесс закрытия периода в управленческом учете. Настроена выгрузка показателей: финансовых, HR, прочих в используемую BI-систему. Выгрузка данных происходит по сценариям: план, факт, прогноз. Для обеспечения корректности выгрузки ключи и ID BI-системы подгружены в «Бит.Финанс» в качестве кодов и дополнительных реквизитов, которые заполняются и выгружаются автоматически. Теперь нет нужно отдельно вручную загружать данные в BI-систему, выгрузка происходит автоматически.