Описание проекта
В компании «Белгородэнергосбыт» для документооборота использовались одновременно две системы: Directum и Мотив. Изначально для обеспечения организационных процессов и работы с внутренней документацией внедрялся Мотив. Позднее в качестве эксперимента была осуществлена установка Directum. Однако стоимость проекта и отсутствие заинтересованности в этом продукте внутри компании привели к локальному применению Directum — для производственных целей и обмена информацией. Мотив остался основной системой документооборота в компании.
По мере развития AO «Белгородэнергосбыт», увеличения количества документации и качества бизнес-процессов было принято решение о переходе на новый уровень работы с информацией для решения организационных и производственных задач. Во-первых, работа в нескольких системах приводила к замедлению процессов и необходимости переключения работников работы от одной системы к другой. Во-вторых, действующий на тот момент Мотив уже «не тянул» нарастающий с каждым годом объем информации, также было недостаточно количества пользовательских лицензий.
Серьезным фактором для выбора 1С:Документооборот как основной системы по работе с документами стало решение о переходе в среднесрочной перспективе на ЕRР-систему на базе 1C. Тем самым создавалась бы единая «бесшовная» интеграционная платформа для ведения управленческого, регламентированного и производственного учета; все задачи и процессы велись в едином интерфейсе, а данные без проблем и ошибок синхронизировались между собой.
На предприятии «Белгородэнергосбыт» имелся ряд преимуществ для внедрения «1С:Документооборот»: есть штат собственных специалистов по программированию и разработке (часть задач по внедрению «1C:Документооборот» они выполняли самостоятельно, со стороны Первого Бита оказывались консультации), а также имеется методологическая основа по процессам документооборота и договорной работы.
Специалисты компании «Первый Бит» провели аудит процессов, в ходе которого обнаружилось, что в компании использовалось более 50 видов служебных записок, причем для каждого подразделения использовался свой набор. Служебные записки регламентируют работу сотрудников, в них ставятся задачи и поручения. Чтобы не переносить все виды служебных записок в 1С:Документооборот и не задерживать внедрение программы на этом, специалисты Первого Бита выделили 12 видов документов, разработали для них шаблоны документов, порядок заполнения реквизитов, шаблоны процессов их согласования, подписания и исполнения. Эти шаблоны в дальнейшем могли использовать программисты AO «Белгородэнергосбыт», если понадобится добавить еще варианты служебных записок.
.jpg "рис.1 (после 2-го абзаца в описании проекта).jpg")
Автоматизированы все договорные процессы: от подготовки договорной документации до подписания, регистрации и хранения договоров. В качестве основных было выделено 6 видов договоров в зависимости от особенностей их подготовки, согласования и исполнения.
Для упрощения логики работы с проектами договоров была разработана многоэтапная типовая последовательность маршрута согласования и подписания документов: бизнес-процесс организован по принципу «если ..., то...». То есть пока определенное условие из заданных не совершается с документом, на следующий этап он не переходит.
Реализована возможность подписания договора внутри «1С:Документооборот» с помощью ЭЦП.
В компанию приходит много корреспонденции и по электронной почте, и бумажные письма. Процесс устроен таким образом, что письма и обращения (кроме производственных участков) проходят через центральный секретариат и дальше уже перенаправляются конкретному адресату. Но если письмо приходит просто на имя AO «Белгородэнергосбыт», то по правилам, его нужно предоставить руководителю на резолюцию, а уже после — назначать исполнителя. Эту процедуру требовалось упросить технологически, но соблюсти требования обработки входящих и исходящих писем, закрепленных во внутренних инструкциях.
.jpg "рис.2 (после 3-го абзаца в описании проекта).jpg")
При реализации проекта все этапы жизненного цикла входящей и исходящей корреспонденции были переведены на «1С:Документооборот». Входящие письма, которые требуют рассмотрения руководителя, назначаются в системе на его имя. Фактически эти задачи делегируются на секретарей, которые формируют задачи на исполнение и назначают исполнителей. Особо важные задачи приходят на контроль руководителю, чтобы он мог контролировать их исполнение.
Вся обработка корреспонденции автоматизирована — есть шаблоны обработки и распределения входящих писем, предусмотрены маршруты согласования для исходящей корреспонденции. Важно, что минимизирована ручная передача документов из рук в руки: электронный образ размещен в системе, весь процесс прохождения документа виден исполнителю, и руководителю, и контролеру документа; снижен риск путаницы или потери оригиналов документов.
Ранее у сотрудников секретариата отнимало много времени на обработку корреспонденции. Согласно аналогичным проектам переход на «1С:Документооборот» сокращает количество трудозатрат работников делопроизводства более чем на 20%.
После внедрения всех заявленных для реализации контуров документооборота эксперты Первого Бита провели обучение сотрудников AO «Белгородэнергосбыт». На обучении демонстрировались все модели в программе, правила для процессов и работы с документами, показаны примеры документов и работы с ними. После обучения были назначены права пользователей и модель документооборота масштабируется по всей компании.
